Scrisoarea de răspuns este întocmită în formă liberă și are multe în comun cu certificatul. Pagina oferă posibilitatea de a descărca gratuit o mostră din lucrarea discutată.
O cerere scrisă necesită un răspuns motivat și detaliat din partea destinatarului. Scrisoarea de răspuns - cea documentul solicitat, care merită scris în astfel de cazuri. Mesajul este scris în formă liberă și are multe în comun cu un certificat. Fișa de informații conține un cadru narativ limitat și ar trebui să răspundă doar la întrebarea pusă în cerință. O scrisoare de răspuns este ușor de scris chiar și pentru o persoană fără experiență, cu un computer și o imprimantă la îndemână. Pagina acestei resurse oferă posibilitatea de a descărca și aplica gratuit un eșantion din lucrarea discutată și de a o aplica în viața ta.
Să luăm în considerare principalele caracteristici incluse în conceptul unei scrisori de răspuns. Sensul răspunsului constă în comunicarea de afaceri a contrapărților. O modalitate excelentă de a rezolva probleme în procedura preliminară vă permite să economisiți bani și timp semnificativ al participanților la relațiile juridice.
Legitimitatea comunicării constă într-un suport de informare pe hârtie, întocmit în conformitate cu toate regulile muncii de birou și având o viză de management autentică. Corespondența electronică este o opțiune nesigură pentru probe în instanță.
- Adresa și numele instituției căreia i se trimite scrisoarea de răspuns;
- Informații proprii ale autorului, numere de contact;
- Numărul, data și titlul povestirii;
- Un scurt rezumat al cererii la care se întocmește scrisoarea de răspuns;
- Răspunsuri clare și specifice la întrebările puse. Nu este nevoie să scrii prea mult;
- Un ton respectuos este încurajat, dar rigoarea este și ea importantă;
- Fixarea executorului lucrării, semnătura și stenograma șefului, sigiliul instituției.
Cel mai bine este să trimiteți o scrisoare de răspuns personal destinatarului. În schimb, trebuie să obțineți o ștampilă de chitanță pe al doilea exemplar. Dacă nu este posibil să livrați personal scrisoarea de răspuns, trebuie să utilizați serviciile poștale trimițând un document cu o notificare și o descriere a atașării. Eșantionul disponibil și un set de alte formulare și exemple de pe site vă vor ajuta să creați pe cont propriu recursul necesar. Majoritatea șabloanelor au cel mai simplu format și pot fi editate cu ușurință în Microsoft Word. Să-l folosești cu plăcere.
Data: 2015-11-04
Lista de verificare a 50 de reguli de aur pentru corespondența de afaceri
E-mailul pe care îl trimiteți în numele dvs. (sau al companiei dvs.) este „punctul de atingere” care modelează impresia. Așa că gândește-te singur ce impresie vrei să-ți faci despre tine și ce faci pentru asta.
Acest articol a fost întârziat de mult. Și cu cât întâlnim mai des în activitatea noastră proiecte de corespondență de afaceri (de exemplu, dezvoltarea șabloanelor standard de scrisori), ne dăm seama că foarte puțini oameni și companii acordă atenție lucrurilor (aparent) mărunte care au consecințe grave.
Vom vorbi despre cele tipărite.
Corespondența de afaceri
O scrisoare de răspuns este o scrisoare de serviciu care este scrisă ca răspuns la o scrisoare de anchetă sau o scrisoare de cerere. Răspunsul poate fi negativ (scrisoare de respingere) sau pozitiv.
Textul scrisorii de răspuns trebuie să utilizeze același limbaj și vocabular pe care autorul le-a folosit în scrisoarea de inițiativă, cu condiția ca scrisoarea de cerere să fie scrisă corect din punct de vedere al limbii.
Nu ar trebui să includeți un link către ceea ce a fost primit în textul scrisorii de răspuns („Către ai dvs. din data de_______№__…”).
Scrisori de afaceri
Scrisoarea de răspuns acționează ca un text dependent de compoziție și subiect în raport cu scrisoarea de solicitare.
Într-o scrisoare de respingere, este deosebit de important să folosiți un limbaj care să-l ajute pe expeditor să rămână politicos și preocupat de menținerea stimei de sine a destinatarului.
Cum se scrie o scrisoare de răspuns?
O scrisoare de răspuns este o scrisoare de afaceri care este scrisă ca răspuns la o cerere oficială sau la o scrisoare de cerere. O astfel de scrisoare poate conține fie o decizie pozitivă, fie o decizie negativă (în acest caz este o scrisoare de refuz).
Dacă primiți o scrisoare de cerere sau cerere, trebuie să oferiți un răspuns oficial cât mai repede posibil. Întârzierea poate, în primul rând, să vă arate organizația într-o lumină proastă și să le ofere asociaților sau clienților dumneavoastră un motiv să vă considere un partener nesigur.
Cum să începi o scrisoare?
Când scrieți o scrisoare, principalele dificultăți apar adesea de la începutul și finalizarea acesteia. În acest din urmă caz, articolul Cum să închei o scrisoare te va ajuta. Ei bine, vom vorbi despre cum să începeți o scrisoare în acest articol.
