Държавните разпоредби определят основния списък с документи, които всеки работодател трябва да притежава, независимо от правната форма. Списъкът на тези документи включва щатното разписание. Въпреки че в законодателството няма пряко указание за това, щатното разписание се споменава в няколко члена от Кодекса на труда на Руската федерация, което косвено потвърждава необходимостта от него.

Какво е персонал

Разписанието на персонала е един от основните документи на всички организации. Съдържа информация за структурата на предприятието, длъжностите и числеността на персонала.

В тези организации, където системата на заплащане е ограничена само до заплати, това е основният документ за заплати.

Въз основа на това, което е попълнено

Ако организацията току-що е започнала дейността си и таблицата с персонала се съставя за първи път, тогава би било препоръчително първо да помислите върху списъка с необходимите длъжности и да изготвите документ, регулиращ възнагражденията.

Отговаря за компилирането

Штатното разписание се изготвя от всеки служител, на когото е поверено това. По правило това е служител на отдела за персонал или счетоводител.

Въведение в този документ

Тъй като щатното разписание не е местен нормативен акт на организацията (параграф 7 от писмото на Роструд от 15 май 2014 г. N PG / 4653-6-1), работодателят не е длъжен да запознава служителите с разписанието.

Основни изисквания

Персоналната таблица е в списъка с унифицирани формуляри, където се вписва под буквата Т-3. Повечето организации използват този формуляр, защото съдържа всички необходими колони и колони.

Но използването на тази форма не е задължително, тя има само препоръчителен характер, въпреки че има много спорове за това. Окончателната точка по този въпрос е поставена с писмо на Роструд от 23 януари 2013 г. N PG / 409-6-1. В него директно се посочва, че организациите имат право да разработват свои собствени формуляри на този документ и да ги използват, основното е да се вземат предвид изискванията на закона.

По-специално, чл. 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация гласи, че трудовата функция на служителя се определя в съответствие с длъжността, професията, посочена в щатното разписание. Тоест имената на длъжностите трябва да бъдат включени в този документ.

Как да попълните таблицата с персонал за LLC и IP

Реквизити

  • пълното име на организацията трябва да бъде посочено в пълно съответствие с учредителните документи;
  • OKPO, това е 8-цифреният код на организацията. Тези данни се съдържат в информационното писмо на статистическите органи, което трябва да има във всяко предприятие;
  • номер на графика. Тук няма ясни изисквания. Можете да използвате непрекъснато номериране, можете да започнете всяка година с числото 1 и да посочите годината чрез дроб, можете да използвате всеки друг метод за номериране.
  • Дата на приготвяне. Поставя се действителната дата на съставяне, може да се различава от датата на влизане в сила на щатното разписание (например разписанието, съставено през декември на текущата година, влиза в сила на 1 януари на следващата година);
  • посочен е срокът на валидност на разписанието, най-често 1 година, и от коя дата влиза в сила;
  • в горния десен ъгъл се поставя печат „Одобрен” и се посочват данните за заповедта за одобрение и въвеждането на щатното разписание. Върху печата „Одобрен“ като правило се поставя печатът на организацията, въпреки че това не е фиксирано от закона.

щат за 2020 г

Формулярът може да бъде изтеглен от всяка правна система като Консултант или Гарант. По правило форматът Word или Excel се предлага за изтегляне, тук няма фундаментална разлика, но е по-удобно да се проведе в табличен вид, тъй като формулите могат да бъдат въведени в съответните клетки и документът ще изчисли числото на щатните звена и ведомостта.

Процедурата за попълване на формуляр Т-3

Колона 1 "Име на структурното звено"

Структурните подразделения включват клонове, представителства, цехове, отдели и др.

Те обикновено започват с висши управленски звена, след това счетоводни и финансови услуги, производствени и икономически услуги.

Например: борд, финанси и инвестиции, икономически отдел, отдел продажби и др.

Колона 2 "Код на подразделение"

Тук кодирането се задава по същия принцип, който се използва в първата колона и показва подчинението на структурните звена. Например финансовият и имотен отдел - код 02, подчинените му счетоводни и икономически отдели ще имат съответно кодове 02.1 и 02.2. Тази графа се попълва рядко, главно в много големи предприятия. И може да бъде напълно изключен от документа.

Колона 3 „Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория) на квалификацията“

Позициите се въвеждат в именителен падеж и единствено число, изцяло, без съкращения.

Работодателят има право да определя наименованието на длъжностите, с изключение на тези, свързани с трудни и вредни условия на труд и получаване на държавни помощи (ранна пенсия). Тези позиции трябва да бъдат въведени в съответствие с квалификационно-тарифния справочник или професионалните стандарти, които в момента се разработват.

Колона 4 "Брой щатни единици"

Тук е посочен броят на персоналните единици за всяка позиция, той може да бъде както цяло число, така и дробно, например 05 или 0,25 ставки, което означава, че количеството работно време за такава позиция се намалява два или четири пъти.

