Reglementările de stat definesc principala listă de documente pe care trebuie să le aibă fiecare angajator, indiferent de forma juridică. Lista acestor documente include tabelul de personal. Deși nu există nicio indicație directă în acest sens în legislație, tabelul de personal este menționat în mai multe articole din Codul Muncii al Federației Ruse, ceea ce confirmă indirect necesitatea acestuia.

Ce este personalul

Tabelul de personal este unul dintre documentele fundamentale ale tuturor organizațiilor. Conține informații despre structura întreprinderii, posturi și numărul de unități de personal.

În acele organizații în care sistemul de remunerare este limitat doar la salarii, acesta este principalul document pentru statul de plată.

Pe baza a ceea ce este umplut

Dacă organizația tocmai și-a început activitățile și tabelul de personal este întocmit pentru prima dată, atunci ar fi mai întâi recomandabil să se gândească la lista de posturi necesare și să se întocmească un document de reglementare a remunerației.

Responsabil de compilare

Tabelul de personal este realizat de orice angajat căruia i se încredințează acest lucru. De regulă, acesta este un angajat al departamentului de personal sau un contabil.

Introducere în acest document

Întrucât tabloul de personal nu este un act normativ local al organizației (alin. 7 din scrisoarea Rostrud din 15 mai 2014 N PG/4653-6-1), angajatorul nu este obligat să informeze salariații cu personalul.

Cerințe primare

Tabelul de personal se află în lista formularelor unificate, unde trece sub litera T-3. Majoritatea organizațiilor folosesc acest formular deoarece conține toate coloanele și coloanele necesare.

Dar utilizarea acestui formular nu este obligatorie, este doar de natură consultativă, deși au existat multe dispute în acest sens. Punctul final pe această problemă a fost pus de Scrisoarea Rostrudului din 23 ianuarie 2013 N PG/409-6-1. Afirmă în mod direct că organizațiile au dreptul de a dezvolta propriile forme ale acestui document și de a le folosi, principalul lucru este să țină cont de cerințele legii.

În special, art. 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că funcția de muncă a unui angajat este determinată în conformitate cu funcția, profesia indicată în tabelul de personal. Adică, numele posturilor trebuie incluse în acest document.

Cum se completează tabelul de personal pentru LLC și IP

Rechizite

  • numele complet al organizației trebuie indicat în deplină conformitate cu documentele constitutive;
  • OKPO, acesta este codul organizației din 8 cifre. Aceste date sunt cuprinse în scrisoarea de informare a autorităților de statistică, care ar trebui să fie în fiecare întreprindere;
  • numărul de program. Nu există cerințe clare aici. Poti folosi numerotarea continua, poti incepe fiecare an cu cifra 1 si indica anul printr-o fractiune, poti folosi orice alta metoda de numerotare.
  • Data pregătirii. Data reală de întocmire este aplicată, aceasta poate diferi de data intrării în vigoare a tabloului de personal (de exemplu, tabelul de personal întocmit în luna decembrie a anului curent intră în vigoare la 1 ianuarie a anului următor);
  • se indica perioada de valabilitate a tabloului de personal, cel mai adesea 1 an, si de la ce data intra in vigoare;
  • în colțul din dreapta sus se pune ștampila „Aprobat” și se indică detaliile ordinului de aprobare și introducerea tabelului de personal. Deasupra ștampilei „Aprobat”, de regulă, se pune sigiliul organizației, deși acest lucru nu este stabilit prin lege.

Fisa de personal 2020

Formularul poate fi descărcat din orice sistem juridic, cum ar fi Consultant sau Garant. De regulă, formatul Word sau Excel este oferit pentru descărcare, nu există nicio diferență fundamentală aici, dar este mai convenabil să îl desfășurați într-o formă tabelară, deoarece formulele pot fi introduse în celulele corespunzătoare, iar documentul va calcula numărul a unităţilor de personal şi a statului de plată.

Procedura de completare a formularului T-3

Coloana 1 „Numele unității structurale”

Diviziile structurale includ sucursale, reprezentanțe, ateliere, departamente etc.

De obicei, ele încep cu unitățile de top management, apoi cu servicii contabile și financiare, producție și servicii economice.

De exemplu: consiliu, departament financiar și investiții, departament economic, departament vânzări etc.

Coloana 2 „Cod de subdiviziune”

Aici, codificarea este atribuită conform aceluiași principiu care este utilizat în prima coloană și indică subordonarea unităților structurale. De exemplu, compartimentul finante si proprietate - cod 02, compartimentele contabile si economice din subordinea acestuia vor avea codurile 02.1, respectiv 02.2. Această coloană este rar completată, în principal în întreprinderile foarte mari. Și poate fi exclus cu totul din document.

Coloana 3 „Poziția (specialitate, profesie), categorie, clasa (categoria) de calificare”

Pozițiile se înscriu la nominativ și singular, integral, fără abrevieri.

Angajatorul are dreptul de a stabili denumirea posturilor, cu excepția celor asociate cu condiții grele și vătămătoare de muncă și primirea de prestații de stat (pensie anticipată). Aceste posturi trebuie înscrise în conformitate cu directorul de calificare-tarif, sau standardele profesionale, care în prezent sunt doar în curs de dezvoltare.

Coloana 4 „Numărul de unități de personal”

Numărul de unități de personal pentru fiecare post este indicat aici, acesta poate fi fie întreg, fie fracționat, de exemplu, rate 05 sau 0,25, ceea ce înseamnă că timpul de lucru pentru un astfel de post este redus de două sau de patru ori.

