Изисквания към формите на административни документи. В какви случаи е подходящо да се използват формуляри на длъжностни лица? Надлъжна бланка на длъжностно лице

ВЪВЕДЕНИЕ........... .............................................................................................2

ГЛАВА 1 ДОКУМЕНТ ФОРМУЛЯР ................................................ ........................четири

1.1 Малко история.................................................. .. .................................четири

1.2 Какво е форма, нейното предназначение . ...................................................5

ГЛАВА 2 ВИДОВЕ ФОРМУЛЯРИ ........................................ .. ................................7

2.1 Основни видове дизайн .................................................. ........................ 7

ГЛАВА 3 КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИТЕ .................................................. ...................10

3.1 Обща форма ................................................. ................................................................ .десет

3.2 Форма на писмото.................................................. ...................................13

3.3 Празно специфичен типдокумент................................................ .17

3.4 Надлъжна форма на документа................................................ ........... двадесет

3.5 Заготовка за ъгли ............................................... .................................................... 22

3.6 Форма на организацията ................................................. .. ......................24

3.7 Празно структурна единица..............................................25

3.8 Формуляр на длъжностно лице ......................................... ........................ 26

ГЛАВА 4. Основните проблеми при проектирането на формуляри (на примера на конкретна институция) .............................. ........ 26

4.1 Примери за набор от някои елементи от формата ........................................ ........ 28

4.2 Настройка на размера на хартията.................................................. ................................28

4.3 Задаване на размерите на маржовете.................................................. ........................................29

4.4 вмъкване на фирменото лого................................................ .........................................тридесет

4.5 набор от детайли на формуляра .............................................. ........................31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ..................................................... ................................................. 35

СПИСЪК НА ИЗПОЛЗВАНАТА ЛИТЕРАТУРА........................................................ ...................37

ПРИЛОЖЕНИЯ.................................................. ........................................................ 39

„Форма на документа. Видове формуляри. Основните проблеми при проектирането на формуляри (на примера на конкретна институция)»- една от най-важните и актуални теми днес.

УместностПроучването се крие във факта, че по-голямата част от организационните и административни документи: писма, удостоверения, протоколи, заповеди, заповеди, правилници, инструкции и др. – трябва да бъдат създадени върху празни документи.

При разработването на формуляри на документи и тяхното по-нататъшно производство трябва да се помни, че основните изисквания за формулярите на документи са установени от GOST R 6.30-2003 "Единни системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документация." Трябва да се спазват разпоредбите на този GOST. Така например, в съответствие с GOST R 6.30-2003, хартията, използвана за производството на формуляри, трябва да бъде бял цвятили в изключителни случаи слабо оцветени в светли цветове.

Въпреки факта, че при разработването на формуляри е необходимо да се спазват разпоредбите на GOST R 6.30-2003, изискванията за формуляри на документи могат да бъдат посочени в административните документи на организацията, инструкциите за работа в офиса и правилата за обработка на документи. Основното е, че тези изисквания не противоречат на стандарта.

Тази тема е доста подробна. осветенив научни трудовеследните автори:

Уместността на моето изследване определи целта и задачите на работата:

Цел на изследването- прегледайте темата « Форма на документа. Видове формуляри. Основните проблеми при проектирането на формуляри (на примера на конкретна институция).

За постигане на целта е необходимо да се реши следното задачи :

1. Въз основа на анализа на чуждестранна и местна литература, монографични източници, да се проучи понятието форма на документ

2. Анализирайте структурата на формуляра

3. Помислете за видовете формуляри

4. Идентифицирайте и анализирайте особеностите на производството на формуляри

5. Въз основа на проучването направете изводи и направете препоръки за работа

За да разкрием поставената цел и задачи, следното структура на обучението: работата се състои от въведение, глави, заключение, списък с литература. Заглавията на главите отразяват тяхното съдържание.

Формуляр- е вид печатни продукти, представени под формата на стандартен лист хартия с формат А4, с възпроизведена на него постоянна информация на документа и място, запазено за променлива информация. Формулярът е предназначен за последващо попълване, за целта върху него има празни места, за последващо въвеждане на информация там (ръчно, на печатна машина, на компютър). Повечето от документите на всяко предприятие се съставят върху формулярите. Съществуват така наречените формуляри за строга отчетност, съдържащи номер (понякога поредица), регистриран по един от установените начини, със специален режим на използване.

Съгласно GOST 6.39 - 72 се установяват два основни типа формуляри: общ формуляр (за обработка на заповеди, протоколи, актове и др.) и формуляр на писмо.

Бланка - бланка с фирмени атрибути на организацията, която е визитната картичка на предприятието. Обичайният формат на бланка е A4, но в отделни случаибланки се произвеждат в по-малки или по-големи формати.

Бланката е лист хартия, обикновено А4 или по-малък, съдържащ елементи на корпоративна идентичност или информация с постоянен характер (например фактури). Всяка форма е предназначена за последващо попълване и като правило се изпраща навън. Това задължава фирмата да третира формулярите като представителни продукти. Оказва се, че формуляра е вид визитна картичка на вашата фирма. Безвкусно проектираната форма може да създаде негативно впечатление за вашата компания, така че е по-добре да поверите създаването й на дизайнер.

Бланката, проектирана от професионалисти, може не само да съдържа текст и да предоставя информация за контакт, но и да отразява вида дейност на компанията и нейното жизнено кредо, както и да гарантира разпознаване на компанията и нейните продукти при последващи рекламни контакти с потребителя. . Това трябва да създаде положителен имидж на вашата компания сред потребителите. Визуалното впечатление, което крещящата бланка прави на клиента на компанията, може да бъде по-силно от това при телефонен разговор с мениджър. Отрицателно впечатление може да се постигне при неумело използване на следните компоненти: фирмено оформление, използване на графични елементи на фирмена идентичност, фирмени цветове. Въпреки това, с помощта на същите тези компоненти, заедно със създаването на фирмени шрифтове, избора на специални видове хартия и удобното представяне на информацията, компетентните дизайнери ще ви помогнат да впечатлите точно обратното.

Форми на представителен клас. Формулярът съдържа елементи на фирмена идентичност, като лого, фирмени шрифтове и друга информация с постоянен характер, като например: име на Компанията, данни, информация за контакт. Бланката е предназначена за последващо попълване, поради което по правило има стандартен размер– А4 или А5.