Începutul oricărei scrisori depinde în întregime de tipul ei: oficial, dragoste, cutare sau cutare scrisoare către limba straina. Nu contează dacă este hârtie sau electronic, vom clarifica doar că vom vorbi despre primele fraze după contact, deoarece există deja un articol separat despre aplicarea la Cum să contactați.
Dacă urmați terminologia recunoscută, atunci scrisorile comerciale sunt clasificate drept oficiale.
Cum se efectuează o tranzacție de cumpărare și vânzare
În orice stat, procedura de înregistrare a diferitelor tranzacții este reglementată de documente legale relevante. Toate tranzacțiile de cumpărare și vânzare se realizează prin întocmirea unui acord special. În funcție de cât de corect este întocmit acest acord, va depinde de rezultatul tranzacției și, ulterior, de rezolvarea problemelor și conflictelor care apar la îndeplinirea obligațiilor care decurg din un astfel de acord.
Amintiți-vă că un contract de vânzare este un acord în baza căruia vânzătorul transferă unele bunuri, iar cumpărătorul dobândește dreptul de a deține bunurile și, de asemenea, se obligă să accepte articolul specificat în contract prin plata unei anumite sume de bani.
În continuare, vom lua în considerare modul de realizare a unei tranzacții de cumpărare și vânzare, pentru care nu este necesar niciun contract, iar toate acțiunile legate de acceptarea și transferul unor astfel de bunuri sunt efectuate în momentul încheierii tranzacției.
Cum să răspunzi la o scrisoare oficială
Această listă de mărfuri este uniformă pe întreg teritoriul. Numele organizației a examinat cererea dvs. de la.
și nu poate fi extinsă. Scrisori de intenție. Având în vedere cele de mai sus, cererea dumneavoastră nu poate fi acceptată. O scrisoare de intenție este de obicei întocmită în format A5. precum şi. pe care vă rugăm să le considerați parte integrantă. Cererea dumneavoastră de privatizare a brutăriei nu poate fi acceptată, deoarece proprietatea acestei întreprinderi este inclusă în lista obiectelor care nu sunt supuse privatizării.
Vă informăm că firma dumneavoastră nu poate acționa în calitate de cumpărător în conformitate cu articolul din lege.
Cum să răspunzi la scrisorile oficiale
O scrisoare de cerere, fără îndoială, va disprețui răspunsul: puteți informa că studiați solicitarea primită, trimiteți cataloage, liste de prețuri, oferiți modificarea condițiilor specificate în cerere, refuzați furnizarea de bunuri sau alte solicitări.
O ofertă este o propunere scrisă de furnizare de bunuri făcută de vânzător către cumpărător. Exprimă dorința sau disponibilitatea de a încheia un contract de vânzare
Termenul limită pentru răspuns la scrisorile oficiale
CONsimțământul ca răspuns la o solicitare și o sugestie
| Expresii eticheta de vorbire | |
| Amenda. | Ca răspuns la invitație; însoțit de cuvinte de recunoștință (mulțumesc, bine) |
| Vă rog. | Mai des, ca răspuns la o cerere politicoasă (cum ar fi: - Dacă nu este dificil pentru tine, adu-mi o carte, te rog. - Te rog.) |
| BINE. | Consimțământul este ușor |
| Acum. Doar un minut (doar un minut) | A fi de acord să faci ceva imediat. |
| O voi face, o voi scrie, o voi aduce etc. | Adesea însoțit de cuvântul „ok” (Bine, o voi face. Bine, o voi scrie.) |
| hai). Să mergem (- alea), etc. Să mergem (- alea). A mers. | Ca răspuns la o invitație de a face ceva sau de a merge împreună (cum ar fi: - Să cântăm. - Să mergem. - Să mergem la cinema. - Să mergem.) |
| Cu (mare) plăcere. Cu plăcere. De bunăvoie. | Cu un strop de dorință |
| Obligatoriu + mugur la persoana 1. timpul (voi veni, o vom face). Nu te îndoi. Nu-ți face griji (- odihnește-te). Ce îndoieli pot exista! Poți fi calm (poți fi calm) Poți fi sigur (poți fi sigur). Poți conta pe mine. | Ca răspuns la o solicitare, asigurați-vă că faceți ceva (cum ar fi: - Nu uitați să-mi aduceți această carte marți. - Absolut. Nu ezitați.) |
| (Eu nu mă supăr. (Eu) nu mă deranjează (acest lucru) Sunt gata. | La o cerere, o invitație (cum ar fi: - Te superi... - Nu mă deranjează.) |
| Nu sunt dezgustător! Sunt pentru asta! | Relaxat |
| De acord. Da. Cu siguranţă. | Când este întrebat despre dorință, acordul de a face ceva (cum ar fi: „Sunteți de acord să dați un raport la departament?” „Sunt de acord.” Desigur.) |
| Desigur! | Când este întrebat despre dorința de a face ceva (cum ar fi: - Vrei să dormi în timpul acestei performanțe? - Desigur!) Emoțional |
| De acord! S-a hotărât! | În timpul negocierilor preliminare (cum ar fi: - Să mergem astăzi la cinema? - La ce oră? - La ce oră? - De acord.) |
| Aşa să fie. Va trebui să + (dați, etc.) | Cu un strop de concesiune, reticență în a face orice (cum ar fi: „Ei bine, dă-mi această revistă pentru măcar câteva zile.” - Așa să fie.) Neforțat. |
| Ei bine, ce poți face (poți face, poți face), trebuie să + inf. (de făcut etc.) |
