Cerințe pentru formularele documentelor administrative. În ce cazuri este oportun să se utilizeze forme de funcționari? Antet longitudinal al unui funcționar

INTRODUCERE........... .............................................................................................2

CAPITOLUL 1 FORMULAR DOCUMENT ............................................................. .. .................patru

1.1 Un pic de istorie............................................. .. .............................patru

1.2 Ce este o formă, scopul ei . ...................................................5

CAPITOLUL 2 TIPURI DE FORMATE ................................................ .. .................................7

2.1 Principalele tipuri de proiectare ............................................. ............. ..........................7

CAPITOLUL 3 CLASIFICAREA DOCUMENTELOR ............................................. ..............10

3.1 Forma generală ................................................. .................................................. .zece

3.2 Forma scrisorii............................................................. .. ...................................13

3.3 Gol tip specific document................................................. .17

3.4 Forma longitudinală a documentului.................................................. ........ ....... douăzeci

3.5 Gol de colț ................................................ ........... ................................. 22

3.6 Forma organizației.............................................................. .. ......................24

3.7 Gol unitate structurală..............................................25

3.8 Forma unui funcționar ................................................ .......... ................26

CAPITOL 4. Principalele probleme în proiectarea formularelor (pe exemplul unei anumite instituții) ............................... ............... .....26

4.1 Exemple de mulțime de elemente de forma ....................................... ........ 28

4.2 setarea dimensiunii hârtiei............................................. .............. ..............28

4.3 Setarea dimensiunilor marginilor............................................. ............................. 29

4.4 inserarea siglei companiei............................................. ................. .................treizeci

4.5 set de detalii ale formularului ................................................ .... .................31

CONCLUZIE................................................. ................................................. 35

LISTA LITERATURII UTILIZATE............................................. ...................37

APLICAȚII.............................................................. . ................................................. 39

„Forma documentului. Tipuri de formulare. Principalele probleme în proiectarea formularelor (pe exemplul unei anumite instituții)»- unul dintre cele mai importante și relevante subiecte de astăzi.

Relevanţă cercetarea constă în faptul că majoritatea documentelor organizatorice și administrative: scrisori, certificate, protocoale, ordine, ordine, regulamente, instrucțiuni etc. – trebuie creat pe documente goale.

La dezvoltarea formularelor de documente și la producerea lor ulterioară, trebuie amintit că cerințele de bază pentru formularele de documente sunt stabilite de GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente”. Prevederile acestui GOST trebuie respectate. Deci, de exemplu, în conformitate cu GOST R 6.30-2003, hârtia utilizată pentru fabricarea formularelor trebuie să fie culoare alba sau, în cazuri excepționale, slab colorate în culori deschise.

În ciuda faptului că, atunci când se elaborează formulare, este necesar să se respecte prevederile GOST R 6.30-2003, cerințele pentru formularele de documente pot fi specificate în documentele administrative ale organizației, instrucțiunile pentru munca de birou și regulile de procesare a documentelor. Principalul lucru este că aceste cerințe nu contravin standardului.

Acest subiect este destul de detaliat. iluminatîn lucrări științifice urmatorii autori:

Relevanța cercetării mele a determinat scopul și obiectivele lucrării:

Scopul studiului- revizuiți subiectul « Forma documentului. Tipuri de formulare. Principalele probleme în proiectarea formularelor (pe exemplul unei anumite instituții).

Pentru a atinge scopul, este necesar să rezolvăm următoarele sarcini :

1. Pe baza analizei literaturii străine și interne, surselor monografice, pentru a studia conceptul de formă de document

2. Analizați structura formularului

3. Luați în considerare tipurile de forme

4. Identificați și analizați caracteristicile fabricării formelor

5. Pe baza studiului, trageți concluzii și faceți recomandări pentru lucru

Pentru a dezvălui scopul și obiectivele stabilite, următoarele structura studiului: lucrarea constă dintr-o introducere, capitole, concluzie, listă de referințe. Titlurile capitolelor reflectă conținutul lor.

Formă- este un tip de produse tiparite, prezentate sub forma unei foi de hartie standard de format A4, cu informatii permanente ale documentului reprodus pe acesta si loc rezervat informatiilor variabile. Formularul este destinat completarii ulterioare, in acest scop existand spatii goale pe el, pentru introducerea ulterioara a informatiilor acolo (manual, pe o tiparnica, pe calculator). Majoritatea documentelor oricărei întreprinderi sunt întocmite pe formulare. Există așa-zise formulare stricte de raportare care conțin un număr (uneori o serie) înregistrat într-una din modalitățile stabilite, cu un mod special de utilizare.