Формулярите се отпечатват на офсетова, покрита или специална празна хартия.

Отпечатването на бланки е възможно с всякакъв цвят, от черно-бял до пълноцветен, както и с ефекта на "воден знак". Благодарение на предоставената услуга за персонализиране на рекламни и печатни продукти е възможно да се изработят бланки с номерация.

Формулярите са от следните видове:

Транспортна документация

Счетоводна документация

Сметки, фактури

Пътни листове

Парични преводи

Митнически декларации

Разписки за продажба

Многослойни формуляри (включително стриктно отчитане)

Картички

Застрахователни полици, известия за злополуки

Застрахователни ваучери

Правила за пътуващите в чужбина

Авиационни билети

Билети за влак

Въздушни товарителници и други многослойни документи

Формуляри за разрешителни лицензи

Форми на типови договори

Специални билети с фина графика и микропечат

Бизнес формуляри на самокопираща хартия

(произведен от немски фирми Koehler, Zanders)

Формуляр А7 разписки

Удостоверения за преглед, допълнителни споразумения, формуляри

08 - наименование на организацията;

14 - мястото на съставяне или публикуване на документа.

В зависимост от местоположението на детайлите се инсталират две опции за формуляри:

ъглова

Ориз. 1. Разположение на детайлите (ъглова версия) на общата форма (размерите са в милиметри)

надлъжна

Ориз. 2. Разположение на детайлите (надлъжна версия) на общата форма (размерите са в милиметри)

фирмен формуляр;

форма на структурната единица;

официална форма.

В зависимост от вида на документа формулярите се делят на: 3

обща форма;

бланка;

форма на определен вид документ (с изключение на писмо)

Обща форма на организационно-административен документ може да бъде съставена за организация, структурно звено и длъжностно лице.

3. Класификация на формите

3.1 Обща форма

Общата форма се използва за производството на всякакви видове документи, с изключение на писма. един

Общата форма, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва подробности:

01 - Национална емблема Руска федерация(02 - герб на съставно образувание на Руската федерация (02 - герб на съставно образувание на Руската федерация или 03 - емблема на организация или търговска марка (марка на услуга));
08 - наименование на организацията;
14 - мястото на съставяне или публикуване на документа. 2

Забележка: беше допусната грешка в клауза 4.7 от GOST 6.30-2003: атрибутът "Дата на документа" беше погрешно назован сред детайлите на общия формуляр, докато във формуляра са посочени само знаци за поставяне на датата.

Помислете как се проектират формуляри в Можайския полиграфски завод

Проектирането на електронна форма включва редица последователни операции:

4.2 настройка на размера на хартията;

У нас за официални документи се използват форматите от серия А, приети от Международната организация по стандартизация.

В зависимост от формата на хартията се задават и полета (разстоянието от границата на текста до ръба на листа хартия).

AT компютърни програми, дори локализиран (на руски), като настройки по подразбиране, размери на хартията и размери на полетата, които не отговарят на вътрешните стандарти.

За да зададете размери и полета на хартията в MS Word, направете следното в диалоговия прозорец Настройка на страницата:

Сервизно меню

Опции за команди

Раздел Общи (изберете мерната единица Сантиметри от списъка)

Меню "Файл".

Команда за настройка на страницата

Раздел за размер на хартията (задайте размер A4 на 210 x 297 mm)

Натиснете OK

4.3 задаване на размера на полетата;

След като зададете размера на хартията, трябва да определите полетата на документите, като извикате диалоговия прозорец Настройка на страницата:

Меню "Файл".

Команда за настройка на страницата

Раздел Margins – задайте следните размери на полета:

ляво поле - 3,5 см

дясно поле - 1 см

отгоре - 2см

отдолу - 2 см. Натиснете OK

С натискане на бутона „По подразбиране“, тези настройки на страницата се присвояват на всички документи, създадени в бъдеще, освен ако други параметри не са зададени директно от потребителя.

4.4 вмъкване на фирменото лого;

Институции, организации, фирми често поставят своето лого върху бланка. По правило това е символично графично изображение, което отразява посоката на организацията, предприятието, фирмата. Емблемата подобрява естетическия вид на формата, но не замества името на организацията.

Изображението на емблемата се поставя в горното поле на формуляра (в областта на заглавката) над средата на името на организацията (при надлъжна форма емблемата се поставя в средата на горното поле, а с ъглова форма, тя е центрирана по отношение на името на организацията).

За да поставите емблема, направете следното:

Вмъкване на меню

Снимки за рисуване на екип

Щракнете върху Поставяне

За да посочите точния размер на картината, използвайте диалоговия прозорец Форматиране на картина, извикан от контекстното меню:

Команда Формат на картината

Размер на раздела

спрямо оригиналния размер – премахнете отметката от полето Размер и завъртане:

височина -1,5см

ширина -1,5 см. Натиснете OK

За да центрираме емблемата, ние също извикваме диалоговия прозорец Форматиране на картина от контекстното меню, задаваме следните индикатори:

Команда Формат на картината

Раздел Позиция

Позиция на полето на страницата:

хоризонтално - от полето 3 см (заготовка с въглен бр.)

хоризонтално - от полето 7,5 см (форма с изд. бр.)

вертикално - от страница 0,57 см (за всички формуляри) Поле над текста - оставете квадратчето за отметка

Натиснете OK

4.5 набор от формуляри.

Формулярите с ъглов печат могат да бъдат центрирани и флаг подреждане на детайли.

За да създадете бланка с ъглов печат, ще ви е необходима допълнителната лента с инструменти Shapes:

Команда на лентата с инструменти

Изберете лентата с инструменти Forms - квадратче за отметка

Започваме набора от детайли от лявото поле.

Специално внимание ще обърнем на комплекта от шаблонни части на бланка.

Елементите на частите на шаблона се изпълняват с помощта на панела за форматиране, разположен на панела, а също така е възможно и от клавиатурата с помощта на

Шаблонна част за датата и номера на изходящия документ:

Задайте позицията на раздела на хоризонталната линийка - 2,5 см и 7 см (чрез щракване върху левия бутон на мишката)

Поставяме номера на знака (комбинация от клавиши

В лентата за форматиране щракнете върху или

Извършете табулиране с клавиша Tab.