Notă: la indicarea posturilor și unităților de personal, angajatorul are dreptul de a indica orice număr, indiferent de salariații efectivi. Adică poate adăuga 3 unități ale unui contabil la lista de personal, dar angajează 2, iar 3 unități pot rămâne vacante cât dorește.

O excepție este unitatea de personal, care este rezervată cotei pentru persoanele cu handicap. Postul său vacant trebuie raportat autorităților de ocupare a forței de muncă.

Coloana 5 „Rata tarifară (salariu), etc., freacă.”

Totul depinde de sistemele de salarizare adoptate în organizație. Salariul, tariful sau diferite procente și coeficienți pot fi aplicate aici.

Dacă nu este posibil să scrieți anumite numere, atunci puteți indica pur și simplu forma de remunerare „la bucată”, „coardă”. Dar apoi în coloanele următoare ar trebui să existe un link către Regulamentul de salarizare sau un alt document în care este programat salarizarea.

Coloanele 6,7,8 „Taxe suplimentare, frecare”.

Completat conform Reglementărilor privind salariile și altor documente de reglementare locale. Acesta este de obicei enumerat aici:

  • indemnizatie pentru munca de noapte;
  • curatenie de bai;
  • alocațiile nordice;
  • alte suprataxe și alocații.

În aceste rânduri, puteți indica pur și simplu documentul în care sunt scrise toate acestea, mai ales dacă există o mulțime de indemnizații. Singurul lucru care nu este indicat în aceste coloane sunt indemnizațiile care se percep pe întregul salariu. De exemplu, un bonus care este plătit în valoare de un anumit procent din toate sumele acumulate anterior (salariu sau tarif plus indemnizații).

Coloana 9 „Total pe lună”

Această coloană poate fi completată numai dacă în coloanele 5-10 sumele sunt scrise în ruble și pentru aceeași perioadă de timp (ruble/zi, ruble/oră), altfel fie o liniuță, fie doar suma salariului înmulțită cu se pune numărul de unităţi de personal.

Coloana 10 „Notă”

Aici, poate fi indicat un act de reglementare local care reglementează salariile, salariul minim, dacă este stabilit, poate fi indicat (de exemplu, plata la bucată, iar nota indică: „cel puțin 10.000 de ruble”).

După cum sa menționat mai sus, angajatorul poate exclude coloanele care nu sunt necesare pentru el.

Exemplu de completare a formularului de angajare T-3

Lucruri de amintit

Când completați coloana 5 a tabelului de personal, trebuie să vă amintiți că așa-numita „furcătură” a remunerației nu poate fi introdusă în tabelul de personal. Deoarece este stabilit legal că pentru muncă egală - salariu egal (articolul 22 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Adică, dacă într-o unitate există 2 posturi de personal ale unui contabil, atunci salariul sau tariful ar trebui să fie același. Dar puteți stabili suprataxe și alocații individuale.

Cine semnează

Formularul T-3 prevede două semnături sub tabelul de personal: un angajat al departamentului de personal și contabilul șef. Dacă lipsește o anumită categorie, atunci puteți să vă descurcați cu o singură semnătură sau să numiți alte persoane în ordinea potrivită pentru organizație.

Condiții și locul de depozitare

Tabelul de personal original este stocat în departamentul de personal sau în departamentul de contabilitate, acesta fiind determinat de fluxul de documente al unei anumite organizații. În orice caz, dacă originalul se află în departamentul de personal, atunci ar trebui să existe o copie în departamentul de contabilitate și invers.

Conform paragrafelor. „a” art. Secțiunea 71 1.2 „Bazele organizaționale ale managementului” din Lista documentelor tipice de arhivă managerială generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de depozitare (aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din data de 25.08.2010 N 558), lista de personal este stocata in organizatie permanent.

Modificare

Legislația nu stabilește durata tabloului de personal, prin urmare poate fi singurul pe toată durata de viață a întreprinderii, iar toate modificările și completările se vor face prin ordine separate pentru modificarea tabloului de personal.

Angajatorul însuși decide să modifice datele din tabelul de personal, în acest caz nu este limitat în timp și număr de modificări. Excepție fac cazurile prevăzute de lege, de exemplu, organizarea de evenimente. În acest caz, termenul limită pentru efectuarea modificărilor este stabilit de Codul Muncii.

Rezultate

Lista de personal este unul dintre principalele documente ale unei întreprinderi de orice formă de proprietate, care conține documente importante. Deoarece nu există analogi cu acest document în fluxul de lucru, menținerea unui tabel de personal este nu numai obligatorie, ci și necesară pentru organizarea optimă a întreprinderii.

Video - cum să întocmești un tabel de personal pentru o întreprindere în programul 1C:

În acest material, puteți descărca o mostră și un formular de angajare, precum și să aflați despre unele dintre caracteristicile completării acestui document.

De ce aveți nevoie de un aranjament de personal

Personalul poate fi util în munca unei persoane care este angajată în munca de personal. Forma unui astfel de document ca „încadrare de personal” nu este aprobată. Cu toate acestea, în practică, forma de plasare regulată, cel mai adesea, se formează pe baza formularului nr. T-3. La acest formular se adaugă pur și simplu o coloană, în care sunt introduse numele de familie, prenumele, patronimele angajaților care dețin anumite funcții. Având un astfel de document în departamentul de personal, este destul de ușor să vezi disponibilitatea posturilor vacante, precum și închiderea unităților de personal atunci când angajezi un loc de muncă cu fracțiune de normă sau dacă un post este împărțit între mai mulți angajați.