2. RĂSPUNSURI ÎN SFAT
3. DEZACORD CA RĂSPUNS LA O CERERE SAU PROPUNERE.
| Expresii ale etichetei de vorbire | Situația de utilizare și comentarii |
| (Nu pot. Doar că nu pot. Nu, nu pot. Din pacate... Din pacate... | Cele mai frecvente forme de refuz: Vă rugăm să mergeți la magazin. — Din păcate, nu pot, sunt foarte ocupat acum. |
| Mi-ar plăcea... dar nu pot. Mi-ar plăcea să... dar nu pot. Mi-ar plăcea... dar nu pot. Mi-e ciudat să refuz..., dar... aș vrea..., dar... aș vrea..., dar... îmi pare foarte rău, dar... îmi pare rău , dar... | Regret la refuz: Îmi poți împrumuta 20 de ruble? — Mi-ar plăcea, dar nu-mi permit bursa. |
| Refuz (sa fac orice). | Refuz oficial categoric. |
| Nu pot (să fac nimic). sunt neputincios + inf. Nu în puterea mea + inf. | Refuzul la o cerere de ajutor sunt afirmații stilistic ridicate: Ajută-mă să mă pregătesc pentru examene! - Nu te pot ajuta cu asta. (Nu este în puterea mea să vă pregătesc pentru examene.) |
| Este interzis. Nu. Nu, nu poți. Din păcate, nu este posibil. Din păcate, nu pot rezolva. Mi-aș permite, dar... | Interdicția de a face ceva: Pot să împrumut această carte de la tine? — Din păcate, nu-mi permit, aparține unui coleg. |
| Bineînțeles că nu poți. Desigur că nu. (Eu) nu permit... interzic... nu pot permite... Sunt obligat să interzic (nu permit, refuz)... | Refuz sau interdicție categoric: Pot să-ți citesc jurnalul? - Desigur, nu poți. Nu-ți permit să faci asta. Nu-ți pot permite să-mi citești jurnalul. |
| În nici un caz! În nici un caz! Sub nicio formă! Iese din discuție! Acest lucru este absolut imposibil! Nu, nu și nu din nou! | Interdicție categorică expresivă emoțional: |
Tema 7. Acord/dezacord cu opinia interlocutorului
| Expresii ale etichetei de vorbire | Situația de utilizare și comentarii |
| Oh da! ai dreptate. Sunt complet de acord cu tine. Sunt complet de acord cu tine. Este exact ceea ce am vrut să spun. Fără îndoială. Sună plauzibil. M-am gândit eu. Foarte rezonabil. Cu siguranţă. Exact. Asta este. De acord. Nu continua. Totul este clar. Asta am presupus eu. Mă tem că acesta este exact cazul. Sper că așa este (că așa va fi). Acesta pare să fie cazul. Se pare că se va întâmpla (se va întâmpla). Destul de probabil (posibil). Cu atât mai bine! | Cele mai frecvente forme de acord cu opinia interlocutorului |
| Sunt complet de acord cu tine. Sunt complet de acord cu tine. Practic sunt de acord cu tine... În unele puncte sunt de acord cu tine... În unele puncte sunt de acord cu tine... Acest punct nu provoacă obiecții noastre. Împărtășesc în totalitate punctul tău de vedere despre... Ideea mea coincide complet cu a ta. Condițiile dumneavoastră sunt în general acceptabile pentru mine. | Formulare oficiale de consimțământ |
| Nu și nu. Nu pot fi de acord cu tine. Nu aveți dreptate. eu am o alta parere. Aici te înșeli exact. Desigur că nu. Deloc. Iese din discuție. Este exact opusul. Sunt împotriva ei. Nu știu asta. Nu este pentru mine să judec. Ei bine, iată-te din nou! Doamne fereşte! Ești nedrept. Nimic de acest fel. Nu este bun. Asta nu poate fi! | Cele mai frecvente forme de dezacord cu opinia interlocutorului |
| Mă tem că ai ratat punctul principal a ceea ce am vrut să spun. Nu este exact ceea ce am avut în minte. Nu pot fi de acord cu tine. Punctul nostru de vedere este oarecum diferit de al tău. Vedem soluția la această problemă într-o lumină ușor diferită. Apreciem foarte mult eforturile dumneavoastră, dar, din păcate, nu putem accepta oferta. Acest punct de vedere mi se pare convingător, totuși (cu toate acestea / între timp)... Am o obiecție... | Forme oficiale de dezacord |
| Da? Serios? Asta este adevărat? Chiar crezi că... Mă îndoiesc că... Este puțin probabil ca... Mă îndoiesc foarte mult de asta. Eşti serios? Sună tentant, dar... Sună incredibil, dar... Se poate întâmpla orice. Glumești. Nu mă pot hotărî. Mă îndoiesc. Greu. Și vrei să cred asta? N-aș spune așa ceva. Știi mai bine. Într-o oarecare măsură. Nu sunt sigur. (Este) greu pentru mine să spun. Ei bine... Da și nu. esti sigur? Este totul adevărat? Cum imi doresc... |
Cele mai frecvente forme de îndoială cu privire la ceea ce a exprimat interlocutorul |
| Chiar crezi că... chiar v-aș ruga să clarificați... deoarece am informații exact invers despre asta. Nu mi-am format încă o opinie finală pe această temă. Mi se pare că această soluție este oarecum prematură. | Forme formale de exprimare a îndoielii cu privire la punctul de vedere al interlocutorului. |
Anexa 4
MOSTRE DE FRAZE INTRODUCTORIALE ÎN TEXTUL unei scrisori de afaceri
Vă mulțumim pentru scrisoarea de la... Ca răspuns, vă informăm...