В лентата за форматиране изключете или

Задайте позицията на раздела на хоризонталната линийка - 4 см и 7 см (чрез щракване върху левия бутон на мишката)

Пишем на No.

В лентата за форматиране щракнете върху или

Извършете табулиране с клавиша Tab.

В лентата за форматиране изключете или

В лентата за форматиране щракнете върху или

Извършете табулиране с клавиша Tab.

В лентата за форматиране изключете или

След като се запознаете с този вариант на набор от шаблонни части на формуляр за букви, в бъдеще ще бъде възможно да използвате опцията за въвеждане от лявото поле, последвано от разтягане, когато курсорът се постави в началото или края на всяко част и желаната настройка на раздела на хоризонталната линийка.

След като избрахме въведените детайли на печата, ще го въведем в рамката. В лентата с инструменти Shapes изберете иконата Insert Frame. Въведените данни в рамката ще приемат следната форма.

Задайте параметри на рамката: (вижте 1.2.4.5. Стъпка 2*0*) Меню Формат или контекстно меню Формат на рамката

Поле за обвиване на текст - наоколо

Размер на полето:

Ширина - точно 7,3 см

Височина - Хоризонтално автоматично поле:

позиция - 3,5 спрямо страницата

разстояние от текста – 0,7 см Вертикално поле:

позиция - 2 см спрямо Страницата

разстояние от текст - 0 см

Задайте поле за обвързване - поставете отметка в квадратчето

Натиснете OK

За да предотвратите видимостта на рамката при печат, премахнете рамката:

Меню за форматиране или контекстно меню Форматиране на рамка

Командата Граници и засенчване

Раздел "Граница".

Поле Приложи към – рамка

Тип поле - бр

Натиснете OK

Формулярът придава на информацията официален характер. Използването на формуляри значително ускорява процеса на създаване на документ (поради наличието на постоянна информация), намалява разходите за труд за съставяне, опростява възприемането на информацията и подобрява културата на управленска работа.

Върху формулярите се прави само първата страница на документа, за направата на всички следващи страници се използват стандартни листове хартия.

Стандартът позволява изработването на формуляри по типографски начин, като се използват средствата за оперативен печат или използването на формуляр на формуляр, създаден от компютър.(За формуляри с герб на Руската федерация - задължително). Разпределете се последните временапрактиката на отпечатване на формуляри от компютър е рационална за малки организации, където не се създават голям брой документи. Компютърната форма на формуляра може лесно да се промени чрез промяна на референтните данни за организацията (адрес, телефон, факс, банкова сметка и др.). Този метод на използване на формуляра е икономичен, тъй като няма ситуации, когато е необходимо да се унищожи завършеното обръщение на формуляри. Но трябва да се помни, че е доста лесно да се възпроизвежда такава форма (т.е. да се фалшифицира документ).

Формулярът, съдържащ детайлите, характеризиращи организацията-автор (нейното име, дата и място на създаване, регистрационен номер), също оказа влияние върху дизайна на вътрешните документи на организацията. За своя дизайн те започнаха да използват едни и същи детайли, повтаряйки тяхната композиция и подредба дори в случаите, когато документът е създаден на ръка (заявление, обяснителна бележка).

Целта на формуляра е да потвърди официалния характер на документа, който е създаден върху него, и да характеризира организацията автор. В същото време спазването на общоприетите норми, залегнали във вътрешни или международни стандарти, не само улеснява дизайна на формуляра, но и предоставя представителни функции, характеризиращи организацията на нейните кореспонденти.

В тази статия темата беше „Форма на документа. Видове формуляри. Основните проблеми при проектирането на формуляри (на примера на конкретна институция).В работата си се опитах да характеризирам печатната продукция от типа „Празно“. За да покажете какви форми има, видовете им дизайн и структурата на тяхното създаване, като използвате примера на предприятието Mozhaisk Polygraph Plant.

Повечето организационни и административни документи: писма, удостоверения, протоколи, заповеди, заповеди, правилници, инструкции и др. – трябва да бъдат създадени върху празни документи.

Концепцията за формуляр е напълно приложима само за хартиени документи, но при автоматизиране на работата в офиса се практикува създаване на електронни файлове, съдържащи електронни изображения на формуляри, чието използване или попълване ви позволява да създавате законно пълни документи, които отговарят на съвременните правила и актуални хартиени формуляри.

Всяка организация има право да решава сама за метода на производство на формуляри, тоест формуляри могат да бъдат отпечатани по типографски начин, чрез оперативен печат или компютърна технология директно по време на производството на документ. Изключение правят формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация, който в съответствие с Постановление на правителството на Руската федерация от 27 декември 1995 г. № 1268 „За рационализиране на производството, използването, съхранението и унищожаването на печати и формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация" трябва да се изработват само от печатарски и печатарски предприятия, които имат лицензи за съответния вид дейност и сертификати за наличието на технически и технологични възможности за производство на определен вид продукт с подходящо ниво на качество.

Библиография

1. GOST R 6.30-2003. Единни документационни системи. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация. - Вход. 2003-07-01. - М .: Госстандарт на Русия: Издателство на стандартите, 2003. - Точка 4.7.

2. GOST R 6.30-2003. Единни документационни системи. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация. - Вход. 2003-07-01. - М .: Госстандарт на Русия: Издателство на стандартите, 2003. - Точка 4.7.

3. GOST R 6.30-2003. Единни документационни системи. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация. - Вход. 2003-07-01. - М .: Госстандарт на Русия: Издателство на стандартите, 2003. - Точка 4.6.

4. GOST R 6.30-2003. Единни документационни системи. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация. - Вход. 2003-07-01. - М .: Госстандарт на Русия: Издателство на стандартите, 2003. - Точка 4.6.

5. Организационна и административна документация. Изисквания към документацията: Насоки за прилагане на GOST R 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Съставители: М. Л. Гавлин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др.; Общо изд. М. В. Ларин, А. Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

6. Организация на работа с документи. Учебник за гимназиите. Изд. V.A.Kudryaev. - М., 2005 г.