Mentinerea personalului

Legislația nu obligă angajatorii să efectueze personal. Ei pot face acest lucru la discreția lor. În același timp, acest document poate fi menținut atât în ​​formă electronică (de exemplu, în Excel sau Word), cât și în formă de hârtie.

Menținerea unui aranjament regulat și menținerea lui la zi este destul de simplă (chiar dacă o astfel de muncă nu este automatizată). Este suficient ca un ofițer de personal să introducă toate informațiile despre angajați (de exemplu, data ieșirii din vacanțe lungi sau prezența unui handicap etc.) în formularul de personal. Cu cât aranjamentul obișnuit este mai detaliat, cu atât va fi mai util. De exemplu, pe baza personalului, puteți genera rapoarte pentru management pe diverse probleme. De exemplu, directorul poate clarifica periodic care dintre angajați se află în prezent în vacanță. Cu ajutorul unui aranjament regulat, nu va fi dificil să pregătiți un raport cu aceste informații.

Exemplu și formular de angajare

Următorul este un exemplu de aranjament de personal. În opinia noastră, un astfel de eșantion este destul de potrivit pentru munca obișnuită. Dacă doriți să faceți o altă opțiune, atunci puteți pur și simplu să adăugați coloanele de care aveți nevoie (sau să le excludeți pe cele inutile). Pe baza eșantionului nostru, puteți reflecta ce unități din tabelul de personal sunt ocupate, indicând numele complete ale anumitor angajați, numărul de personal al acestora și condițiile salariale.

Tabelul de personal este un act de reglementare intern al organizației care simplifică foarte mult menținerea evidenței personalului. Deși legislația actuală nu obligă angajatorii să completeze acest document, acesta este de obicei aprobat în etapa de constituire a companiei. Înregistrează întreaga structură de personal a organizației, componența și numărul de angajați, statul de plată lunar.

În conformitate cu Codul Muncii, nu este deloc necesar să existe un tablou de personal. Dacă se dorește, angajatorul are dreptul de a lucra fără el, inclusiv denumirile posturilor și salariile din contractele de muncă și comenzile de angajare a angajaților. Astfel de documente vor fi reglementări interne cu drepturi depline și niciun inspector nu va avea întrebări în acest sens. Dar nu totul este atât de simplu cu acest document: din conținut articolul 15 din Codul Muncii al Federației Ruse si partea a doua articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse rezultă că, în cazul în care termenii contractului de muncă determină că funcția de muncă a salariatului este de a presta muncă într-o anumită funcție, această funcție trebuie să respecte RS. Prin urmare, programul în organizație ar trebui să fie. Intrarea unui angajat într-o funcție în lipsa funcției sale în „personal” este considerată o încălcare a legislației muncii, pentru care răspunderea administrativă se impune conform Artă. 5.27 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse RF. Prin urmare, vom petrece destul de mult timp pe acest material și vom analiza mai detaliat cum arată masa de personal.

De ce să alcătuiești un „personal”

Primul document este necesar pentru planificare. La baza sa, structura de personal structureaza intreaga companie si ierarhia din cadrul acesteia. Documentul arată câte departamente are organizația, ce organisme de conducere sunt prevăzute și care direcție este prioritară. Cu un formular de program la îndemână, oricine își poate face cu ușurință o opinie asupra numărului mediu de angajați, asupra salariului lunar și asupra tipului de activitate al companiei.

Pe baza acestui act local, este foarte convenabil să se formeze un fond de salarii, să se confirme valabilitatea cheltuielilor pentru Serviciul Fiscal Federal, să se întocmească rapoarte statistice și cereri către serviciul de ocupare a forței de muncă și agențiile de recrutare. Apropo, este important să ne amintim că, dacă poziția este indicată în SR, atunci trebuie să fie ocupată. Dacă există un post vacant, dar nu există nici un angajat, serviciul de ocupare a forței de muncă ar trebui să știe despre acesta. În caz contrar, la aflarea încălcării, aceștia vor fi pedepsiți. Rezultă din reguli Legea Federației Ruse din 19 aprilie 1991 N 1032-1 privind ocuparea forței de muncă.

În practică, formularul de personal este necesar în muncă nu numai pentru ofițerii de personal, ci și pentru contabili. Este unul dintre formularele care sunt solicitate cel mai adesea în timpul controalelor fiscale, fiind un document contabil primar.

Când este dezvoltat și ce informații conține

Este de dorit să se elaboreze și să se întocmească un tabel de personal chiar la începutul activităților companiei. Însă dacă au uitat să aprobe programul, acesta se poate face oricând pe durata existenței afacerii și reaprobat cel puțin în fiecare lună. Sau faceți modificările necesare unuia deja existent pe baza unei comenzi speciale.

Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/2004 N 1 a aprobat formularul unificat T-3. Deși din 2013 acest decret a devenit invalid și toate mostrele din acesta au devenit recomandate, nu obligatorii, de obicei SHR este întocmit pe baza acestui formular. Însă compania are dreptul de a schimba această formă, în funcție de nevoile sale.

Lista informațiilor obligatorii care trebuie incluse în acest act local este scurtă:

  • unități structurale;
  • posturi;
  • informații privind numărul de unități de personal;
  • salariile oficiale;
  • salariul lunar.

Dacă compania decide să-și dezvolte propriul formular de program, atunci un astfel de șablon nu ar trebui să contravină cerințelor paragrafului doi al articolului 9. Legea federală nr. 402-FZ din 06.12.2011„Despre contabilitate”.