Pe lângă scrisoarea noastră datată... anul acesta. Vă informăm că...
Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră, vă informăm că... În confirmarea noastră conversatie telefonica, a avut loc ... anul acesta, vă informăm că...
În confirmarea telegramei noastre de la... vă informăm că...
În legătură cu scrisoarea dumneavoastră de la... vă informăm că, spre regretul nostru...
Suntem mulțumiți de răspunsul rapid la solicitarea noastră.
Din păcate, încă nu am primit răspunsul dumneavoastră la scrisoarea noastră de la... și suntem nevoiți să vă reamintim încă o dată (vă întrebăm) despre...
Dorim să vă informăm că...
Vă mulțumim (vă suntem recunoscători) pentru serviciul oferit (ajutor, suport).
Suntem nevoiți să vă anunțăm (vă reamintim)...
Suntem extrem de surprinși de scrisoarea dumneavoastră din ..., în care raportați că...
Am primit scrisoarea dumneavoastră datată... anul acesta, din care ne-am bucurat să aflăm că...
Am primit scrisoarea dumneavoastră de la... împreună cu documentele atașate acesteia.
Regret (exprimăm regret) pentru refuzul (tăcerea) dumneavoastră...
Am fost surprinși să aflăm din telegrama dvs. că...
Prin prezenta, reamintim (notificăm) încă o dată că...
Confirmăm prin prezenta că am primit scrisoarea dumneavoastră datată... anul acesta. și vă informăm că...
Confirmăm primirea scrisorii dvs. de la... cu toate anexele.
La cererea dumneavoastră, vă vom trimite...
Vă rugăm să acceptați scuzele noastre pentru...
Luăm notă de scrisoarea dumneavoastră de la... și vă informăm că...
Ne cerem scuze pentru întârzierea de a răspunde la scrisoarea dumneavoastră...
Vă informăm... Vă anunțăm...
Exemple de fraze care pot sta la baza unei scrisori de afaceri
Comanda dvs. va fi finalizată dacă...
Cererea (propunerea) dvs. este în curs de examinare. După primirea rezultatelor revizuirii, vă vom informa imediat.
Propunerea dumneavoastră va fi acceptată cu plăcere (recunoştinţă) dacă sunteţi de acord să faceţi modificări...
Solicitarea dvs. pentru... este acceptată...
Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră de la... vă informăm că cererea dumneavoastră de livrare... a fost rezolvată pozitiv.
Ca răspuns la solicitarea (comanda) dumneavoastră, regretăm să vă informăm (suntem obligați să vă informăm) că nu putem (nu putem) să o îndeplinim din cauza următoarelor circumstanțe.
Din păcate, cererea dumneavoastră nu poate fi acceptată din următoarele motive.
Din păcate, suntem forțați să respingem oferta dvs. Avem nevoie de mai multe informații despre...
Vă rugăm să ne informați despre calendarul...
Vă informăm prin prezenta că oferta dumneavoastră a fost acceptată...
Vă rugăm să trimiteți...
Vă rugăm să ne anunțați despre...
Vă rugăm să ne informați despre decizia dvs. în această problemă...
Vă rugăm să ne spuneți dacă oferta noastră este acceptabilă pentru dvs...
Vă rugăm să grăbiți îndeplinirea obligațiilor dvs. privind...
Mostre de cuplaje
Mai mult…
Fără îndoială (evident) știi...
Având în vedere cele de mai sus (anunțate mai sus), ar trebui (dorim, trebuie, trebuie) să adăugăm (notă, notă) ...
Pe lângă cele de mai sus (anunțate, notate mai sus), informăm...
În concluzie….
Pentru a evita întârzierea...
Ca răspuns la reproșul dumneavoastră, dorim să vă informăm că...
În primul rând..., în al doilea rând...
În primul rând...
ÎN altfel suntem fortati...
În apărarea noastră, dorim să informăm...
În legătură cu cele de mai sus...
În legătură cu solicitarea dumneavoastră...
In situatia actuala...
În conformitate cu solicitarea dumneavoastră (documente atașate)...
Ne exprimăm regretul (îndoială, nedumerire, satisfacție)...
Chestia este...
Pe langa…
Pe langa…
Ne exprimăm încredere...