7. Рогожин М.Ю. Настолна книга на секретаря. Като се вземат предвид новите правила за поддържане на трудови книжки и GOST R 6.30-1-2003. Проспект 2004г.

8. Чуковенков А.Ю. Янковская В.Ф. Правила за документиране. Коментар на GOST R 6.30-2003. „Единни системи за документация. Единна система за организационна и административна документация (ОРД). Изисквания за документация. М., проспект. 2004 г.

Примери за дизайн на общата форма:

Ориз. 1. Обща форма с надлъжно разположение на детайлите

Ориз. 2. Обща форма на организация с ъглова (центрирана)
местоположение на детайлите

Ориз. 3. Обща форма на организация с ъглово (флагово) разположение на детайлите

Ориз. 4. Обща форма на структурната единица
с надлъжно разположение на детайлите

Ориз. 5. Обща форма на структурна единица с ъглово (центрирано) разположение на детайлите

Ориз. 6. Обща форма на структурната единица с ъглово (флагово) разположение на детайлите

Примери за бланки:

Ориз. 3. Бланки на организацията с ъглово (центрирано) разположение на детайлите

Ориз. 4. Формулярно писмо на организацията с ъглово (флагово) подреждане на детайлите

Ориз. 5. Формулярно писмо на организацията с надлъжно разположение на детайлите

Ориз. 6. Форма на буква на структурна единица с ъглово (центрирано) разположение на детайлите

Ориз. 7. Форма на структурна единица с ъглово (флагово) разположение на детайлите

Ориз. 8. Бланка на структурна единица с надлъжно разположение на детайлите

Ориз. 9. Формуляр на писмо на длъжностно лице с ъглова (центрирана) подредба на детайлите

Ориз. 10. Формулярно писмо на длъжностно лице с ъглово (флагово) подреждане на детайлите

Ориз. 11. Образец на писмо на длъжностно лице с надлъжно разположение на данните

Примери за дизайна на формата на конкретен тип документ:

Ориз. 12. Формуляр за поръчка с надлъжно разположение на детайлите

Ориз. 13. Форма на акта с ъглова (центрирана) подредба на детайлите

Ориз. 14. Форма на акта с ъглово (флагово) разположение на детайлите

Ориз. 15. Формуляр на сертификат на структурна единица с надлъжно разположение на детайлите

Ориз. 16. Формуляр на сертификат на структурна единица с ъглово (центрирано) разположение на детайлите

Ориз. 17. Образец на удостоверение на структурна единица с ъглово (флагово) разположение на детайлите

Формата на писмото, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва подробности:

01 - държавният герб на Руската федерация (02 - емблемата на субекта на Руската федерация или 03 - емблемата на организацията или търговската марка (марка на услугата));
04 - организационен код
05 - основен държавен регистрационен номер (OGRN) юридическо лице
06 - идентификационен номер на данъкоплатеца / код на причината за регистрация (TIN / KPP)
08 - име на организацията
09 - справочни данни за организацията
както и ограничителни знаци за подробности:
11 - дата на документа
12 - регистрационен номер на документа
13 - връзка към регистрационния номер и датата на документа
И, ако е необходимо, гранични марки за горните граници на зоните за местоположението на детайлите.
15 - адресат
18 - заглавие на текста
19 - контролен знак
20 - текст на документа

Формата на писмото може да бъде направена въз основа на надлъжното или ъгловото разположение на детайлите.

Ориз. 1. Разположение на детайлите (ъглова версия) на бланка (размерите са в милиметри)

Ориз. 2. Местоположението на детайлите (надлъжна версия) на бланка (размерите са посочени в милиметри)

Най-удобният за обработка и икономичен по отношение на използването на листовата площ е ъгловата заготовка. В този случай дясната страна на горната част на листа може да се използва за поставяне на детайлите "Адрес", "Резолюция"

Използването на надлъжна форма на писмо е препоръчително в случаите, когато името на организацията съдържа голям брой отпечатани знаци, например, може да се случи, когато подробностите на формуляра са дадени на два или повече езика. В същото време детайлите трябва да бъдат отпечатани отляво на руски, а отдясно - на националния език, на същото ниво. Ако броят на използваните национални езици е повече от един, данните на руски език трябва да бъдат посочени по-горе, а по-долу - на националния език, разширявайки линията до границата на дясното поле.

Формата на писмото може да бъде направена за организация, структурно подразделение и длъжностно лице.

Примери за бланки:

Ориз. 3. Формулярно писмо на организацията с ъглово (центрирано) разположение на детайлите.

Ориз. 4. Формулярно писмо на организацията с ъглово (флагово) подреждане на детайлите.

Ориз. 5. Формулярно писмо на организацията с надлъжно разположение на детайлите.

Образци на общата форма на документа са дадени и в следните документи:
GOST R 6.30-2003 "Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация" (Приложение B, фигури B.2, B.3, B.4);
- Стандартна инструкция за деловодство във федералните органи Изпълнителна власт, одобрен със заповед на Министерството на културата и масовите комуникации на Руската федерация от 8 ноември 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Културата на формализиране на официални документи започва с бланка на организацията.

Празен документ– лист хартия или електронен шаблон, идентифициращ автора официален документ.

Съставът и подреждането на подробностите върху бланки на организациите се определят от GOST R 6.30-2003 и Правилата за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт. Образци на формуляри и електронни образци на формуляри на документи на федералния изпълнителен орган се одобряват от неговия ръководител.

Когато проектирате бланка за организация, първо трябва да изберете размер на хартията. Формулярите могат да се произвеждат на хартия А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Разрешено е също така да се произвеждат бланки на хартия A3 (297 × 420 mm) и A6 (105 × 148 mm). Формуляри от формат А3 могат да се използват за съставяне на документи, чието текстово съдържание е подредено под формата на таблица (например счетоводни и финансови отчети, планове). На хартия А6 е разрешено изработването на специални видове официални формуляри за съставяне на решения (заповеди, инструкции).

Хартията, използвана за производството на бланки, трябва да бъде бяла, кремава или жълта. Използването на други цветове е непрактично, т.к тъмни цветовеправят документа труден за четене. Трябва обаче да се помни, че документите с постоянен срок на годност трябва да бъдат направени на хартия от най-висок клас, за предпочитане бяла.