Забележка: при посочване на длъжности и щатни единици работодателят има право да посочи произволен брой, независимо от действителните служители. Тоест, той може да добави 3 единици счетоводител към щатната листа, но да наеме 2, а 3 единици могат да останат вакантни толкова дълго, колкото пожелае.

Изключение прави щатната единица, която е запазена за квотата за инвалиди. Свободното му място трябва да бъде докладвано на органите по труда.

Колона 5 "Тарифна ставка (заплата) и др., руб."

Всичко зависи от системата на заплащане, приета в организацията. Тук могат да се поставят заплата, тарифна ставка или различни проценти и коефициенти.

Ако не е възможно да запишете конкретни числа, тогава можете просто да посочите формата на възнаграждението „на парче“, „акорд“. Но след това в следващите колони трябва да има връзка към Наредбата за възнагражденията или друг документ, в който е насрочена ведомост.

Колони 6,7,8 "Доплащания, разтриване."

Попълва се съгласно Правилника за работната заплата и други местни нормативни документи. Това обикновено е посочено тук:

  • надбавка за нощен труд;
  • почистване на бани;
  • северни надбавки;
  • други надбавки и надбавки.

В тези редове можете просто да посочите документа, в който е написано всичко това, особено ако има много надбавки. Единственото нещо, което не е посочено в тези колони, са надбавките, които се начисляват върху цялата работна заплата. Например бонус, който се изплаща в размер на определен процент от всички предварително начислени суми (заплата или тарифна ставка плюс надбавки).

Колона 9 "Общо за месец"

Тази колона може да се попълни само ако в колони 5-10 сумите са записани в рубли и за същия период от време (рубли/ден, рубли/час), в противен случай или тире, или сумата само на заплатата, умножена по се поставя брой щатни единици.

Колона 10 "Забележка"

Тук в местен регулаторен акт, регулиращ заплатите, може да бъде посочена минималната работна заплата, ако е установена (например плащане на парче, а бележката показва: „най-малко 10 000 рубли.“)

Както бе споменато по-горе, работодателят може да изключи колони, които са ненужни за него.

Примерно попълване на щатната форма Т-3

Неща за запомняне

Когато попълвате колона 5 от щатното разписание, трябва да запомните, че така наречената "вилица" на възнагражденията не може да бъде записана в таблицата с персонал. Тъй като е законово установено, че за равен труд - равно заплащане (член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Тоест, ако в едно звено има 2 щатни позиции на счетоводител, тогава заплатата или тарифната ставка трябва да са еднакви. Но можете да зададете индивидуални надбавки и надбавки.

Кой подписва

Формуляр Т-3 предвижда два подписа под таблицата с персонал: служител на отдела за персонал и главния счетоводител. Ако липсва някаква категория, тогава можете да се справите с един подпис или да назначите други лица по подходящ ред за организацията.

Условия и място на съхранение

Оригиналната таблица с персонал се съхранява в отдела за персонал или в счетоводния отдел, това се определя от документопотока на конкретна организация. Във всеки случай, ако оригиналът е в отдела за персонал, тогава трябва да има копие в счетоводния отдел и обратно.

Според параграфи. "а" чл. Раздел 71 1.2 "Организационни основи на управлението" на Списъка на типичните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, посочващи периодите на съхранение (одобрен със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25.08.2010 N 558), щатният списък се съхранява в организацията постоянно.

Промяна

Законодателството не установява продължителността на щатното разписание, следователно то може да бъде единствено през целия живот на предприятието и всички промени и допълнения ще бъдат направени с отделни заповеди за промяна на щатното разписание.

Самият работодател решава да промени данните в таблицата с персонал, в този случай той не е ограничен във времето и броя на промените. Изключение правят случаите, предвидени в закона, например провеждане на събития. В този случай срокът за извършване на промени се определя от Кодекса на труда.

Резултати

Списъкът на персонала е един от основните документи на предприятие от всякаква форма на собственост, съдържащ важни документи. Тъй като в работния процес няма аналози на този документ, поддържането на таблица с персонал е не само задължително, но и необходимо за оптималната организация на предприятието.

Видео - как да съставите таблица с персонал за предприятие в програмата 1C:

В този материал можете да изтеглите образец и формуляр за персонал, както и да научите за някои от функциите на попълването на този документ.

Защо имате нужда от подреждане на персонала

Персоналът може да бъде полезен в работата на човек, който се занимава с кадрова работа. Формата на такъв документ като "персонал" не е одобрена. На практика обаче формата за редовно поставяне най-често се формира въз основа на формуляр № Т-3. Към този формуляр просто се добавя колона, в която се вписват фамилните, собствените, бащините на служителите, заемащи определени длъжности. Имайки такъв документ в отдела за персонал, е доста лесно да видите наличието на свободни работни места, както и закриването на персонални звена при наемане на работа на непълно работно време или ако една позиция е разделена между няколко служители.