Conform GOST 6.39 - 72, sunt stabilite două tipuri principale de formulare: un formular general (pentru procesarea comenzilor, protocoalelor, actelor etc.) și un formular scris.

Antet - un antet cu atributele companiei ale organizației, care este cartea de vizită a întreprinderii. Formatul obișnuit de antet este A4, dar în cazuri individuale foile cu antet sunt produse în formate mai mici sau mai mari.

Un antet este o bucată de hârtie, de obicei A4 sau mai mică, care conține elemente de identitate corporativă sau informații cu caracter permanent (de exemplu, facturi). Orice formular este destinat completării ulterioare și, de regulă, este trimis în exterior. Acest lucru obligă firma să trateze formularele ca produse reprezentative. Se pare că formularul este un fel de carte de vizită a companiei dumneavoastră. O formă concepută fără gust poate crea o impresie negativă despre compania dvs., așa că este mai bine să încredințați creația sa unui designer.

Un antet, conceput de profesioniști, poate nu numai să conțină text și să ofere informații de contact, ci și să reflecte tipul de activitate a companiei și credul său de viață, precum și să asigure recunoașterea companiei și a produselor sale în contactele publicitare ulterioare cu consumatorul. . Ar trebui să creeze o imagine pozitivă a companiei dumneavoastră în rândul consumatorului. Impresia vizuală pe care o face un antet strident asupra clientului unei companii poate fi mai puternică decât cea a unei conversații telefonice cu un manager. O impresie negativă poate fi obținută prin utilizarea ineptă a următoarelor componente: aspectul corporativ, utilizarea elementelor grafice de identitate corporativă, culorile corporative. Cu toate acestea, cu ajutorul acestor componente, împreună cu crearea de fonturi corporative, selecția de tipuri speciale de hârtie și prezentarea convenabilă a informațiilor, designerii competenți vă vor ajuta să vă impresionați exact invers.

Forme ale unei clase reprezentative. Formularul conține elemente de identitate corporativă, precum un logo, fonturi corporative și alte informații cu caracter permanent, precum: denumirea Societății, detalii, informații de contact. Antetul este destinat umplerii ulterioare, motiv pentru care, de regulă, are marimea standard- A4 sau A5.

Formularele sunt tipărite pe hârtie offset, acoperită sau specială.

Imprimarea antetului este posibilă cu orice culoare, de la alb-negru până la color, precum și cu efect de „filigran”. Datorita serviciului de personalizare a produselor de publicitate si tipar este posibila realizarea antetelor cu numerotare.

Formularele sunt de următoarele tipuri:

Documentatie de livrare

Documentatie contabila

Conturi, facturi

Conturi de transport

Ordine de plată

Declaratii vamale

Bonuri de vânzări

Formulare cu mai multe straturi (inclusiv raportare strictă)

Carduri

Polițe de asigurare, aviz de accident

Bonuri de asigurare

Politici pentru cei care călătoresc în străinătate

Bilete de aviație

Bilete de tren

Conturi de transport aerian și alte documente cu mai multe straturi

Formulare permisive de licență

Forme de contracte standard

Bilete speciale cu grafică fină și microprintare

Formulare de afaceri pe hârtie autocopie

(produs de firmele germane Koehler, Zanders)

Chitanțe formularul A7

Certificate de inspecție, acorduri suplimentare, formulare

08 - denumirea organizației;

14 - locul întocmirii sau publicării documentului.

În funcție de locația detaliilor, sunt instalate două opțiuni pentru formulare:

unghiular

Orez. 1. Locația detaliilor (versiunea de colț) a formularului general (dimensiunile sunt în milimetri)

longitudinal

Orez. 2. Localizarea detaliilor (versiunea longitudinală) a formei generale (dimensiunile sunt în milimetri)

Formularul companiei;

forma unității structurale;

formularul oficial.

În funcție de tipul documentului, formularele se împart în: 3

forma generala;

antet;

forma unui anumit tip de document (cu excepția unei scrisori)

O formă generală a unui document organizatoric și administrativ poate fi realizată pentru o organizație, unitate structurală și funcționar.