На формулярите лявата нула трябва да бъде най-малко 20 mm, дясната - най-малко 10 mm, горната - най-малко 20 mm, долната - ns по-малко от 20 mm.

От своя страна, параграф 5.3 от Насоките за прилагане на GOST R 6.30–2003 предвижда, че организацията има право да решава за себе си какви размери на полето е препоръчително да зададе различни видоведокументи, но не по-малко от тези размери, определени от GOST. Отбелязва се също, че форматът на формуляра се избира в зависимост от количеството текст и броя на детайлите, които трябва да бъдат поставени при изготвянето на документа, като на практика могат да се използват и комбинирани формати на формуляри, поради естеството на документите, например, като се използва хоризонталното подреждане на по-голямата страна на формуляра. В същото време, когато подготвяте документ на няколко листа, всички листове имат еднакви размери на полетата.

Формулярите могат да се изпълняват с помощта на инструменти за печат или на персонален компютър. Формулярите с изображение на държавния герб на Руската федерация или гербовете на съставните образувания на Руската федерация трябва да се произвеждат изключително чрез печат, тъй като те са печатни продукти със строга отчетност.

Видове формуляри:

- общ формуляр за изготвяне на всякакъв вид документ (с изключение на писмо);
- формуляр за определен вид документ (с изключение на писмо);
- официална бланка;
- Бланки.

Всеки формуляр има строго определен списък с детайли и тяхното местоположение във формуляра. Разположението на детайлите на формата може да бъде надлъжно и ъглово. При надлъжно подреждане детайлите се поставят по горното поле на листа и се подравняват по ширина или в центъра.

Въпреки че самата организация избира местоположението на детайлите на формуляра, което смята за по-удобно, ъгловото разположение на детайлите е по-рационално при производството на бланки.

В случай на ъглова подредба, детайлите се поставят в горния ляв ъгъл на листа и се подравняват или към лявото поле, или към центъра на разпределената област.

Формулярите с надлъжно разположение на детайлите се използват в случаите, когато името на организацията съдържа голям брой печатни знаци или когато данните на формуляра са дадени на два или повече езика. Името на организацията на държавния език на субекта на Руската федерация или на друг език се поставя под или вдясно от името на държавния език на Руската федерация.

Ако в съответствие с устава организацията има име на чужд език, тогава името на организацията (включително името на формата на собственост) и нейният адрес не се превеждат на чужди езици (с изключение на името на страната и големите градове), но са дадени само в латинска транслитерация. Например името на организацията "Международна книга" в такава форма ще изглежда така: Международна книга (а не Международна книга) и пощенският адрес: 27, ул. Маяковская, (или улица), Москва, 113456, Русия (или Руската федерация).

Обща форма.Всяка организация трябва да има общ формуляр за изготвяне на всякакъв вид документ (с изключение на писмо), включен в системата USORD. Не е разрешено издаването на организационни и административни документи на формуляр, предназначен за писма и е нарушение на GOST.

В съответствие с GOST R 6.30-2003 и Правилата за работа във федералните органи на изпълнителната власт се използват следните подробности за изготвяне на общ формуляр:

- емблемата на организацията или търговската марка (марка на услугата);
- организационен код съгласно OKPO;
- име на компания;
- свободно място за името на типа документ;
- мястото на съставяне или публикуване на документа.

Формулярът трябва също да има ограничителни знаци (приложени под формата на ъгли или други обозначения) за местоположението на детайлите:

– дата на документа;
– регистрационен номер на документа;
- заглавие към текста;
- знак за контрол.

Форма на определен вид документ препоръчително е да се прилага при публикуване на голям брой от тези видове документи в организация (например сертификати, протоколи, заповеди). При разработването на тези формуляри данните се въвеждат в общия формуляр по типографски начин:

– име на вида на документа;
- код на формата на документа по ОКУД.

Официален формуляр. В съответствие с Правилата за деловодство във федералните изпълнителни органи, организацията може също да изготви официален формуляр, след което във формуляра се въвежда допълнителен реквизит „име на длъжността“, разположен под необходимото „име на организацията“.

Формуляр за писма използвани при кореспонденция между организации. Бланката трябва да включва следните подробности:

- Държавен герб на Руската федерация или герб на съставно образувание на Руската федерация;
- емблемата на организацията или търговската марка (марка на услугата);
- организационен код съгласно OKPO;
- име на компания;
- справочни данни за организацията;
– организационен код;
- OGRN;
- TIN / KPP.

На формуляра за писма името на вида на документа (писма) не се посочва.

В допълнение към тези данни бланката трябва да съдържа ограничителни знаци за следните подробности:

– дата на документа;
– регистрационен номер на документа;
– препратки към регистрационния номер и датата на документа.

Освен това бланката може да съдържа ограничителни знаци за следните подробности:

- адресат;
- заглавие към текста;
- знак за контрол.

Съгласно клауза 4.6 от GOST R 6.30–2003, разглежданите видове формуляри се установяват за организация, структурно звено на организация и длъжностно лице. Разликата между такива форми е само в посочването на автора на документа - организацията, нейното структурно звено или длъжностно лице. В случай, че авторът на документа е клон, представителство, друго структурно звено на организацията, длъжностно лице и т.н., тогава тяхното обозначение се включва в името на организацията - автор на документа. Имайте предвид, че формуляри на документи за структурно звено и длъжностно лице се създават, ако ръководителят на това звено или конкретно длъжностно лице има право да подпише формуляра. Във формулярите на длъжностно лице допълнителният реквизит „Име на длъжността“ се поставя под реквизита „Име на организацията“ (клауза 5.8 от Методическите препоръки за прилагане на GOST R 6.30–2003).

Изисквания за работа с формуляри са включени в инструкциите за работа в офиса. Формите на организации трябва да подлежат на счетоводство и стриктно отчитане, особено на формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация и гербовете на съставните образувания на Руската федерация. Отчитането на формуляри може да се извършва в специално списание, чиято форма се разработва самостоятелно от организациите. Формата на списанието за регистриране на формуляри във федералните органи на изпълнителната власт е представена в Методическите препоръки за разработване на инструкции за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт.

Въвеждането на нови форми на документи в обращение се извършва по предложения на отделите със заповед на ръководителя на организацията. Унищожаването на формуляри трябва да се извърши съгласно акта.