Acest act intern de organizare este întotdeauna impersonal. Nu indică numele și prenumele persoanelor care ocupă anumite funcții. Aceasta înseamnă că la angajarea și concedierea angajaților, eșantionul SHR nu se modifică în niciun fel. Dar există un document în subordinea lui: așa-zisul personal. Se aprobă la nivelul diviziilor structurale, putând să apară în ea și persoane anume. Nu există formulare și mostre unificate pentru completarea aranjamentului, prin urmare, fiecare manager are dreptul să-l întocmească (sau să nu-l întocmească) la propria discreție. Vă vom spune mai multe despre cum să întocmiți corect un tabel de personal pentru un SRL și alte forme organizatorice de entități juridice și despre cum să-l puneți în aplicare folosind exemple.

Procedura de adoptare a tabloului de personal

Documentul este întocmit de orice funcționar al organizației căruia îi sunt delegate astfel de atribuții (șef, contabil, specialist resurse umane). La alcătuirea acestuia, este imperativ să se bazeze pe normele legislației muncii și pe actele interne ale companiei, de exemplu:

  • Cartă;
  • structura aprobată a întreprinderii (dacă există);
  • politica contabila;
  • standarde profesionale;
  • calculul salariilor lunare ale oficialilor;
  • alte documente tehnice legale și de reglementare.

Uneori, înainte de alcătuirea SHR, se întocmește un alt act normativ de personal - structura organizației: o diagramă a tuturor departamentelor, relația și subordonarea acestora. Nici acest formular nu este obligatoriu, dar pe baza lui este mai ușor să întocmești un SR.

Pentru aprobarea tabloului de personal se emite un ordin, care este semnat de șeful organizației sau de o altă persoană împuternicită. Sigiliul rotund nu este aplicat pe acest document, chiar dacă organizația îl folosește. SR semnează pe cel care l-a întocmit, iar în bara de sus este necesar să se introducă detaliile comenzii corespunzătoare și să le certifice cu semnătura șefului.

Nuanțe importante

La determinarea profesiilor și a funcțiilor, nu ar trebui să le luați numele, așa cum se spune, „din tavan”. Ar trebui să respectați denumirile care sunt conținute în cărțile de referință pentru calificare sau în standardele profesionale aprobate. Mai mult, în unele cazuri este obligatoriu: în articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse se stabilește că, dacă orice posturi, specialități sau profesii sunt asociate cu acordarea de compensații și beneficii sau prezența contraindicațiilor, atunci numele acestora trebuie să se potrivească strict cu denumirile și cerințele din documentele de reglementare, i.e. standarde profesionale și cărți de referință. Cerințe similare se aplică specialiștilor care au dreptul la pensionare anticipată. În acest caz, ar trebui să vă ghidați după listele 1 și 2 de industrii, locuri de muncă, profesii și indicatori care vă oferă dreptul la pensie preferențială ( Decretul Cabinetului de Miniștri al URSS din 26 ianuarie 1991 N 10și Decretul Consiliului de Miniștri al URSS din 22.08.1956 N 1173). Dacă aceste cerințe sunt neglijate, atunci un angajat care are o profesie de fapt fictivă indicată în carnetul de muncă va avea probleme la cererea pentru pensie. Iar intrările în muncă se fac numai în conformitate cu tabelul de personal și ordinea de angajare.

O altă dificultate apare atunci când este necesar să se indice nu o profesie sau o poziție, ci un anumit tip de muncă în forma SR. Această problemă nu este reglementată de lege, dar în practică, angajatorii sunt adesea nevoiți să indice tipul de muncă pentru a nu întâmpina probleme atunci când confirmă o reducere a personalului sau a numărului de angajați. Acest lucru este necesar atunci când organizația are astfel de poziții. În acest caz, utilizați Procedura de aplicare a formularelor unificate ale documentelor contabile primare, aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 N 20. Acest document afirmă că conducerea organizației are dreptul de a emite o comandă (instrucțiune) și indică în ea toate detaliile suplimentare care trebuie introduse în formularul T -3. Dacă organizația folosește numai tipuri de muncă și numărul de angajați este mic, SHR poate fi omis.

Freelanceri

O altă dificultate cu care se confruntă ofițerii de personal atunci când întocmesc un HR după modelul formularului T-3 este legată de freelanceri: cei care cooperează cu organizația în baza unor contracte de drept civil. Pe ele în vigoare articolul 11 ​​din Codul Muncii al Federației Ruse nu se aplica nici legislatia muncii si nici alte acte care contin norme de dreptul muncii. În consecință, ei nu au nimic de-a face cu ShR, deoarece efectuează o muncă unică. În practică, liber profesioniștii includ uneori lucrători care sunt angajați pe baza unui contract de muncă și prestează un anumit tip de muncă. Dacă angajatorul nu a emis un ordin și nu a inclus o astfel de muncă în SR, apare un incident ciudat: nu există nicio funcție, dar există un angajat. Este de dorit să se evite astfel de situații.

Cum să faci modificări

O schimbare a personalului are loc întotdeauna pe baza unei comenzi. Aceste modificări sunt legate de:

  • cu excluderea posturilor vacante din cauza schimbărilor organizatorice în activitatea companiei;
  • introducerea de noi posturi de personal dacă este necesar pentru extinderea afacerii;
  • reducerea unităților de personal asociată cu o reducere a numărului sau personalului;
  • modificari salariale;
  • redenumirea subdiviziunilor, denumirile unităţilor structurale etc.