Avem dificultăți cu...
Nu suntem de acord cu punctul dumneavoastră de vedere din următoarele motive...
Recunoaștem...
Suntem absolut siguri...
ne pare rau...
Am cumpăra și de la tine...
Este necesar (ar trebui, necesar) să admitem...
Vă atragem atenția...
Rezumat (concluzie, rezumat, rezumat) ...
Confirmăm primirea...
Pe langa...
Dupa parerea noastra...
Livrările vor fi efectuate (efectuate)...
Nu încape vorbă...
Este necesar (necesar, necesar, trebuie, aș dori, considerăm că este necesar) să adăugați (marcați, anunțați) ...
Astfel,…
Totuși (în ciuda)...
De fapt...
Referitor la solicitarea dumneavoastră (comentarul), atragem atenția asupra faptului că...
Exemple de terminații de litere (fără o concluzie primitoare sau o formulă de politețe)
Vă mulțumim anticipat pentru serviciul oferit.
În speranța unei soluții favorabile (pozitive) la problema noastră.
În speranța unei cooperări fructuoase.
Am aprecia răspunsul dumneavoastră prompt.
Așteptăm răspunsul dumneavoastră în zilele următoare.
Sperăm la un răspuns rapid.
Sperăm să primim un răspuns în viitorul apropiat și vă mulțumim anticipat.
Sperăm că ne vei îndeplini cererea.
Așteptăm comenzile dumneavoastră (aprobarea, acordul, confirmarea dumneavoastră).
Vă rugăm să ne informați despre măsurile pe care le-ați luat.
Vă rugăm să confirmați primirea scrisorii.
Vă rugăm să ne anunțați.
Vă rugăm să confirmați primirea comenzii și să îi acordați atenția cuvenită. Vă rugăm să ne scrieți despre decizia dvs. în această problemă.
Vă rugăm să ne contactați dacă aveți nevoie de ajutor (asistență).
Vă rugăm să indicați consimțământul dvs.
Vă rugăm să nu întârziați răspunsul dvs.
„toate cărțile” la secțiunea „conținut Capitole: 57 Capitole:< 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57.
În corespondența de afaceri, fiecare document are propriul său sens și poate, într-un fel sau altul, să afecteze relația dintre parteneri. Printre numărul imens dintre cei mai mulți diferite tipuriÎn astfel de documente, scrisoarea de răspuns ocupă un loc aparte.
Clasificarea documentelor de afaceri
În relațiile dintre părți, majoritatea problemelor sunt rezolvate în scris. Și conform legii, după cum știți, înțelegerile verbale nu sunt valabile. Prin urmare, fiecare întreprindere trebuie să conducă corespondența de afaceri. Este un mijloc general acceptat de schimb de informații ca urmare a contactelor oficiale între diferite organizații și întreprinderi.
Toate scrisorile de afaceri sunt împărțite în două categorii:
- Cele care necesită un răspuns obligatoriu.
- Cei care nu au nevoie de o astfel de reacție.
Scrisoarea de răspuns se încadrează în a doua categorie. Este unul dintre tipurile comerciale de documente împreună cu o scrisoare de cerere, informare, avertisment, ofertă, memento sau prezentare. Astfel de documente sunt de obicei folosite la momentul încheierii și susținerii diferitelor contracte și alte acorduri între părți. Scrisoarea de răspuns, spre deosebire de celelalte, nu cere nimic și nu oferă nimic. Conține doar informații care au fost solicitate anterior de cealaltă parte.
Confirmarea cererii
O scrisoare de răspuns este întocmită în diferite cazuri. Acesta poate fi un răspuns la o plângere, revendicare sau cerere specifică. În plus, poate fi atât pozitiv, cât și negativ. În al doilea caz, documentul va reprezenta un fel de scrisoare de refuz. Dar trebuie dat cu o explicație detaliată a motivelor care au condus la o astfel de decizie. Ca exemplu, putem lua în considerare un caz în care o companie a primit o comandă oficială scrisă pentru producerea unui anumit tip de produs pentru o perioadă specifică. Dacă o astfel de cooperare este de dorit pentru întreprindere, atunci aceasta trebuie să răspundă imediat. Răspunsul este compilat aleatoriu. Poate începe cu cuvintele: „Hai să o facem” sau „Vom reuși”. Ca termen limită, este mai bine să indicați data expedierii, ținând cont de timpul necesar producerii mărfurilor și transferării acestora în depozit. În plus, este necesar să se stipuleze și condițiile de plată, deoarece clientul poate conta pe mai multe etape. În continuare, nu mai rămâne decât să calculezi suma totală și să furnizezi detaliile tale, către care clientul va face transferuri de bani. Un astfel de document este de obicei semnat de director și contabil șef, iar la final sunt raportate coordonatele executorului direct.
Corespondența cu persoanele fizice
Unele întreprinderi, prin natura activităților lor, au contact direct cu indivizii. Aceasta ar putea fi o organizație care operează în sectorul serviciilor sau o companie care produce bunuri de larg consum. O astfel de întreprindere poate primi informații de la cetățeni despre de natură diferită, atât pozitive cât și negative. Cu toate acestea, necesită un răspuns adecvat și un răspuns obligatoriu. În astfel de cazuri, nu vă puteți limita la o conversație personală sau la un apel telefonic. Cetăţeanului trebuie să i se ofere explicaţii complete cu privire la toate problemele care îl interesează. Acesta ar trebui să fie un răspuns detaliat la scrisoare.