Контролът върху производството, използването и съхранението на формуляри трябва да бъде възложен на отделите, отговарящи за офис работата в организацията, а в малките фирми - на отговорните за офис работата. Лицата, които отговарят лично за счетоводството, използването и съхранението на формуляри, се назначават с административните документи на ръководителя на организацията.

Формулярите обикновено се съхраняват в шкафчета в структурното звено, отговорно за разработването, производството, отчитането и съхранението на формуляри.

За загуба, нарушение на реда за съхранение и използване на формуляри и други пропуски при работата с документи се прилагат дисциплинарни мерки. Те включват забележка, порицание, строго порицание, уволнение и други наказания, предвидени в устава за дисциплината и вътрешния трудов ред.

GOST R 7.0.8–2013 Офис работа и архивиране...

Формуляри на организационни и административни документи могат да бъдат разработени за организация, за структурно звено и за длъжностно лице.

Формуляр за длъжностно лице се създава, ако това длъжностно лице има право на подпис. един

На бланка на длъжностно лице, под името на организацията, трябва да бъде посочено името на длъжността.

Ориз. един.Шаблон за писмо за изпълнителен директор

Образец на формуляр на длъжностно лице е даден на фигура B.4 от Приложение B към GOST R 6.30-2003 "Единни системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документация".

Примери за официална бланка също са дадени в параграфа на формуляра на писмото.

1 Организационна и административна документация. Изисквания към документацията: Насоки за прилагане на GOST R 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Състав: M.L. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общо изд. М.В. Ларин, A.N. Соков. - М., 2003. - 90 с.

Формат на документ

Установени са два стандартни формата на формуляри на организационно-административни документи - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Форматът на формуляра се избира в зависимост от обема на текста и броя на детайлите, които трябва да бъдат поставени при изготвянето на документа.

На практика могат да се използват и други хартиени формати (за други класове управленска документация). Например, за производството на документи, чието текстово съдържание е проектирано под формата на таблица с много колони, може да се използва формат A3 (420 x 297 mm).

Потребителските размери на хартията са определени от GOST 9327-60 "Хартия и хартиени изделия. Потребителски формати".

Размери на маржовете

GOST R 6.30-2003 "Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания към документацията" установява минималния размер на полетата.

Всеки лист от документа, съставен както върху формуляра, така и без него, трябва да има полета най-малко: 1

20 мм - ляв;

10 мм - дясно;

20 мм - отгоре;

20 мм - по-ниска.

Когато подготвяте документ на няколко листа, всички листове имат еднакви размери на полетата. 2

Организацията има право сама да решава какви полета с размер е препоръчително да се зададат за различни видове документи, но не по-малко от тези размери, установени от GOST. 3

Специално внимание изисква лявото поле - полето за подаване на документ във файл. От това можем да заключим, че когато разработвате формуляри на документи за временен период на съхранение (до 10 години), например формуляри за писма, можете да оставите ляво поле с ширина 20 мм, а при разработване на формуляри на документи за дълго (над 10 години ) и постоянни периоди на съхранение, по-добре е да зададете ляв марж 30-35 мм.

Дясното и долното поле са ляво в случай на износване на хартията, горното поле е за обозначаване на страници в многостранични документи.

Когато използвате обратната страна на листа, лявото поле трябва да бъде най-малко 10 см, дясното поле трябва да бъде най-малко 20 мм, тоест обратното в сравнение с предната страна.

1 GOST R 6.30-2003. Единни документационни системи. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация. - Вход. 2003-07-01. - М .: Госстандарт на Русия: Издателство на стандартите, 2003. - Точка 4.1. 2 Организационна и административна документация. Изисквания към документацията: Насоки за прилагане на GOST R 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Състав: M.L. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общо изд. М.В. Ларин, A.N. Соков. - М., 2003. - 90 с. 3 Пак там.

Продължаваме да коментираме новия GOST R 7.0.97-2016 относно документацията. Нека разгледаме раздел 6 "Формуляри на документи".

Нашият речник

Формуляр за документ - лист хартия или електронен шаблон с данни, идентифициращи автора на официален документ;

Шаблонът за електронен формуляр е форма на документ, представен в електронен вид. По правило организациите използват електронни шаблони на формуляри вместо печатен формуляр на хартия.

Нов GOST R 7.0.97-2016 „Система от стандарти за информация, библиотекарство и издателска дейност. Организационна и административна документация. Изисквания за документация“ (наричан по-долу GOST R 7.0.97-2016) е наследник на GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за изпълнение на документи ”(по-нататък - GOST R 6.30-2003), а не абсолютно нов стандарт. Ето защо при разработването му беше важно да се запази последователността на разпоредбите, така че потребителите на стандарта да могат да работят удобно с новата му редакция.

В раздел „Формуляри на документи“ последователността на представяне на материала също остана същата. В някои разпоредби на раздела обаче са направени допълнения или уточнения, които обясняват по-подробно правилата за обработка на документи. Ще разгледаме и коментираме всички разпоредби на раздела „Формуляри на документи“ (в рамката са дадени откъси от GOST R 7.09-2016).

ФОРМАТ НА ФОРМУРИ И РАЗМЕРИ НА ПОЛЕТА

6.1 За производството на формуляри на документи се използва хартия с формати А4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm); за изготвяне на бланки на инструкции за изпълнение на документи (резолюции) се използва хартия с формати А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Всеки лист от документа, изготвен както върху формуляра, така и без него, трябва да има полета най-малко:

20 мм - ляв;

10 мм - дясно;

20 мм - отгоре;

20 мм - по-ниска.

Документите с дълги (над 10 години) периоди на съхранение трябва да имат ляво поле от най-малко 30 mm.

Формулярите във формат А5 се използват много ограничено, главно за издаване на удостоверения, пълномощни, бележки. За по-голямата част от организационно-административната документация (заповеди, заповеди, наредби, инструкции, протоколи, служебни писма и др.) се използва хартия А4.

За формуляри на резолюции стандартните формуляри са A5 и A6 (Пример 1).