Se permite să se facă modificări la forma actuală a SHR sau pur și simplu să se aprobe un nou document bazat pe modelul vechi. În ambele cazuri, va fi necesară documentația și documentele aferente. În plus, cerințele legale trebuie respectate cu strictețe. De exemplu, la reducerea numărului de angajați, este necesar să se emită un ordin de excludere a anumitor posturi din lista de personal și să se pună în aplicare un nou program, cu respectarea cerințelor. Articolul 180 din Codul Muncii al Federației Ruse. Acest articol definește obligația angajatorului de a sesiza reducerea cu cel puțin două luni înainte. Data intrării în vigoare a SR actualizat cu posturi ocupate nu este mai devreme de două luni de la emiterea ordinului de a efectua modificări (de exemplu, data de emitere a ordinului de a face modificări este 15.11.2019 și modificările ar trebui să intre în vigoare nu mai devreme de 16.01.2010) . Dacă modificările se referă la posturi vacante, această perioadă este permisă să nu dureze.

În mod similar, la schimbarea salariilor, este necesar să se respecte cerințele articolul 74 din Codul Muncii al Federației Ruse, potrivit căruia o modificare a termenilor unui contract de muncă la inițiativa angajatorului este permisă numai dacă este rezultatul unei modificări a condițiilor organizatorice sau tehnologice de muncă. De asemenea, este necesar să se anunțe toți angajații ale căror salarii urmează să fie modificate cu cel puțin două luni înainte.

Completarea formularului T-3

Luați în considerare un exemplu de completare a tabelului de personal în formularul T-3 al unei organizații de construcții, în care există 11 unități de personal.

Exemplul de personal prezentat ca ilustrație este o aproximare, în document includeți dacă este disponibil subdiviziuni separate, sucursale și alte unități structurale ale companiei.

Din articol vei afla:

Conform legii, nu este necesară aprobarea unei noi liste de personal în fiecare an. Dar, de obicei, în decembrie ei revizuiesc fondul de salarii, introduc noi rate sau le elimină pe cele inutile. Prin urmare, majoritatea angajatorilor vor adopta o nouă versiune a tabelului de personal pentru 2018.

Principalul inconvenient al acestui document este că nu este personalizat și este imposibil de văzut imaginea reală a angajaților care ocupă o anumită funcție. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de un aranjament regulat. Am pregătit pentru tine o foaie de calcul Excel care se va potrivi majorității companiilor. Vă va ajuta să vă dați seama cine este în ce poziție, câte posturi vacante sunt în companie și ce salariu plătiți de fapt.

Cum să lucrezi cu un aranjament regulat

Introduceți salariul real al angajatului. Aranjamentul este aranjat în așa fel încât salariul angajaților să fie același. Ajustarea salariilor folosind furcațiile salariale este o cale nesigură pe care nu o recomandăm (citiți mai multe în sfarsitul articolului). În schimb, puteți separa salariile angajaților folosind sistemul de indemnizații. Specificați suma minimă și maximă care este acceptată în compania dvs. și dimensiunea care a fost aprobată pentru acest angajat. Tabelul va calcula suma totală datorată angajatului. Dacă aveți un sistem complex de alocații, atunci puteți prescrie plăți suplimentare, există coloane speciale pentru aceasta. Daca nu le completati, tabelul va calcula salariul fara a le lua in calcul. Un alt aranjament poate lua în considerare coeficienții regionali și suprataxele procentuale. Adăugați valori la casetele corespunzătoare și ea adună.

Activați bonusurile angajaților. În aranjamentul obișnuit, puteți specifica patru tipuri prime: lunar, trimestrial, semestrial si anual. Tabelul va arăta suma totală pentru estimarea bugetului pe angajat. Dacă nu aveți nevoie, există o coloană care va afișa doar suma lunară pe care o primește angajatul.

Verificați dacă FOT este depășit. Pentru fiecare post, indicați suma maximă pe care o poate primi un angajat pe lună. Dacă, luând în considerare toate plățile și indemnizațiile suplimentare, suma reală o depășește pe cea planificată, tabelul o va evidenția cu roșu. O altă caracteristică convenabilă: în ultima celulă, tabelul va afișa suma disponibilă minus impozitul pe venitul personal. Acest lucru vă va permite să nu căutați un calculator dacă un angajat ajunge să-și dea seama cât de mult ar trebui să primească după impozite.

Cum se generează un tabel de personal bazat pe personal

Tabelul vă va scuti de munca dublă și va transfera în sine tot ceea ce este cerut de lege într-o formă unificată. Există un buton pe fila „formular SHR”, făcând clic pe care veți primi o versiune completată a tabelului de personal. Rămâne doar să tipăriți și să semnați cu directorul. Aproape toți ofițerii de cadre alcătuiesc tabelul de personal conform formularului unificat Nr. T-3. Nu ne-am abătut de la această regulă, dar având în vedere că formularul nu este cerut de lege, am făcut ajustări la acesta pentru a o face mai comod.

Am eliminat codurile OKUD și OKPO. Obișnuiau să conteze când documentele au fost arhivate, acum compania este identificată în principal prin TIN. Daca angajatorul nu completeaza sau sterge aceasta coloana, nu va avea probleme. În plus, am schimbat bara de aprobare, care necesita aprobarea tabelului de personal prin ordin. Lăsați directorul să-și pună direct semnătura pe el. Acest lucru elimină necesitatea de a scrie o nouă ordine de modificare de fiecare dată. Pentru a evita întrebări, aprobați formularul cu o comandă separată (exemplu ).