Поддържане на персонала

Законодателството не задължава работодателите да извършват персонал. Те могат да направят това по свое усмотрение. В същото време този документ може да се поддържа както в електронен вид (например в Excel или Word), така и на хартиен носител.

Поддържането на редовно подреждане и поддържането му актуално е доста лесно (дори ако тази работа не е автоматизирана). Достатъчно е служител по персонала да въведе цялата информация за служителите (например датата на излизане от дълги отпуски или наличието на увреждане и т.н.) във формуляра за персонал. Колкото по-подробно е редовното подреждане, толкова по-полезно ще бъде то. Например, въз основа на персонала, можете да генерирате отчети за управление по различни въпроси. Например директорът може периодично да изяснява кой от служителите в момента е в отпуск. С използването на стандартна подредба няма да е трудно да се изготви доклад с тази информация.

Образец и формуляр за персонал

По-долу е даден примерен персонал. Според нас такава проба е доста подходяща за обикновена работа. Ако искате да направите различна опция, тогава можете просто да добавите необходимите колони към нея (или да изключите ненужните). Въз основа на нашата извадка можете да отразите кои звена в щатната таблица са заети, като посочите пълните имена на конкретни служители, техния персонал и условията на заплащане.

Разписанието на персонала е вътрешен регулаторен акт на организацията, който значително опростява поддържането на кадрови записи. Въпреки че действащото законодателство не задължава работодателите да попълват този документ, той обикновено се одобрява на етапа на учредяване на компанията. В него се записва цялата кадрова структура на организацията, съставът и броят на служителите, месечната ведомост.

В съответствие с Кодекса на труда изобщо не е необходимо да има щатно разписание. При желание работодателят има право да работи без него, включително имената на длъжностите и заплатите в трудовите договори и заповедите за наемане на служители. Такива документи ще бъдат пълноценни вътрешни разпоредби и нито един инспектор няма да има въпроси за това. Но не всичко е толкова просто с този документ: от съдържанието член 15 от Кодекса на труда на Руската федерацияи част втора член 57 от Кодекса на труда на Руската федерацияот това следва, че ако в условията на трудовия договор е определено, че трудовата функция на работника или служителя е да изпълнява работа на определена длъжност, тази длъжност трябва да отговаря на СР. Следователно графикът в организацията трябва да бъде. Встъпването на служител на длъжност при липса на длъжността му в „персонала“ се счита за нарушение на трудовото законодателство, за което се налага административна отговорност съгласно Изкуство. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация RF. Ето защо ще отделим доста време на този материал и ще разгледаме по-подробно как изглежда таблицата с персонал.

Защо да си съставяш "щаб"

Първият документ е необходим за планиране. В основата си структурата на персонала структурира цялата компания и йерархията в нея. Документът показва колко отдела има организацията, кои ръководни органи са предвидени и коя посока е приоритетна. С подръчна форма на график всеки може лесно да си състави мнение за средния брой служители, за месечните заплати и за вида дейност на компанията.

Въз основа на този местен закон е много удобно да се формира фонд за заплати, да се потвърди валидността на разходите за Федералната данъчна служба, да се изготвят статистически отчети и заявления до службата по заетостта и агенциите за набиране на персонал. Между другото, важно е да запомните, че ако позицията е посочена в SR, тогава тя трябва да бъде заета. Ако има свободно място, но няма служител, службата по заетостта трябва да знае за това. В противен случай, след като узнаят за нарушението, ще бъдат наказани. Това следва от правилата Закон на Руската федерация от 19 април 1991 г. N 1032-1 относно заетостта.

На практика щатната форма е необходима в работата не само за кадрови служители, но и за счетоводители. Той е една от формите, които най-често се изискват при данъчни ревизии, тъй като е основен счетоводен документ.

Кога е разработен и каква информация съдържа

Желателно е в самото начало на дейността на компанията да се разработи и състави щатно разписание. Но ако са пропуснали да одобрят графика, това може да се направи по всяко време от съществуването на бизнеса и да се одобрява отново поне всеки месец. Или направете необходимите промени в вече съществуващ въз основа на специална поръчка.

С решение на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. N 1 беше одобрен единният формуляр Т-3. Въпреки че от 2013 г. този указ стана невалиден и всички образци от него станаха препоръчителни, а не задължителни, SHR обикновено се съставя въз основа на този формуляр. Но компанията има право да промени тази форма въз основа на своите нужди.

Списъкът със задължителната информация, която трябва да бъде включена в този местен акт, е кратък:

  • структурни звена;
  • позиции;
  • информация за броя на щатните звена;
  • служебни заплати;
  • месечна ведомост.

Ако компанията реши да разработи свой собствен формуляр за график, тогава такъв шаблон не трябва да противоречи на изискванията на параграф 2 от член 9 Федерален закон № 402-FZ от 06.12.2011 г„За счетоводството“.