Разпоредбата за размера на служебните маржове на документа се допълва от изискването при документи със срок на годност над 10 години (регулаторни документи, местни разпоредби, персонал и др.), лявото поле трябва да бъде най-малко 30 мм Това ще ви позволи да зашивате спретнато документи във файлове, без да улавяте част от текста.

ФОРМУРИ В ЕЛЕКТРОННА ФОРМА И НА ХАРТИЯ

6.2 Организациите използват формуляри на документи, направени на хартия (формуляри на документи на федерални държавни органи с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация се произвеждат от печатни компании, които имат сертификати за технически и технологични възможности за висококачествено производство на посочените вид продукт) и/или електронни шаблони на формуляри. Формулярите на хартиен и електронен формуляр трябва да са идентични по отношение на състава на детайлите, реда, в който са разположени, и шрифтовете.

Формулярите на документи на хартиен носител и електронни шаблони на формуляри се изработват въз основа на оформления на формуляри, одобрени от ръководителя на организацията.

Формулярите на документи трябва да бъдат направени на бяла или светла хартия.

Електронните шаблони на формуляри на документи трябва да бъдат защитени от неоторизирани промени.

В контекста на стандарта формулярите на документи, направени на хартиен носител, и електронните шаблони на формуляри са еквивалентни.

Организацията, като правило, използва както формуляри на хартиен носител, така и електронни шаблони на формуляри (например за вътрешни документи).

Важно!

Формулярите на един и същи вид документ (например писма) на хартиен и електронен носител трябва да са идентични по отношение на детайлите и дизайна. С други думи, формата на документ от един и същи вид на хартиен носител и неговия електронен шаблон не трябва да се различават.

Друго важно изискване е електронните шаблони на формуляри да са неизменни, тоест защитени от неоторизирани промени.

Стандартът подчертава, че изображението на държавния герб на Руската федерация може да бъде възпроизведено само на хартия. Изискванията за производството на такива формуляри са установени с Постановление на правителството на Руската федерация от 27 декември 1995 г. № 1268 „За рационализиране на производството, използването, съхранението и унищожаването на печати и формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация” (по-нататък - Указ № 1268).

ФОРМИ ЪГЛОВИ И НАДЪЛЖНИ

6.3 Формулярите на документи се изготвят в съответствие с Приложение Б. Приблизителните граници на зоните за местоположение на детайлите са обозначени с пунктирана линия. Всяка зона се определя от набора от детайли, включени в нея.

6.4 В зависимост от местоположението на детайлите се монтират два варианта на форми - ъглови (Фигура B.1) и надлъжна (Фигура B.2).

Приложение Б към стандарта - това са оформленията на детайлите на документа върху формуляри с ъглово разположение на детайлите (схема B1) (пример 2) и върху формуляри с надлъжно разположение на детайлите (схема B2) (пример 3). В същото време областите за местоположението на детайлите, обозначени с пунктирана линия, са ориентировъчни.

ЦЕНТРИРАН И ФЛАГ МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ НА ДЕТАЙЛИ

6.5 Подробности 01, 02, 03 са разположени в горното поле на документа над атрибут 05 в средата на областта, заета от този атрибут.

Атрибут 03 може да бъде разположен вляво на нивото на атрибут 05.

Детайли 05, 06, 07, 08, 09, 13, гранични марки за детайли 10, 11, 12 в границите на зоните за местоположение на детайлите се поставят по един от следните начини:

Центрирано (началото и краят на всеки ред с детайли са еднакво отстранени от границите на областта, където се намират детайлите);

Флаг (всеки ред с подробности започва от лявата граница на областта, където се намират детайлите).

Тези разпоредби на стандарта повтарят стария GOST R 6.30-2003 и предлагат два начина за проектиране на детайли в зоните на тяхното местоположение:

Центрирано (в центъра на зоната за местоположение на детайлите);

Флаг (по протежение на лявата граница на зоната).

Стандартът също така посочва, че подробностите 01 "Държавен герб на Руската федерация (герб на съставно образувание на Руската федерация, герб (хералдически знак) на общината)", 02 "Герб" и 03 " Търговска марка (марка на услугата)" се намират в горното поле на документа според средата на зоната, заета от атрибут 05 "Име на организацията - автор на документа" (Пример 4). Атрибут 03 обаче може да бъде поставен на същото ниво като атрибута „Име на организацията – автор на документа“ (Пример 5).

ВИДОВЕ ФОРМИ

6.6 Установени са следните видове документи на организацията:

Обща форма;

бланка;

Форма на определен вид документ.

Нормативните правни актове на организацията установяват видовете използвани формуляри и техните разновидности (формуляр на писмо за структурни подразделения, формуляр на писмо за длъжностно лице, формуляр за поръчка, формуляр за поръчка, формуляр на протокол и др.).

Примерни форми на документи са дадени в Приложение Б.

Съставът на видовете формуляри не се е променил. Появи се обаче разпоредба, че списъкът с видовете формуляри, използвани в организацията, трябва да бъде фиксиран в местния регулаторен акт (LNA) на организацията. Това може да бъде инструкция за работата в офиса на организацията или заповед от ръководителя, която едновременно одобрява видовете използвани формуляри и техните образци (оформления).

СЪСТАВ И МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ НА ДЕТАЛИ ЗА ФОРМУРИ

6.7 Общата форма се използва за изготвяне на всякакви видове документи, с изключение на служебно (официално) писмо.

Общата форма, в зависимост от учредителните документи на организацията и местните разпоредби, включва детайли 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничителни знаци за детайли 10, 11, 16, 17.

Формата на писмото, в зависимост от учредителните документи на организацията и местните разпоредби, включва детайли 01 (02 или 03), 05, 08, ограничителни знаци за подробности 10, 11, 12, 15, 17. Формулярът на писмото на структурната единица включва допълнително реквизит 06, служебна бланка - реквизит 07.

Формата на конкретен вид документ, с изключение на писмо, в зависимост от учредителните документи на организацията и местните регулаторни правни актове, включва подробности 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, ако е необходимо, ограничителни знаци за границите на зоните, където се намират детайли 10, 11, 16, 17. Формулярът на конкретен вид документ на структурно звено допълнително включва реквизит 06, формулярът на длъжностно лице - реквизит 07.

Обща формаможе да съдържа (Пример 6):

Реквизити:

02 - "Емблема";

10 - "Дата на документа";

17 – „Насочване към текста“.