Ce este important de verificat în tabelul de personal

Acum, în ceea ce privește cerințele formale pentru personal. În exemplul 2 de mai jos, am specificat punctele de întrerupere pe care trebuie să le verificați în documentul dumneavoastră în cazul în care inspectorul le verifică. Dar mai întâi, să ne uităm la două dintre cele mai frecvente greșeli.

Exemplul 2. Cum se completează corect tabelul de personal

Asigurați-vă că salariile angajaților nu sunt mai mici decât salariul minim. Adesea, în lista de personal puteți găsi numere care sunt sub bara minimă stabilită de stat (articolul 133 din Codul Muncii al Federației Ruse). Aceasta este o greșeală pentru care veți fi amendat. Puteți stabili un salariu mai mic decât salariul minim, dar apoi trebuie să înregistrați indemnizații și suprataxe, astfel încât suma totală să fie mai mare sau egală cu salariul minim. Excepția sunt indemnizațiile de nord, acestea sunt deja percepute pe salariul minim (secțiunea 1 a Revizuirii practicii judiciare a Curții Supreme a Federației Ruse pentru al treilea trimestru al anului 2013, aprobată de Prezidiul Curții Supreme a Federația Rusă la 5 februarie 2014). În 2017, salariul minim pe țară va fi majorat nu de la 1 ianuarie, ci de la 1 iulie. Cu toate acestea, verificați salariul minim din regiunea dvs. pe site kdelo.ru/mrot.

Dacă salariul angajaților prost plătiți nu îndeplinește salariul minim, spuneți directorului că trebuie să-și mărească salariul. Este suficient să emiti un ordin în acest sens (părțile trei, patru ale articolului 133 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă acest lucru nu este posibil, transferați astfel de angajați cu acordul lor la o parte din tarif.

Nu lăsați furculițe de salariu în masa de personal

În loc de o anumită cifră salarială, tabelul de personal prescrie adesea sumele minime și maxime, de exemplu, 20 000 – 40 000. Diferența de salarii este justificată dacă angajații au vechime, calificări, sarcini de serviciu etc. diferite (partea întâi, articolul 132 din Codul Muncii RF) 1 . În același timp, actul local ar trebui să reflecte, în legătură cu care firma plătește un anumit salariu. În caz contrar, instanța va recunoaște furcile drept discriminare și va obliga să compenseze diferența de salariu (articolul 3, 236 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este acceptabil să lăsați furci în salarii, dar aceasta nu este o modalitate sigură. Inspectorul va acorda cu siguranță atenție acestui lucru. Este mai bine să folosiți indemnizații sau prefixe la posturi (junior, senior etc.).

Baza normativă

Constatări importante

Creați un tabel de personal într-o formă unificată sau utilizați-l pe al dvs. Scoateți din formular tot ceea ce nu aveți nevoie, lăsați doar detaliile cerute de lege.

Nu lăsați furculițe în salarii pentru a nu atrage atenția inspectorilor. Asigurați-vă că salariul minim programat este egal sau depășește salariul minim regional.

Pentru a afla ce profesii există și cât primesc angajații angajați în acestea, trebuie să te uiți la tabelul de personal. Acest document este unul dintre cele principale din întreprindere, fixează nu numai salariul, ci și numărul de angajați necesari activității. Datorită importanței documentului, întocmim tabelul de personal pentru anul 2019 în conformitate cu toate regulile.

Tabelul de personal în formularul T-3 este un act de reglementare local care își fixează structura organizatorică la întreprindere.

Precum si o lista a profesiilor care exista in companie, cu indicarea numarului de persoane necesare activitatii. De fapt, documentul constă în întregime dintr-un tabel în care datele sunt grupate pe departamente.

Salariul din acesta este reflectat pentru luna calendaristică, cu o decodare a părților sale constitutive. Pe baza acestor indicatori se determină cheltuielile companiei pentru atragerea forței de muncă angajate, se întocmesc diverse planuri și se iau cele mai importante decizii în domeniul managementului companiei.

Tabelul de personal este ghidat la introducerea datelor în angajați - acest acord trebuie să conțină denumirea profesiei salariatului, corespunzătoare tabelului de personal strict aprobat, precum și un anumit salariu.

Pe baza acestui document, un specialist de personal poate determina și disponibilitatea posturilor vacante. Pentru a face acest lucru, ei trebuie să compare informațiile din tabelul de personal cu numărul real de angajați angajați. Dacă este nevoie la întreprindere, inspectorul de resurse umane depune o cerere la serviciul de ocupare a forței de muncă.

Atenţie! Legislația nu fixează acest act local ca parte a standardelor obligatorii care ar trebui să fie în fiecare companie. Cu toate acestea, dacă întreprinderea decide să efectueze procedurile stabilite de stat (de exemplu, concedierea din cauza reducerii personalului), atunci masa de personal trebuie să existe.

În plus, alte acte locale ale companiei pot prevedea prezența obligatorie a acesteia în societate. Se aplică lor în primul rând. Și, de asemenea, necesitatea existenței unui tablou de personal la întreprindere poate fi stabilită printr-o legătură în contractul de muncă cu angajatul la aceasta.

În același timp, fiecare manager ar trebui să-și amintească că societatea sa poate fi trasă la răspundere nu pentru lipsa unui tablou de personal, ci pentru executarea incorectă a acestuia.

SRL și IP - cine ar trebui să alcătuiască personalul?

Codul Muncii al Federației Ruse, în ceea ce privește reglementarea condițiilor obligatorii, stabilește necesitatea ca profesia specificată în contract și salariul corespunzător acesteia să corespundă cu tabloul de personal al entității comerciale.

Din aceasta putem concluziona că personalul trebuie să fie într-o firmă sau un antreprenor dacă au contracte de muncă.