3. Clasificarea formelor

3.1 Forma generală

Forma generală este utilizată pentru fabricarea oricăror tipuri de documente, cu excepția scrisorilor. unu

Formularul general, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include detaliile:

01 - emblema nationala Federația Rusă(02 - stema unei entități constitutive a Federației Ruse (02 - stema unei entități constitutive a Federației Ruse sau 03 - emblema unei organizații sau mărci comerciale (marca de serviciu));
08 - denumirea organizației;
14 - locul întocmirii sau publicării documentului. 2

Notă: a fost făcută o eroare în clauza 4.7 din GOST 6.30-2003: atributul „Data documentului” a fost denumit în mod eronat printre detaliile formularului general, în timp ce pe formular sunt indicate doar semnele pentru aplicarea datei.

Luați în considerare modul în care sunt proiectate formularele la uzina de poligraf Mozhaisk

Proiectarea unui formular electronic implică o serie de operații secvențiale:

4.2 setarea dimensiunii hârtiei;

În țara noastră, formatele seriei A, adoptate de Organizația Internațională de Standardizare, sunt folosite pentru documentele oficiale.

În funcție de formatul hârtiei, sunt setate și marginile (distanța de la marginea textului până la marginea foii de hârtie).

LA programe de calculator, chiar și localizate (în rusă), ca setări implicite, dimensiunile hârtiei și dimensiunile marginilor care nu respectă standardele interne.

Pentru a seta dimensiunile și marginile hârtiei în MS Word, faceți următoarele în caseta de dialog Configurare pagină:

Meniu de servicii

Opțiuni de comandă

Fila General (selectați unitatea de măsură Centimetri din listă)

meniul Fișier

Comanda de configurare a paginii

Fila Dimensiune hârtie (setați dimensiunea A4 la 210 x 297 mm)

Apăsați OK

4.3 setarea dimensiunii câmpurilor;

După ce ați setat dimensiunea hârtiei, trebuie să determinați marginile documentelor apelând caseta de dialog Configurare pagină:

meniul Fișier

Comanda de configurare a paginii

Fila Margini – setați următoarele dimensiuni ale marjelor:

marginea stângă - 3,5 cm

marginea dreaptă - 1 cm

sus - 2 cm

jos - 2 cm Apăsați OK

Prin apăsarea butonului „Default”, aceste setări de pagină sunt atribuite tuturor documentelor create în viitor, cu excepția cazului în care alți parametri sunt setați direct de utilizator.

4.4 inserarea siglei companiei;

Instituțiile, organizațiile, firmele își plasează adesea logo-ul pe antetul. De regulă, aceasta este o imagine grafică simbolică care reflectă direcția organizației, întreprinderii, firmei. Emblema îmbunătățește aspectul estetic al formei, dar nu înlocuiește numele organizației.

Imaginea emblemei este plasată pe câmpul de sus al formularului (în zona antetului) deasupra mijlocului denumirii organizației (cu formă longitudinală, emblema este plasată în mijlocul câmpului de sus, iar cu un formă unghiulară, este centrată în raport cu numele organizației).

Pentru a introduce o emblemă, procedați în felul următor:

Inserați meniul

Poze de desen în echipă

Faceți clic pe Lipire

Pentru a specifica dimensiunea exactă a imaginii, utilizați caseta de dialog Format Picture numită de meniul contextual:

Comanda Format imagine

Dimensiunea filei

raportat la dimensiunea originală – debifați câmpul Dimensiune și rotație:

inaltime -1,5 cm

lățime -1,5 cm Apăsați OK

Pentru a centra emblema, apelăm și caseta de dialog Format Picture din meniul contextual, setați următorii indicatori:

Comanda Format imagine

fila Poziție

Poziția câmpului pe pagină:

orizontal - de la Câmp 3 cm (blank cu bucăți de cărbune.)

orizontal - de la Câmp 7,5 cm (form cu buc. prod.)

vertical - de la pagina 0,57 cm (pentru toate formularele) Câmp deasupra textului - lăsați caseta de selectare

Apăsați OK

4.5 set de forme.

Formularele cu ștampilă de colț pot fi centrate și aranjarea detaliilor steagului.