Този вътрешен акт на организация винаги е безличен. В него не са посочени имената и фамилните имена на лица, заемащи определени длъжности. Това означава, че при наемане и уволнение на служители извадката на SHR не се променя по никакъв начин. Но има подчинен на него документ: т.нар. Одобрява се на ниво структурни поделения, като в него могат да фигурират и конкретни лица. Няма унифицирани формуляри и образци за попълване на споразумението, следователно всеки мениджър има право да го състави (или да не изготви) по своя преценка. Ще ви разкажем повече за това как правилно да съставите таблица с персонал за LLC и други организационни форми на юридически лица и как да го приложите, използвайки примери.

Процедурата за приемане на щатното разписание

Документът се съставя от всяко длъжностно лице на организацията, на което са делегирани такива правомощия (ръководител, счетоводител, специалист по човешки ресурси). При съставянето му е задължително да се разчита на нормите на трудовото законодателство и вътрешните актове на компанията, например:

  • Харта;
  • одобрената структура на предприятието (ако има такава);
  • счетоводна политика;
  • професионални стандарти;
  • изчисляване на месечните служебни заплати;
  • други правни и нормативни технически документи.

Понякога преди съставянето на SHR се съставя друг нормативен акт за персонала - структурата на организацията: диаграма на всички отдели, тяхната връзка и подчинение. Тази форма също не е задължителна, но въз основа на нея е по-лесно да се състави SR.

За одобряване на щатното разписание се издава заповед, която се подписва от ръководителя на организацията или друго упълномощено лице. Кръглият печат не е поставен върху този документ, дори ако организацията го използва. SR подписва този, който го е съставил, а в горната лента е необходимо да въведете данните за съответната поръчка и да ги удостоверите с подписа на ръководителя.

Важни нюанси

При определяне на професии и длъжности не трябва да се вземат имената им, както се казва, „от тавана“. Трябва да се придържате към имената, които се съдържат в справочниците за квалификация или одобрените професионални стандарти. Освен това в някои случаи е задължително: в член 57 от Кодекса на труда на Руската федерациясе определя, че ако някакви длъжности, специалности или професии са свързани с предоставяне на компенсации и обезщетения или наличието на противопоказания, тогава имената им трябва стриктно да съвпадат с имената и изискванията от нормативните документи, т.е. професионални стандарти и справочници. Подобни изисквания важат и за специалистите, които имат право на ранно пенсиониране. В този случай трябва да се ръководите от списъци 1 и 2 на индустрии, работни места, професии и показатели, които ви дават право на преференциално пенсионно осигуряване ( Постановление на Кабинета на министрите на СССР от 26 януари 1991 г. N 10и Постановление на Министерския съвет на СССР от 22.08.1956 N 1173). Ако тези изисквания бъдат пренебрегнати, тогава служител, който има действително измислена професия, посочена в трудовата му книжка, ще има проблеми при кандидатстване за пенсия. И вписванията в труда се правят само в съответствие с щатното разписание и реда за наемане на работа.

Друга трудност възниква, когато е необходимо да се посочи не професия или длъжност, а конкретен вид работа във формата SR. Този въпрос не е уреден със закон, но на практика работодателите често са принудени да посочат вида работа, за да не получат проблеми при потвърждаване на намаляване на персонала или броя на служителите. Това е необходимо, когато организацията има такива позиции. В този случай използвайте Процедурата за използване на унифицирани форми на първична счетоводна документация, одобрена с Указ на Държавния статистически комитет на Русия от 24 март 1999 г. N 20. Този документ гласи, че ръководството на организацията има право да издава заповед (инструкция) и в нея посочват всички допълнителни реквизити за вписване във формуляр Т-3. Ако организацията използва само видове работа и броят на служителите е малък, SHR може да бъде пропуснат.

Свободни професии

Друга трудност, с която се сблъскват служителите по персонала при съставянето на HR по модела на формуляра T-3, е свързана с фрийлансърите: тези, които си сътрудничат с организацията въз основа на гражданскоправни договори. На тях в сила член 11 от Кодекса на труда на Руската федерацияне се прилага нито трудовото законодателство, нито други актове, съдържащи трудовоправни норми. Следователно те нямат нищо общо със ShR, тъй като извършват еднократна работа. На практика фрийлансърите понякога включват работници, които са наети въз основа на трудов договор и извършват определен вид работа. Ако работодателят не е издал заповед и не е включил такава работа в SR, възниква особен инцидент: няма длъжност, но има служител. Желателно е да се избягват подобни ситуации.

Как да направите промени

Смяната на персонала винаги става въз основа на заповед. Тези изменения са свързани със:

  • с изключване на свободни работни места поради организационни промени в работата на компанията;
  • въвеждане на нови кадрови позиции при необходимост за разширяване на бизнеса;
  • намаляване на щатните единици, свързано с намаляване на броя или персонала;
  • промени в заплатите;
  • преименуване на подразделения, наименования на структурни звена и др.