Astfel, dacă un antreprenor individual lucrează independent, fără implicarea angajaților angajați, nu ar trebui să întocmească un tabel de personal. Implicarea artiștilor interpreți sau executanți în temeiul contractelor civile, de asemenea, nu va necesita executarea acestui act local.

SRL și alte forme de organizare a unei persoane juridice care au cel puțin un acord cu directorul companiei trebuie să dezvolte și să utilizeze deja tabloul de personal.

Crearea unui tablou de personal în companii este încredințată în principal unor specialiști dintr-o firmă de personal care efectuează o serie de măsuri pentru determinarea costurilor cu forța de muncă pentru fiecare profesie specificată în prezentul act. Pe baza constatărilor, se determină numărul necesar de angajați pentru ca întreprinderea să își poată desfășura activitățile.

Dacă numărul de angajați din întreprindere este nesemnificativ, această îndatorire poate fi atribuită unui contabil, economist, avocat sau managerului însuși.

Cerințe pentru documente

Legislația nu impune reguli speciale privind tabloul de personal, cu excepția faptului că funcția sau profesia indicată în acesta trebuie să corespundă posturilor și profesiilor pe care angajatorul le consemnează în contractele de muncă întocmite cu fiecare salariat.

  • Se recomandă aderarea la formularul de personal, care este stabilit de Rosstat (formular T-3).
  • Actul local trebuie aprobat prin ordin al șefului.
  • Este permisă întocmirea unui tabel de personal pe mai multe foi, în timp ce nu este necesară dantelă și sigilarea acestora cu semnătură și sigiliu. Puteți fixa pur și simplu foile cu o agrafă.
  • În unele situații, profesiile reflectate în lista de personal trebuie să corespundă neapărat directoarelor de profesii și funcții, iar pe lângă denumire, codurile acestora trebuie să se reflecte și în documente (De exemplu, prezența unor profesii cu riscuri periculoase și nocive). factori).
  • Prezența unui sigiliu al companiei pe lista personalului nu este obligatorie.
  • Când schimbați tabelul de personal, dacă acestea sunt nesemnificative, puteți pur și simplu să emiteți o comandă pentru aceste ajustări și să lăsați personalul în sine așa cum era.

În continuare, se fixează numărul personalului actual. Acesta trebuie atribuit în funcție de numărul de documente care au fost utilizate anterior în acest an. Alături este data la care a fost întocmit acest grafic.

În continuare se scrie data la care documentul devine valabil. Poate fi similar cu data compilarii sau poate veni mai tarziu. Cu toate acestea, este inacceptabil ca ziua începerii acțiunii să fie anterioară datei emiterii documentului.

În dreapta acestui câmp sunt coloane care înregistrează informații despre ordinul care a aprobat documentul (numărul și data acestuia), precum și numărul total de unități de personal din acesta.

Documentul în sine arată ca o masă mare.

Numara tabele „Unitate structurală” trebuie să conțină denumirea departamentului, conform structurii organizatorice dezvoltate. În cazul în care se introduce și o desemnare digitală împreună cu desemnarea scrisă a departamentului, aceasta trebuie indicată în coloana următoare.

De regulă, codul este format din numere sau din primele litere ale numelui departamentului. Totuși, dacă firma are mai multe sucursale sau divizii separate, atunci în codul departamentului pot fi incluse și codul orașului, codul regiunii etc.

LA coloana „Poziție” este necesar să se noteze titlul posturilor care sunt prezente în firmă. Este foarte important să aranjați structura documentului în așa fel încât după indicarea numelui unității în coloana anterioară, pozițiile incluse în acesta să fie enumerate într-o coloană.

Se recomandă ca atunci când specificați denumirile posturilor, să vă ghidați după cartea de referință OKPDTR. Dar pentru companiile comerciale, această regulă nu este obligatorie. Totodată, instituțiile bugetare sunt obligate să înscrie în lista personalului posturi doar din acest director și să indice suplimentar categoria sau clasa de angajat.

Important! O societate comercială este obligată să indice categoria și clasa acelor posturi care sunt dăunătoare sau periculoase. Acest fapt este important la stabilirea unei vechimi preferenţiale şi a perioadei de pensionare anticipată.

LA coloana „Numărul de unități de personal” se înscrie numărul de angajaţi care urmează a fi angajaţi pentru acest post. Dacă prevede și primirea lucrătorilor cu fracțiune de normă, atunci numărul acestora este scris într-o expresie fracțională corespunzătoare cuantumului ratei plătite - de exemplu, 0,5.

LA coloana „Salariu” se înregistrează salariul pe care salariatul îl va primi în timpul lucrului în acest post. Trebuie retinut ca exact acelasi salariu este consemnat in contractul de munca cu salariatul.

De asemenea, ar trebui să luați în considerare:

  • Dacă la întreprindere sau în raport cu această poziție se adoptă o formă de plată la bucată, atunci în această coloană se înregistrează suma câștigurilor obținute prin înmulțirea tarifului cu volumul de produse create pe lună.
  • Dacă este introdus un salariu orar pentru această poziție, atunci în această coloană puteți înregistra suma salariului pentru o oră. După aceea, în același rând, dar în coloana „Notă”, trebuie să indicați - „Salariu orar”, precum și să faceți o referire la documentul administrativ care a stabilit această caracteristică.

Acesta este urmat de mai multe coloane, unite printr-o subtitlu „Taxe suplimentare”. Aici trebuie să înregistrați informații despre diverse plăți de stimulare, dacă există și stabilite prin Regulamentul salarial, Regulamentul cu privire la bonusuri sau alte acte interne. Suma primei poate fi scrisă nu numai ca sumă fixă, ci și ca procent, coeficient etc.