Pentru a crea un antet cu o ștampilă de colț, veți avea nevoie de bara de instrumente Forme suplimentară:

Comanda din bara de instrumente

Selectați bara de instrumente Formulare - caseta de selectare

Începem setul de detalii din marginea din stânga.

Vom acorda o atenție deosebită setului de părți șablon ale antetului.

Elementele părților șablonului sunt realizate folosind panoul Formatare situat pe panou și este posibil și de la tastatură folosind

Partea șablonului pentru data și numărul documentului trimis:

Setați poziția filei pe rigla orizontală - 2,5 cm și 7 cm (făcând clic pe butonul stâng al mouse-ului)

Punem numărul semnului (combinația de taste

În bara de format, faceți clic pe sau

Efectuați tabularea cu tasta Tab.

Pe bara de format, dezactivați sau

Setați poziția filei pe rigla orizontală - 4 cm și 7 cm (făcând clic pe butonul stâng al mouse-ului)

Scriem la nr.

În bara de format, faceți clic pe sau

Efectuați tabularea cu tasta Tab.

Pe bara de format, dezactivați sau

În bara de format, faceți clic pe sau

Efectuați tabularea cu tasta Tab.

Pe bara de format, dezactivați sau

Familiarizându-vă cu această variantă a unui set de părți șablon ale unui formular pentru litere, în viitor va fi posibil să utilizați opțiunea de tastare din marginea din stânga, urmată de întindere atunci când cursorul este plasat la începutul sau la sfârșitul fiecăruia. parte și setarea filei dorită pe rigla orizontală.

După ce am selectat detaliile tastate ale ștampilei, o vom introduce în cadru. În bara de instrumente Forme, selectați pictograma Inserare cadru. Detaliile introduse în cadru vor lua următoarea formă.

Setați parametrii cadrului: (vezi 1.2.4.5. Pasul 2*0*) Meniul Format sau meniul contextual Format cadru

Caseta de împachetare text - În jur

Dimensiunea campului:

Latime – Exact 7,3 cm

Înălțime - Marja automată orizontală:

poziție - 3,5 în raport cu Pagina

distanta fata de text – 0,7 cm Marja verticala:

poziție - 2 cm față de Pagina

distanța față de text - 0 cm

Setați câmpul obligatoriu - bifați caseta

Apăsați OK

Pentru a preveni ca rama să fie vizibilă la imprimare, îndepărtați cadrul:

Meniul Format sau meniul contextual Format Frame

Comanda Borduri și umbrire

Fila Chenar

Câmp Se aplică la – cadru

Tip câmp - nr

Apăsați OK

Formularul conferă informațiilor un caracter oficial. Utilizarea formularelor accelerează semnificativ procesul de creare a unui document (datorită disponibilității informațiilor constante), reduce costurile cu forța de muncă pentru compilare, simplifică percepția informațiilor și îmbunătățește cultura muncii manageriale.

Pe formulare se realizează doar prima pagină a documentului; pentru realizarea tuturor paginilor următoare se folosesc foi de hârtie standard.

Standardul permite producerea de formulare într-un mod tipografic, folosind mijloacele de tipărire operaționale, sau utilizarea unui formular al unui formular creat de un computer.(Pentru formularele cu stema Federației Ruse - obligatoriu). Răspândit în timpuri recente practica tipăririi formularelor de pe calculator este rațională pentru organizațiile mici unde nu se creează un număr mare de documente. Forma informatică a formularului poate fi schimbată cu ușurință prin modificarea datelor de referință despre organizație (adresă, telefon, fax, cont bancar etc.). Această metodă de utilizare a formularului este economică, deoarece nu există situații în care este necesar să se distrugă circulația finită a formularelor. Dar trebuie amintit că este destul de simplu să reproduci o astfel de formă (adică să falsești un document).

Formularul care conține detaliile care caracterizează organizația-autor (numele, data și locul înființării acesteia, numărul de înregistrare) a influențat și proiectarea documentelor interne ale organizației. Pentru proiectarea lor, au început să folosească aceleași detalii, repetându-și compoziția și aranjamentul chiar și în cazurile în care documentul este realizat manual (cerere, notă explicativă).

Scopul formularului este de a confirma caracterul oficial al documentului care a fost creat pe acesta și de a caracteriza organizația autorului. În același timp, respectarea normelor general acceptate, consacrate în standardele interne sau internaționale, nu numai că facilitează proiectarea formularului, dar oferă și funcții reprezentative, caracterizând organizația corespondenților săi.