O mostră dintr-un astfel de document trebuie să îndeplinească anumite cerințe:
- Pentru orice corespondență de afaceri, este mai bine să utilizați antet oficial.
- Este necesar să se țină cont de particularitățile întocmirii unor astfel de documente. Principalul lucru este că trebuie să fie scrise în conformitate cu binecunoscuta regulă a paralelismului, adică să conțină același vocabular și expresii lingvistice care au fost folosite de autorul inițiator. Acest lucru vă va permite să obțineți o înțelegere reciprocă maximă.
- Asigurați-vă că faceți un link către scrisoarea de solicitare, indicați numărul și data acesteia.
- Este mai bine să începeți textul cu fraza: „Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră, numărul...”, „Ca răspuns la solicitarea dumneavoastră...” sau „Vă informăm...”.
Strict oficial
Dacă trebuie să răspundeți la o scrisoare oficială, atunci trebuie să o faceți corect. Trebuie să ne amintim că un astfel de tratament trebuie să fie cu siguranță politicos și corect. Nu uitați și de alfabetizare. Este ridicol să vezi erori evidente în informațiile furnizate de o organizație de renume.
Încă de la început, adresa este tipărită în colțul din dreapta sus. Este o copie exacta a ceea ce este indicat pe plic. Răspunsul este dat întotdeauna la un fel de cerere, prin urmare, în ștampila de înregistrare din stânga sus, trebuie notate detaliile inițiale ale acesteia (numărul și data plecării). Apoi există o adresă scurtă către destinatar (puteți indica pur și simplu numele de familie fără inițiale). Textul trebuie să conțină explicații detaliate cu privire la problema de interes. Doar datele verificate ar trebui folosite ca argumente. Sub nicio formă nu trebuie să te bazezi pe zvonuri și speculații. Dacă este necesar, puteți folosi extrase din regulamente care indică articolele relevante. Directorul întreprinderii semnează un astfel de document, iar chiar dedesubt se face o notă cu numele și numărul de telefon al executorului responsabil.
(alias scrisoarea de răspuns) este o normă standard de etică în afaceri. De regulă, solicitările sunt făcute fie de către potențiali parteneri ai companiei cu o solicitare de a furniza orice informații despre activitățile întreprinderii, bunuri, servicii, prețuri și reduceri, fie de către contrapărțile existente, de exemplu, pentru a obține informații despre termenele de livrare. , plata, transmiterea sau corectarea documentelor etc. .d.
FIȘIERE
Răspunsul la cerere este de natură oficială și face parte din fluxul de lucru al companiei.
Reguli generale pentru scrierea unui răspuns
În primul rând, trebuie să vă amintiți că răspunsul trebuie scris de către angajatul exact al întreprinderii pe numele căreia a fost scrisă scrisoarea inițială. Excepțiile sunt posibile doar în cazurile în care acest angajat lipsește din anumite motive (concediu medical, călătorie de afaceri, concediere) - atunci răspunsul poate fi scris de cel care înlocuiește persoana absentă în prezent.
Limba și prezentarea mesajului ar trebui să reflecte scrisoarea de solicitare. Cu alte cuvinte, este indicat să se folosească în text aceeași formă de adresă pe care a folosit-o expeditorul cererii, același vocabular, terminologie, expresii lingvistice și succesiune de prezentare, desigur, cu condiția ca autorul mesajului de inițiativă să aibă s-a dovedit a fi o persoană competentă și corectă.
Este necesar să indicați un link către numărul și data mesajului primit, dar nu trebuie să repetați greșelile făcute de autorul cererii și nu este de dorit să le indicați în scrisoarea de răspuns (doar dacă acest lucru nu se aplică pentru activitate specifică firme).
Răspunsul la cerere poate fi pozitiv sau negativ.
- Un răspuns pozitiv ar trebui să fie cât mai detaliat posibil,
- iar cel negativ este justificat și extrem de corect.
În plus, în cazul în care o cerere este refuzată, ar fi o bună practică să oferiți autorului informații despre în ce circumstanțe poate fi răspunsul pozitiv.
În orice caz, scrisoarea de răspuns ar trebui să fie scrisă în cel mai politicos mod posibil. Este recomandabil să evitați răspunsurile goale și chiar și în absența informațiilor necesare trebuie să scrieți un răspuns rezervat, politicos și respectuosîn raport cu autorul cererii. Nepoliticonia, precum și informațiile false în mod deliberat sunt complet inacceptabile.
Cum se scrie un răspuns la o solicitare
Forma de depunere și executare a răspunsului la scrisoarea de cerere poate juca un rol decisiv în relația dintre organizații. De aceea, compilarea sa trebuie tratată cu mare atenție, respectând anumite reguli.