În coloana „Total” se înregistrează fondul total de salarii pentru acest post. Se calculează ca înmulțirea salariului cu numărul de posturi de personal.

LA coloana „Notă” sunt necesare diverse note explicative. De exemplu, dacă la momentul înregistrării unui nou tabel de personal există un post vacant pentru orice post, atunci acest fapt trebuie reflectat în această coloană.

Întocmirea documentului se finalizează prin numărarea și indicarea numărului total de unități de personal și a fondului total de salarii.

După aceea, un document întocmit integral trebuie semnat de contabilul-șef și de ofițerul de personal responsabil cu executarea acestuia.

Procedura de aprobare a tabloului de personal

Pasul 1. Proiectați documentul

În primul rând, este necesar să se identifice toate nevoile organizației în unitățile de personal pentru a elabora o formă de personal propusă spre considerare.

Dacă în companie se acceptă ca în fiecare an numerotarea tuturor documentelor semnificative să înceapă de la început, atunci puteți numerota tabelul de personal după același principiu. În plus, acest lucru va fi cel mai convenabil dacă modificările în tabelul de personal în fiecare an sunt masive - acest lucru vă va scuti de un număr mare de documente în viitor.

Atenţie! Dacă se pune în aplicare un nou tabel de personal, atunci este recomandabil să se includă o clauză privind desființarea celui vechi, care a fost ghidat de serviciul de personal până la acel moment.

Pasul 3. Familiarizați angajații companiei cu documentul adoptat

Toți angajații admiși în companie trebuie să cunoască reglementările locale în vigoare în aceasta care afectează activitatea de muncă. Acest document nu afectează în mod direct activitatea de muncă și, potrivit lui Rostrud, nu este necesară familiarizarea angajaților cu el.

Atenţie! Dacă în contractul de muncă sau contractul colectiv de muncă salariul angajaților este stabilit pe baza tabloului de personal aprobat de companie, atunci toți angajații trebuie să fie familiarizați cu acesta. Pentru aceasta puteți aplica.

Procedura de efectuare a modificărilor în tabloul de personal

Acest document trebuie să rămână actual în orice moment. Întrucât statul este solicitat periodic în timpul controalelor de către organele de stat, este necesar să se facă toate modificările care apar în el în timp util.

Procedura de modificare a tabelului de personal va depinde direct de câte modificări trebuie reflectate în document:

  • Dacă există un număr mare de ei, atunci este mai ușor să anulați complet vechiul tabel de personal și să puneți în aplicare un nou document care ia în considerare toate modificările necesare.
  • Dacă numărul de modificări care trebuie făcute asupra personalului este mic, atunci cel mai bine este ca angajatul responsabil să întocmească un ordin pentru a face modificări la tabelul de personal.

De obicei, se pot distinge următoarele situații în care trebuie să faceți modificări documentului:

  • Crearea de noi departamente sau subdiviziuni;
  • Organizarea de noi posturi;
  • Schimbarea titlului posturilor existente;
  • Modificări ale salariului sau ratelor angajaților;
  • Închiderea unui departament, subdiviziune, unitate de personal.

Dacă o modificare a personalului implică o modificare a condițiilor de muncă ale unui angajat (modificare a salariului, a funcției etc.), atunci este imperativ să obțineți în prealabil acordul scris de la acesta. Iar după intrarea în vigoare a noului document, se întocmește un acord suplimentar la contract cu angajatul, care ia în considerare toate modificările efectuate.

Cu noua comandă, trebuie să faceți cunoștință cu toți acei angajați care vor continua să proceseze documentele necesare. De asemenea, puteți adăuga la lista de familiarizare acei angajați care vor fi direct afectați de modificările efectuate.

Dacă ordinul introduce noi posturi, atunci trebuie să indicați numele acestora, precum și câte unități de personal sunt organizate. Acest document este acceptat imediat dacă nu afectează interesele vreunuia dintre angajații deja angajați.

Atenţie!În cazul în care se reduce numărul de unități, atunci în documentul întocmit este necesar să se consemneze denumirea, numărul de unități de personal retras și data punerii în vigoare a ordinului. Totodată, trebuie amintit că procesul de reducere este un proces îndelungat în care este necesară sesizarea în timp util atât a angajaților înșiși, cât și a autorităților competente.

Perioada de preaviz poate fi de 2-3 luni, în funcție de numărul de persoane disponibilizate. De asemenea, legea definește tipurile de angajați care nu pot fi disponibilizați.

Periodicitatea perioadelor de pregătire și păstrare a documentelor

De regulă, tabelul de personal este întocmit pe o perioadă de un an, și este valabil pe toată perioada. Cu toate acestea, dacă organizația este mică, iar mișcarea personalului în ea este foarte rară, puteți adopta acest document cu câțiva ani înainte.

După efectuarea modificărilor în tabloul de personal, documentul anterior își încetează valabilitatea și își pierde puterea juridică. Cu toate acestea, trebuie păstrat la întreprindere pentru o perioadă mai mult, prin urmare, ca de obicei, verificările afectează câteva perioade anterioare. Și aceasta este de obicei până la 2-3 ani.

Atenţie! Există o regulă conform căreia personalul invalid trebuie arhivat pentru cel puțin încă 3 ani de la data finalizării acțiunii. Aceeași regulă se aplică documentelor cu ajutorul cărora s-au făcut modificări în tabelul de personal.