În această lucrare, subiectul a fost „Forma documentului. Tipuri de formulare. Principalele probleme în proiectarea formularelor (pe exemplul unei instituții specifice).În munca mea, am încercat să caracterizez tipăritul de tip „Blank”. Pentru a arăta ce forme există, tipurile de design și structura creării lor, folosind exemplul întreprinderii Mozhaisk Polygraph Plant.

Majoritatea documentelor organizatorice și administrative: scrisori, certificate, protocoale, ordine, ordine, regulamente, instrucțiuni etc. – trebuie creat pe documente goale.

Conceptul de formular este pe deplin aplicabil doar documentelor pe hârtie, cu toate acestea, atunci când se automatizează munca de birou, se practică crearea de fișiere electronice care conțin imagini electronice ale formularelor, a căror utilizare sau completare vă permite să creați documente complete din punct de vedere legal, care respectă normele moderne. regulile și formularele de hârtie actuale.

Fiecare organizație are dreptul de a decide asupra modului de producere a formularelor pe cont propriu, adică formularele pot fi tipărite într-un mod tipografic, prin intermediul tipăririi operaționale sau al tehnologiei informatice direct în timpul fabricării unui document. Excepție fac formele cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse, care, în conformitate cu Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 decembrie 1995 nr. 1268 „Cu privire la eficientizarea fabricării, utilizării, depozitării și distrugerii sigiliile și formularele cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse" trebuie făcute numai de întreprinderile de tipărire și de gravare a ștampilei care dețin licențe pentru tipul relevant de activitate și certificate privind disponibilitatea capabilităților tehnice și tehnologice pentru fabricarea tip specificat de produs la nivelul de calitate adecvat.

Bibliografie

1. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - Intrare. 2003-07-01. - M .: Gosstandart al Rusiei: Editura standardelor, 2003. - Punctul 4.7.

2. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - Intrare. 2003-07-01. - M .: Gosstandart al Rusiei: Editura standardelor, 2003. - Punctul 4.7.

3. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - Intrare. 2003-07-01. - M .: Gosstandart al Rusiei: Editura standardelor, 2003. - Punctul 4.6.

4. GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - Intrare. 2003-07-01. - M .: Gosstandart al Rusiei: Editura standardelor, 2003. - Punctul 4.6.

5. Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente: Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003. / Rosarhiv; VNIIDAD; Alcătuit de: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov și alții; Tot. ed. M.V. Larin, A.N. Sokova. - M., 2003. - 90 p.

6. Organizarea muncii cu documente. Manual pentru licee. Ed. V.A.Kudryaev. - M., 2005.

7. Rogojin M.Yu. Cartea de masă a secretarei. Ținând cont de noile reguli de păstrare a cărților de muncă și GOST R 6.30-1-2003. Prospect 2004.

8. Chukovenkov A.Yu. Yankovskaya V.F. Reguli de documentare. Comentariu la GOST R 6.30-2003. „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă (ORD). Cerințe de documentare. M., Prospekt. 2004.

Exemple de proiectare a formei generale:

Orez. 1. Forma generală cu o dispunere longitudinală a detaliilor

Orez. 2. Forma generală a organizației cu un unghiular (centrat)
locația detaliilor

Orez. 3. Forma generală a organizației cu aranjarea colțului (drapelului) a detaliilor

Orez. 4. Forma generală a unității structurale
cu o dispunere longitudinală a detaliilor

Orez. 5. Forma generală a unei unități structurale cu o dispunere unghiulară (centrată) a detaliilor

Orez. 6. Forma generală a unității structurale cu aranjarea colțului (drapelului) a detaliilor

Exemple de antet:

Orez. 3. Antet al organizației cu o aranjare unghiulară (centrată) a detaliilor

Orez. 4. Formular de scrisoare a organizației cu aranjarea colțului (drapelului) de detalii

Orez. 5. Scrisoare formular a organizației cu o aranjare longitudinală a detaliilor

Orez. 6. Forma unei litere a unei unități structurale cu o aranjare unghiulară (centrată) a detaliilor

Orez. 7. Forma unei unități structurale cu un aranjament de colț (drapel) de detalii

Orez. 8. Antet al unei unități structurale cu o aranjare longitudinală a detaliilor