În primul rând, înainte de a compune o scrisoare de răspuns, trebuie să informați expeditorul în orice mod convenabil că ați primit cererea. Apoi, dacă aveți toate informațiile necesare, puteți începe să răspundeți. Cu cât este scris mai devreme un mesaj de răspuns, cu atât mai bine, dar dacă informațiile solicitate nu sunt disponibile momentan, este mai bine să așteptați cu scrisoarea.
Structura răspunsului este destul de standard din punctul de vedere al muncii de birou.
- În partea de sus a mesajului (dreapta sau stânga) trebuie să scrieți numele companiei care trimite (indicând adresa și numărul de telefon), precum și angajatul specific în numele căruia este scris răspunsul.
- Apoi, introduceți informații despre destinatar în același mod.
- După aceasta, răspunsul în sine este scris. Ea trebuie să corespundă pe deplin esenței cererii și, dacă solicitantul în scrisoarea sa a adresat mai multe întrebări deodată, împărțite în puncte separate, răspunsul trebuie redactat exact în același format. Dacă răspunsului este atașat informații suplimentare, acestea trebuie reflectate în corpul scrisorii, notându-le separat.
- De asemenea, dacă circumstanțele impun acest lucru, răspunsul poate include trimiteri la unele legi, reglementări și acte juridice.
Cum se scrie o scrisoare de răspuns
Puteți scrie răspunsul
- ca în formă scrisă de mână (în mare parte acest lucru se face atunci când solicitarea în sine ajunge într-un format similar),
- și în formă tipărită (această metodă economisește timp semnificativ).
Poate fi întocmit pe o foaie simplă A4 sau pe antetul organizației - a doua opțiune vă permite să nu introduceți manual detaliile companiei și pare mult mai respectabil. Răspunsul trebuie să fie conțin o semnătură un angajat care reprezintă organizația indicându-și funcția. Nu este nevoie să puneți ștampilă, pentru că... din 2016 cerința legii să se aplice persoane juridice timbrele și sigiliile și-au pierdut valabilitatea.
Un răspuns este în curs de compilare într-un singur exemplar, înainte de a-l trimite, acesta trebuie numerotat (în conformitate cu fluxul de documente intern al companiei) și, de asemenea, datat.
Informațiile despre scrisoare trebuie introduse în jurnalul documentației de ieșire - dacă răspunsul la cerere este pierdut sau apar dezacorduri cu contrapartea, acest lucru vă va permite să înțelegeți rapid situația.
Cum se trimite o scrisoare
Răspunsul poate fi trimis în moduri diferite. E-mail sau fax vă permit să economisiți timp semnificativ. Dar dacă scrisoarea conține informații deosebit de valoroase sau documente originale și expeditorul este interesat de primirea garantată a mesajului, ar trebui să utilizați serviciile Postului rus trimițând un răspuns prin scrisoare recomandată cu notificare de livrare.
Ar trebui să aștept un răspuns la scrisoarea de răspuns?
Aproape toate scrisorile de afaceri necesită un răspuns, dar există o excepție de la această regulă.
Scrisoarea de răspuns nu necesită niciun răspuns, deoarece inițial nu conține cereri, solicitări sau propuneri. De fapt, conține doar informațiile cerute de cealaltă parte.
Totodată, este scrisoarea de răspuns care poate deveni punctul de plecare pentru încheierea unui contract sau tranzacție profitabilă, precum și o modalitate simplă și accesibilă de a rezolva orice probleme și dificultăți în relația dintre parteneri.
O scrisoare de răspuns este unul dintre tipurile de documentație de afaceri. Compilarea sa se datorează nevoii de a da un fel de răspuns scrisorii de inițiativă primite anterior. Există două tipuri de răspunsuri: pozitive și negative. O scrisoare care conține un răspuns negativ este uneori numită scrisoare de refuz.
De regulă, o scrisoare de răspuns este întocmită prin analogie cu o scrisoare de inițiativă, adică folosește același vocabular și modele de vorbire similare. Desigur, această regulă se aplică numai dacă codul sursă a fost compilat corect, în conformitate cu cerințele corespondenței de afaceri. În cele mai multe cazuri, la crearea acestui tip de scrisori, se folosește antetul organizației originare.
Compilare
Cele mai frecvente expresii folosite într-o scrisoare de răspuns sunt „Vă mulțumim pentru propunerea dumneavoastră interesantă”, „Confirmăm disponibilitatea pentru...”, „Ne exprimăm acordul pentru...” sau „Din păcate, în acest moment nu suntem gata să...”.
Data și numărul scrisorii de inițiativă trebuie indicate în numărul de înregistrare al răspunsului. Această cerință este necesară deoarece vă permite să organizați corespondența de afaceri de intrare și de ieșire. Nu este recomandat să includeți aceste informații direct în corpul scrisorii. O încălcare a regulilor de redactare a unei scrisori de răspuns ar fi următoarea frază: „Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră, număr... de la... vă informăm...”.
Când scrieți o scrisoare de refuz, trebuie să indicați motivul. Refuzul nerezonabil este o manifestare a lipsei de respect față de destinatar. Prin urmare, o astfel de scrisoare ar trebui să înceapă cu expresia „În legătură cu...”. În cazul în care autorul scrisorii de refuz are informații despre cine, când, în ce caz și în ce condiții poate fi dat un răspuns pozitiv la scrisoarea originală care conține cererea sau întrebarea, se recomandă ca aceste informații să fie incluse în refuz.