Бланката може да включва (Пример 7):

Реквизити:

01 - „Герб (държавен герб на Руската федерация, герб на съставно образувание на Руската федерация, герб (хералдически знак) на община)“;

02 - "Емблема";

03 – „Търговска марка (марка за обслужване)”;

06 - "Наименование на структурното звено - автор на документа";

08 - "Справочни данни за организацията";

Подробности, за които се поставят ограничителни знаци за границите на зоните върху формулярите:

10 - "Дата на документа";

11 - "Регистрационен номер на документа";

15 - "Дестинация";

17 – „Насочване към текста“.

Форма на определен вид документвключва (Пример 8):

Реквизити:

02 - "Емблема";

03 – „Търговска марка (марка за обслужване)”;

06 - "Наименование на структурното звено - автор на документа";

09 - "Наименование на вида на документа";

13 - "Място на съставяне (публикуване) на документа";

Подробности, за които се поставят ограничителни знаци за границите на зоните върху формулярите:

10 - "Дата на документа";

11 - "Регистрационен номер на документа";

16 - "Печат за одобрение на документ";

17 – „Насочване към текста“.

Шаблон за официално писмотрябва да съдържа реквизит 07 „Име на длъжността на лицето – автор на документа“. Този реквизит се използва и във формите на административни документи (инструкции, заповеди), издадени от ръководителите на съставните образувания на Руската федерация и ръководителите общини(например формуляри на заповеди на управители, заповеди на ръководители на градове, области и други общини). Използва се и във формулярите на административни документи (заповеди), издадени от ръководителите на независими структурни подразделения на организации, ако ръководителят на структурното поделение е надарен с такова право (пример 9).

Формулярът на конкретен вид документ на структурно звено трябва да съдържа реквизит 06 „Наименование на структурното звено – автор на документа“ (Пример 10).

ВАЖНО!

Стандартът предоставя максимално възможен списък с подробности за всеки тип документи. За да се определи състава на детайлите при разработване на формуляри на документи, на практика трябва да се ръководи учредителни документии LNA.

ФОРМИ НА РАЗЛИЧНИ ЕЗИЦИ

6.8. В органите и организациите на съставните образувания на Руската федерация, които използват наред с руския като държавен език на Руската федерация, държавния език (държавните езици) на републиките в състава на Руската федерация, формуляри на документи на руски и се използват държавният език (езици) на републиките в рамките на Руската федерация: ъглов (подробностите на формуляра са разположени на същото ниво: на руски - вляво, на държавния език (езици) на републиките на Русия Федерация - вдясно) или надлъжна (всички детайли на формуляра на руски - отгоре, отдолу - всички данни на формуляра на държавния език (езици) републики в рамките на Руската федерация).

За кореспонденция с чуждестранни кореспонденти използвайте формуляри на два езика - руски и английски (Приложение B.8) или друг чужд език.

Стандартът установява правилата за издаване на формуляри на два или повече езика за организации, които в съответствие със Закона на Руската федерация от 25 октомври 1991 г. № 1807-1 „За езиците на руските народи Федерация“ (изменена от 12 март 2014 г.), имат право да използват наред с руския език (като държавен език на Руската федерация) националния език (езици), признат за държавен език в републиките на Руската федерация. Федерация в съответствие с тяхното законодателство.

За кореспонденция с чуждестранни организации стандартът препоръчва да се попълни формуляр на два езика: руски и един от чужди езици(най-често на английски) (Пример 11).

ДА РАЗРАБОТВАТЕ НОВИ ФОРМИ ИЛИ НЕ?

ЗАБЕЛЕЖКА!

Във връзка с влизането в сила на новия GOST, организациите не са длъжни да правят промени във формулярите на документи, ако това не е необходимо.

Ако организацията все пак реши да разработи нови форми, тогава алгоритъмът на действията може да бъде следният:

1. Ръководителят на организацията инструктира деловодната служба да разработи нови образци (оформления) на формуляри.

2. Службата за управление на документи организира разработването на оформления (образци) на формуляри на документи (разработва се самостоятелно или прибягва до услугите на специализирана организация).

3. Ръководителят на организацията одобрява със заповед нови образци на формуляри със следната формулировка:

Ако в същото време се разработва инструкция по деловодство, в инструкцията могат да бъдат включени нови образци на формуляри.

4. Административно-стопанската служба поръчва отпечатване на формуляри в печатница, или специалисти в. информационни технологииорганизациите изготвят електронни шаблони на формуляри въз основа на одобрените оформления.

КАКВИ ДОКУМЕНТИ ТРЯБВА ДА СЕ ИЗДАДАТ СПОРЕД НОВИЯ ГОСТ?

Припомнете си, че изискванията на GOST R 6.30-2003 се прилагат към организационна и административна документация, свързана с USORD, която е включена в Общоруския класификатор на управленска документация (OKUD). Разпоредбите на новия стандарт се прилагат за всички организационни и административни документи, включително тези, включени в USORD, който е записан в раздел 1 „Обхват“ на новия стандарт:

GOST R 6.30-2003

GOST R 7.0.97-2016

1 област на употреба

Този стандарт се прилага за организационни и административни документи, свързани с Единната система за организационна и административна документация (УСОРД) - решения, заповеди, заповеди, решения, протоколи, актове, писма и др. (наричани по-долу документи), включени в ОК 011- 93 "Общоруски класификатор на управленска документация" (OKUD) (клас 0200000).

1 област на употреба

Този стандарт се прилага за организационни и административни документи, свързани с Единната система за организационна и административна документация (УСОРД): устави, правилници, правила, инструкции, наредби, решения, заповеди, заповеди, решения, протоколи, договори, актове, писма, удостоверения, и др. (по-нататък - документи), включително тези, включени в ОК 011-93 "Общоруски класификатор на управленска документация" (клас 0200000).

Вижте: Turkina V.S. Използването на държавните езици на Руската федерация в бланки, печати и знаци // Секретар-референт. 2017. No 5. С. 33 - 35.

ОК 011-93. Общоруски класификатор на управленска документация (одобрен с Резолюция на Държавния стандарт на Русия от 30 декември 1993 г. № 299, с изменения от 6 декември 2016 г.).