Позволено е да се правят промени в текущата форма на SHR или просто да се одобри нов документ въз основа на стария модел. И в двата случая ще са необходими документи и свързани документи. Освен това трябва стриктно да се спазват законовите изисквания. Например при намаляване на броя на служителите е необходимо да се издаде заповед за изключване на определени длъжности от щатното разписание и да се въведе в действие нов график, като се спазват изискванията Член 180 от Кодекса на труда на Руската федерация. Този член определя задължението на работодателя да уведоми за намалението най-малко два месеца предварително. Датата на влизане в сила на актуализирания СР със заети длъжности е не по-рано от два месеца след издаване на заповедта за извършване на промени (например датата на издаване на заповедта за извършване на промени е 15.11.2019 г., а промените трябва да влязат в сила не по-рано от 16.01.2010 г.). Ако промените се отнасят до свободни работни места, този период може да не продължи.

По същия начин при промяна на заплатите е необходимо да се спазват изискванията член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който промяна на условията на трудов договор по инициатива на работодателя се допуска само ако е резултат от промяна в организационните или технологичните условия на труд. Необходимо е също така да се уведомят всички служители, чиито заплати ще бъдат променени не по-късно от два месеца предварително.

Попълване на формуляр Т-3

Помислете за извадка за попълване на щатната таблица във формата T-3 на строителна организация, в която има 11 щатни единици.

Примерът за персонал, показан като илюстрация, е приблизителен в документа включете, ако е наличнообособени поделения, клонове и други структурни звена на дружеството.

От статията ще научите:

Според закона не е необходимо всяка година да се утвърждава ново щатно разписание. Но обикновено през декември преразглеждат фонда за заплати, въвеждат нови ставки или премахват ненужните. Поради това повечето работодатели ще приемат нова версия на щатното разписание за 2018 г.

Основното неудобство на този документ е, че не е персонализиран и е невъзможно да се види реалната картина на служителите, които заемат определена длъжност. За да направите това, имате нужда от редовна подредба. Подготвили сме за вас електронна таблица в Excel, която ще подхожда на повечето компании. Ще ви помогне да разберете кой на каква позиция е, колко свободни работни места има във фирмата и каква заплата всъщност плащате.

Как да работим с редовна уговорка

Въведете действителната заплата на служителя. Подредбата е подредена по такъв начин, че заплатата на служителите трябва да бъде еднаква. Коригирането на заплатите с помощта на вилки за заплати е опасен път, който не препоръчваме (прочетете повече в края на статията). Вместо това можете да разделите заплатите на служителите, като използвате системата за надбавки. Посочете минималната и максималната сума, която се приема във вашата компания, и размера, който е одобрен за този служител. Таблицата ще изчисли общата сума, дължима на служителя. Ако имате сложна система от надбавки, тогава можете да предпишете допълнителни плащания, има специални колони за това. Ако не ги попълните, таблицата ще изчисли заплатата, без да ги вземе предвид. Друго споразумение може да вземе предвид регионалните коефициенти и процентните надбавки. Добавете стойности към съответните полета и тя сумира.

Включете бонусите на служителите. В редовното подреждане можете да посочите четири типа премии: месечни, тримесечни, полугодишни и годишни. Таблицата ще покаже общата сума за оценка на бюджета на служител. Ако не ви трябва, има колона, която ще показва само месечната сума, която получава служителят.

Проверете дали FOT е превишена. За всяка позиция посочете максималната сума, която един служител може да получи на месец. Ако, като се вземат предвид всички допълнителни плащания и надбавки, реалната сума надвишава планираната, таблицата ще я подчертае в червено. Друга удобна функция: в последната клетка таблицата ще покаже сумата на ръка минус данък върху доходите на физическите лица. Това ще ви позволи да не търсите калкулатор, ако служител дойде да разбере колко след данъци трябва да получи.

Как да генерирате таблица с персонал въз основа на персонала

Масата ще ви спести от двойна работа и сама ще прехвърли всичко, което се изисква от закона, в унифицирана форма. В раздела „формуляр HR“ има бутон, като щракнете върху който ще получите попълнена версия на щатното разписание. Остава само да отпечатате и подпишете с директора. Почти всички кадрови служители съставят щатното разписание съгласно унифицирания формуляр № Т-3. Не се отклонихме от това правило, но като се има предвид, че формата не се изисква от закона, направихме корекции в нея, за да я направим по-удобна.

Премахнахме кодовете OKUD и OKPO. Имаха значение кога документите са архивирани, сега компанията се идентифицира основно по TIN. Ако работодателят не попълни или изтрие тази графа, той няма да има проблеми. Освен това променихме лентата за одобрение, което изискваше одобрение на щатното разписание по поръчка. Нека директорът директно постави подписа си. Това елиминира необходимостта от писане на нова поръчка за промяна всеки път. За да избегнете въпроси, одобрете формуляра с отделна поръчка (образец ).