La încheierea scrisorii de refuz se pune semnătura emitentului. În cele mai multe cazuri, scrisoarea este semnată de manager sau de altă persoană autorizată. De asemenea, ar fi o idee bună să indicați informațiile de contact ale inițiatorului, astfel încât, dacă este necesar, destinatarul să poată contacta această persoană și să obțină informații suplimentare.
(Dimensiune: 26,5 KiB | Descărcări: 27.229)
Șeful companiei poate emite ordine în vederea rezolvării problemelor operaționale. Mai jos puteți găsi o mostră a unei astfel de comenzi. De regulă, un astfel de document se referă doar la interesele unui număr mic de angajați, iar valabilitatea acestuia este limitată.
Puteți pregăti și executa o comandă aproape în aceeași ordine ca și acțiuni similare în ceea ce privește, în plus, are sens să citiți articolul despre comandă. Aceste întrebări au fost deja discutate în detaliu pe resursa noastră și puteți găsi cu ușurință informațiile care vă interesează. Prin urmare, nu ne vom repeta și, dacă este necesar, vă puteți familiariza cu datele folosind link-urile de mai sus către publicațiile relevante.
În acest articol vom vorbi despre modul în care sunt întocmite și executate ordinele. Deoarece procedura de lucru cu aceste documente este similară cu acțiunile efectuate cu comenzi, vom discuta doar diferențele.
Comenzile sunt emise în mod special. Prima parte a textului acestui document trebuie să conțină o expunere a motivelor care au servit la întocmirea documentului. Se obișnuiește să se încheie această parte a textului cu cuvântul „obligă” sau „oferă”, scris pe un rând nou sau cu majuscule, adică:
OBLIG
SUGEREZ
De asemenea, este permisă tipărirea acestor cuvinte în spațiu și în continuarea rândului. În documentele autorităților federale, o astfel de scriere este obligatorie. Adica in felul acesta: sunt obligat sau propun, si apoi vine textul principal. Documentele pot fi întocmite și fără aceste cuvinte. În acest caz, prima parte ar trebui să se încheie cu două puncte obișnuite și apoi să meargă direct la partea administrativă a documentului.
Vă prezentăm un exemplu de formular de comandă.
SOCIETATE ÎNCHISĂ PE ACȚIUNI „Toronto”
(Toronto JSC)
COMANDA
Mytishchi
Despre înlocuirea plăcuței de înmatriculare pe o mașină de serviciu Ford Focus
Din cauza lizibilității slabe a plăcuțelor de înmatriculare de pe Ford Focus, ceea ce complică identificarea acestora,
OBLIG:
- Șoferul Petrakov I.Yu. aranjați o plăcuță de înmatriculare de schimb pe un automobil Ford Focus nr. C 284 ET.
- Contabil Molitvin G.L. efectuați modificări la datele contabile pe baza mărcii din pașaportul vehiculului al acestui autoturism.
- Încredințați controlul asupra executării comenzii șefului departamentului de suport, L.A. Bryansky.
Nijnekamsk
Cu privire la numirea persoanelor responsabile cu transportul auto și eliberarea pe linie a mașinilor în stare tehnică bună
Pentru a asigura siguranța, starea tehnică bună a vehiculelor și funcționarea lor fără probleme, sunt obligatorii următoarele:
- Numiți următorii angajați ca responsabili pentru asigurarea bunei stări tehnice a vehiculelor și a funcționării fără probleme a acestora:
Borodkina E.S. pentru masina Honda Civic nr. B 089 OR,
Shumsky N.T. pentru autoturismul Mitsubishi Lancer nr. E 987 RA.
- În caz de necesitate oficială, acordați dreptul de a conduce aceste vehicule următorilor angajați ai departamentului de achiziții:
Markov G.A. mașini Honda Civic Nr. B 089 OR, Mitsubishi Lancer Nr. E 987 RA,
Chelishchev A.D. autoturism Honda Civic nr B 089 OR.
- Numiți specialistul departamentului de achiziții G.A Markov, în lipsa acestuia, specialistul departamentului de achiziții A. Chelishchev, ca responsabil pentru efectuarea inspecției tehnice anuale a acestor vehicule, punerea în funcțiune a vehiculelor în stare tehnică bună, precum și înregistrarea vehiculelor Banana Grove CJSC. cu politia rutiera D.
- Ordinele CJSC Banana Grove din 17 noiembrie 2011 Nr. 62 „Cu privire la numirea unei persoane responsabile de Honda Civic”, din 3 martie 2012 Nr. 17 „Cu privire la acordarea dreptului de a conduce un Mitsubishi Lancer”, sunt declarate. invalid.
- Controlul asupra implementării acestui ordin este încredințat șefului departamentului de achiziții V.V.
Avem încredere că exemplele de comenzi propuse vă vor ajuta să vă întocmiți cu ușurință propriul document, în conformitate cu condițiile specifice organizației dumneavoastră.