Какво е важно да проверите в таблицата с персонала

Сега, по отношение на формалните изисквания за персонал. В пример 2 по-долу сме посочили точките на прекъсване, които трябва да проверите във вашия документ, в случай че инспекторът провери. Но първо, нека разгледаме две от най-често срещаните грешки.

Образец 2. Как да попълним правилно щатното разписание

Уверете се, че заплатите на служителите не са по-ниски от минималната работна заплата. Често в списъка на персонала можете да намерите числа, които са под минималната лента, определена от държавата (член 133 от Кодекса на труда на Руската федерация). Това е грешка, за която ще бъдете глобени. Можете да зададете заплата по-малка от минималната работна заплата, но тогава трябва да регистрирате надбавки и надбавки, така че общият размер да е по-голям или равен на минималната работна заплата. Изключение правят северните надбавки, те вече се начисляват върху минималната работна заплата (раздел 1 от Прегледа на съдебната практика на Върховния съд на Руската федерация за третото тримесечие на 2013 г., одобрен от Президиума на Върховния съд на Руската федерация). Руската федерация на 5 февруари 2014 г.). През 2017 г. минималната работна заплата в страната ще бъде увеличена не от 1 януари, а от 1 юли. Все пак проверете минималната заплата във вашия регион на уебсайта kdelo.ru/mrot.

Ако заплатата на нископлатените служители не отговаря на минималната работна заплата, кажете на директора, че трябва да увеличат заплатата си. Достатъчно е да се издаде заповед за това (части трета, четвърта от член 133 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако това не е възможно, прехвърлете такива служители с тяхно съгласие към част от тарифата.

Не оставяйте вилици на заплатите в таблицата с персонала

Вместо конкретна цифра на заплатата, щатното разписание често предписва минималните и максималните суми, например 20 000–40 000. Разликата в заплатите е оправдана, ако служителите имат различен трудов стаж, квалификация, задължения и др. (част първа, член 132 от Кодекса на труда на Руската федерация) 1 . В същото време местният акт трябва да отразява, във връзка с което компанията изплаща определена заплата. В противен случай съдът ще признае вилиците за дискриминация и ще задължи да компенсира разликата в заплатите (член 3, 236 от Кодекса на труда на Руската федерация). Приемливо е да се оставят вили в заплатите, но това не е безопасен начин. Инспекторът определено ще обърне внимание на това. По-добре е да използвате надбавки или префикси към позиции (младши, старши и др.).

Нормативна база

Важни констатации

Създайте таблица с персонал в унифицирана форма или използвайте своя собствена. Премахнете от формуляра всичко, което не ви е необходимо, оставете само данните, изисквани от закона.

Не оставяйте вили в заплатите, за да не привличате вниманието на инспекторите. Уверете се, че планираната ви минимална заплата е равна или надвишава регионалната ви минимална заплата.

За да разберете какви професии съществуват и колко получават служителите, заети в тях, трябва да погледнете таблицата с персонала. Този документ е един от основните в предприятието, той фиксира не само заплатата, но и броя на служителите, необходими за дейността. Поради важността на документа съставяме щатното разписание за 2019 г. в съответствие с всички правила.

Персоналната таблица във форма T-3 е местен регулаторен акт, който определя неговата организационна структура в предприятието.

Както и списък на професиите, които съществуват във фирмата, посочващ броя на хората, необходими за дейността. Всъщност документът се състои изцяло от таблица, където данните са групирани по отдели.

Заплатата в него се отразява за календарния месец, с декодиране на съставните му части. Въз основа на тези показатели се определят разходите на компанията за привличане на наемна работна ръка, изготвят се различни планове и се вземат най-важните решения в областта на управлението на компанията.

Персоналната таблица се ръководи при въвеждане на данни в служителите - това споразумение трябва да съдържа наименованието на професията на служителя, съответстващо на строго одобреното щатно разписание, както и определена заплата.

Въз основа на този документ специалист по персонал може също да определи наличието на свободни работни места. За да направят това, те трябва да сравнят информацията от таблицата с персонала с действителния брой наети служители. Ако в предприятието има нужда, инспекторът по човешки ресурси подава заявление до службата по заетостта.

Внимание!Законодателството не фиксира този местен акт като част от задължителните стандарти, които трябва да има във всяка компания. Ако обаче предприятието реши да изпълни процедурите, установени от държавата (например уволнение поради съкращаване на персонала), тогава трябва да съществува щатното разписание.

Освен това други местни актове на дружеството могат да предвиждат задължителното му присъствие в дружеството. Това се отнася преди всичко за тях. Освен това необходимостта от наличието на щатно разписание в предприятието може да се установи чрез връзка в трудовия договор със служителя към него.

В същото време всеки мениджър трябва да помни, че неговата компания може да носи отговорност не за липсата на щат, а за неправилното му изпълнение.

LLC и IP - кой трябва да съставлява персонала?

Кодексът на труда на Руската федерация, по отношение на регулирането на задължителните условия, установява необходимостта професията, посочена в договора, и съответстващата му заплата да съответстват на щатното разписание на стопанския субект.

От това можем да заключим, че персоналът трябва да е във фирма или предприемач, ако имат трудови договори.

По този начин, ако индивидуален предприемач работи самостоятелно без участието на наети служители, той не трябва да съставя таблица с персонал. Участието на изпълнители по граждански договори също няма да изисква изпълнението на този местен акт.

LLC и други форми на организация на юридическо лице, които имат поне споразумение с директора на компанията, вече трябва да разработят и използват таблицата с персонал.

Създаването на персонална таблица в компаниите се поверява главно на специалисти от кадрова фирма, които извършват редица мерки за определяне на разходите за труд за всяка професия, посочена в този закон. Въз основа на констатациите се определя необходимият брой служители, за да може предприятието да извършва дейността си.

Ако броят на служителите в предприятието е незначителен, това задължение може да бъде възложено на счетоводител, икономист, адвокат или на самия мениджър.

Изисквания за документи

Законодателството не изисква специални правила по отношение на щатното разписание, освен че посочените в него длъжности или професии трябва да съответстват на длъжностите и професиите, които работодателят записва в трудовите договори, съставени с всеки служител.

  • Препоръчително е да се придържате към формуляра за персонал, който е установен от Росстат (формуляр Т-3).
  • Местният акт следва да бъде одобрен със заповед на ръководителя.
  • Разрешено е съставянето на щатно разписание на няколко листа, като не е необходимо да ги завързвате и подпечатвате с подпис и печат. Можете просто да закрепите листовете с кламер.
  • В някои ситуации професиите, отразени в щатното разписание, трябва задължително да съответстват на указателите на професиите и длъжностите, като в допълнение към името трябва да бъдат отразени и техните кодове в документите (например наличието на професии с опасни и вредни фактори).
  • Наличието на фирмен печат в щатното разписание не е задължително.
  • При промяна на щатното разписание, ако те са незначителни, можете просто да издадете заповед за тези корекции и да оставите самото разпределение на персонала, както беше.

След това се поставя номерът на текущия персонал. Тя трябва да бъде възложена въз основа на броя на документите, които са били използвани преди това през тази година. До него е датата, на която е съставен този график.

Следва датата, на която документът става валиден. Тя може да бъде подобна на датата на компилация или да дойде по-късно. Недопустимо е обаче денят на започване на действието да е по-ранен от деня на издаване на документа.

Вдясно от това поле има колони, в които се записва информация за заповедта, която е одобрила документа (нейния номер и дата), както и общия брой щатни единици в него.

Самият документ изглежда като голяма маса.

Броя таблици "Структурна единица"трябва да съдържа наименованието на отдела, съгласно разработената организационна структура. В случай, че заедно с писменото обозначение на отдела е въведено и цифрово обозначение, то трябва да бъде посочено в следващата колона.

По правило кодът се формира от цифри или първите букви на името на отдела. Ако обаче компанията има няколко клона или отделни поделения, тогава кодът на града, кодът на региона и т.н. също може да бъде включен в кода на отдела.

AT колона "Позиция"е необходимо да се запишат заглавието на позициите, които присъстват във фирмата. Много е важно структурата на документа да бъде подредена по такъв начин, че след посочване на името на единицата в предишната колона, позициите, включени в него, са изброени в колона.

Препоръчително е при определяне на имената на позициите да се ръководите от справочника на OKPDTR. Но за търговските дружества това правило не е задължително. В същото време от бюджетните институции се изисква да въвеждат позиции в щатния списък само от тази директория и допълнително да посочат категорията или класа на служителя.

Важно!Търговското дружество е длъжно да посочи категорията и класа на тези позиции, които са вредни или опасни. Този факт е важен при установяване на преференциален трудов стаж и времето на ранно пенсиониране.

AT колона "Брой щатни единици"въвежда се броят на служителите, които ще бъдат наети за тази позиция. Ако предвижда и приемане на работници на непълно работно време, тогава техният брой се записва в дробен израз, съответстващ на размера на дължимата ставка - например 0,5.

AT колона "Заплата"се записва заплатата, която служителят ще получава, докато работи на тази позиция. Трябва да се помни, че точно същата заплата е записана в трудовия договор със служителя.

Вие също трябва да имате предвид:

  • Ако в предприятието или във връзка с тази позиция е приета форма на плащане на парче, тогава в тази колона се записва сумата на печалбата, получена чрез умножаване на тарифната ставка по обема на произведените продукти на месец.
  • Ако за тази позиция е въведена почасова заплата, тогава в тази колона можете да запишете размера на заплатите за един час. След това в същия ред, но в колоната "Забележка", трябва да посочите - "Почасово заплащане", както и да направите препратка към административния документ, установил тази функция.

Следват няколко колони, обединени от една подзаглавие "Доплащания". Тук трябва да запишете информация за различни поощрителни плащания, ако има такива и установени от Правилника за заплатата, Правилника за бонусите или други вътрешни актове. Размерът на премията може да се запише не само като фиксирана сума, но и като процент, коефициент и др.

В колона "Общо" се записва общият фонд работна заплата за тази позиция. Изчислява се като умножение на заплатата по броя на щатните позиции.

AT колона "Забележка"изискват се различни обяснителни бележки. Например, ако към момента на регистриране на нова таблица с персонал има свободно място за която и да е позиция, тогава този факт трябва да бъде отразен в тази колона.

Съставянето на документа завършва с преброяване и посочване на общия брой на щатните единици и общия фонд за заплати.

След това напълно изготвеният документ трябва да бъде подписан от главния счетоводител и служителя по персонала, отговорен за неговото изпълнение.

Процедурата за утвърждаване на щатното разписание

Стъпка 1. Проектирайте документа

На първо място е необходимо да се идентифицират всички нужди на организацията в щатни звена, за да се изготви предложена за разглеждане форма на персонал.

Ако в компанията е прието, че всяка година номерирането на всички значими документи започва отначало, тогава можете да номерирате таблицата с персонал по същия принцип. Освен това, това ще бъде най-целесъобразно, ако промените в персонала всяка година са масови - това ще ви спести от голям брой документи в бъдеще.

Внимание!Ако влезе в сила нова таблица с персонал, тогава е препоръчително да се включи клауза за премахването на старата, която дотогава се ръководеше от службата за персонал.

Стъпка 3. Запознайте служителите на компанията с приетия документ

Всички служители, приети във фирмата, трябва да са запознати с действащите в нея местни разпоредби, които засягат трудовата дейност. Този документ не засяга пряко трудовата дейност и според Rostrud не е необходимо служителите да се запознават с него.

Внимание!Ако в трудовия договор или колективния договор заплатата на служителите се определя въз основа на одобреното от компанията щатно разписание, тогава всички служители трябва да бъдат запознати с него. За това можете да кандидатствате.

Процедурата за извършване на промени в щатното разписание

Този документ трябва да бъде актуален през цялото време. Тъй като държавата периодично се изисква по време на проверки от държавни органи, е необходимо всички промени, които възникват в нея, да се правят своевременно.

Процедурата за извършване на промени в таблицата с персонала ще зависи пряко от това колко промени трябва да бъдат отразени в документа:

  • Ако има голям брой от тях, тогава е по-лесно напълно да отмените старото щатно разписание и да приложите нов документ, който отчита всички необходими промени.
  • Ако броят на промените, които трябва да се направят в персонала, е малък, тогава е най-добре отговорният служител да изготви заповед за извършване на промени в щатното разписание.

Обикновено могат да се разграничат следните ситуации, в които трябва да направите промени в документа:

  • Създаване на нови отдели или подразделения;
  • Организиране на нови позиции;
  • Промяна на заглавието на съществуващите позиции;
  • Промени в заплатата или ставките на служителите;
  • Закриване на отдел, подразделение, щатно звено.

Ако промяната в персонала води до промяна в условията на труд на служител (промяна в заплатата, длъжността и т.н.), тогава е задължително предварително да получите писмено съгласие от него. И след като новият документ влезе в сила, се съставя допълнително споразумение със служителя към договора, което отчита всички направени промени.

С новата заповед трябва да запознаете всички онези служители, които ще продължат да обработват необходимите документи. Можете също да добавите към списъка за запознаване онези служители, които ще бъдат пряко засегнати от направените промени.

Ако заповедта въвежда нови позиции, тогава трябва да посочите тяхното име, както и колко персонални единици се организират. Този документ се приема незабавно, ако не засяга интересите на някой от вече наетите служители.

Внимание!Ако броят на единиците се намалява, тогава в съставения документ е необходимо да се запише името, броят на изтеглените щатни единици и датата на влизане в сила на заповедта. В същото време трябва да се помни, че процесът на намаляване е дълъг процес, при който е необходимо да се уведомят както самите служители, така и компетентните органи навреме.

Срокът за предизвестие може да бъде 2-3 месеца, в зависимост от броя на хората, които са съкратени. Също така законът определя видовете служители, които не могат да бъдат уволнени.

Периодичност на изготвяне на документите и срокове на съхранение

Обикновено щатното разписание се съставя за период от една година и е валидно за целия период. Ако обаче организацията е малка и движението на персонал в нея е много рядко, можете да приемете този документ за няколко години предварително.

След като бъдат направени промени в щатното разписание, предишният документ престава да е валиден и губи правната си сила. Въпреки това, той трябва да се съхранява в предприятието още известен период, следователно, както обикновено, проверките засягат няколко предишни периода. И това обикновено е до 2-3 години.

Внимание!Има правило, че невалидните кадри трябва да се архивират още поне 3 години от датата на приключване на акцията. Същото правило важи и за документи, с помощта на които са направени промени в щатното разписание.