Orez. 9. Forma unei scrisori a unui funcționar cu o aranjare unghiulară (centrată) a detaliilor

Orez. 10. Formular de scrisoare a unui funcționar cu aranjarea colțului (drapelului) de detalii

Orez. 11. Scrisoare-formular a unui funcționar cu o aranjare longitudinală a detaliilor

Exemple de proiectare a formei unui anumit tip de document:

Orez. 12. Formular de comandă cu aranjare longitudinală a detaliilor

Orez. 13. Forma actului cu o aranjare unghiulară (centrată) a detaliilor

Orez. 14. Forma actului cu colțul (drapelul) aranjarea detaliilor

Orez. 15. Formular de certificat al unei unități structurale cu o dispunere longitudinală a detaliilor

Orez. 16. Formular de certificat al unei unități structurale cu o dispunere unghiulară (centrată) a detaliilor

Orez. 17. Formular de certificat al unei unități structurale cu un aranjament de colț (drapel) de detalii

Forma scrisorii, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include detaliile:

01 - Emblema de stat a Federației Ruse (02 - emblema subiectului Federației Ruse sau 03 - emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu));
04 - cod de organizare
05 - numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) entitate legală
06 - numărul de identificare a contribuabilului / codul motivului de înregistrare (TIN / KPP)
08 - denumirea organizației
09 - date de referință despre organizație
precum și marcaje restrictive pentru detalii:
11 - data documentului
12 - numărul de înregistrare a documentului
13 - link la numărul de înregistrare și data documentului
Și, dacă este necesar, marcaje de limită pentru limitele superioare ale zonelor pentru localizarea detaliilor.
15 - destinatar
18 - titlul textului
19 - marca de control
20 - textul documentului

Forma scrisorii poate fi realizată pe baza aranjamentului longitudinal sau unghiular al detaliilor.

Orez. 1. Locația detaliilor (versiunea de colț) ale antetului (dimensiunile sunt în milimetri)

Orez. 2. Locația detaliilor (versiunea longitudinală) ale antetului (dimensiunile sunt indicate în milimetri)

Cel mai convenabil pentru prelucrare și economic în ceea ce privește utilizarea zonei foii este golul de colț. În acest caz, partea dreaptă a părții superioare a foii poate fi folosită pentru a plasa detaliile „Adresă”, „Rezoluție”

Utilizarea unei forme longitudinale a unei scrisori este recomandabilă în cazurile în care numele organizației conține un număr mare de caractere tipărite, de exemplu, poate fi cazul când detaliile formularului sunt date în două sau mai multe limbi. În același timp, detaliile ar trebui să fie tipărite în stânga în rusă, iar în dreapta - în limba națională, la același nivel. Dacă numărul de limbi naționale utilizate este mai mult de una, detaliile în rusă trebuie indicate mai sus și mai jos - în limba națională, extinzând linia până la granița câmpului din dreapta.

Forma scrisorii poate fi realizată pentru organizație, subdiviziune structurală și oficial.

Exemple de antet:

Orez. 3. Scrisoare formular a organizației cu o aranjare unghiulară (centrată) a detaliilor.

Orez. 4. Formular de scrisoare a organizației cu aranjarea colțului (drapelului) de detalii.

Orez. 5. Scrisoare formular a organizației cu o aranjare longitudinală a detaliilor.

Exemple ale formei generale a documentului sunt, de asemenea, date în următoarele documente:
GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare" (Anexa B, figurile B.2, B.3, B.4);
- Instrucțiuni standard privind munca de birou în organismele federale putere executiva, aprobat prin ordinul Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 (Anexele nr. 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Cultura oficializării documentelor oficiale începe cu antetul organizației.

Document gol– o foaie de hârtie sau un șablon electronic de identificare a autorului document oficial.

Compoziția și aranjarea detaliilor privind antetele organizațiilor sunt stabilite de GOST R 6.30-2003 și de Regulile de lucru în cadrul organelor executive federale. Exemplele de formulare și modelele electronice ale formularelor de documente ale organului executiv federal sunt aprobate de șeful acestuia.

Când proiectați un antet pentru o organizație, mai întâi trebuie să selectați o dimensiune de hârtie. Formularele pot fi produse pe hârtie A4 (210 × 297 mm) și A5 (148 × 210 mm). De asemenea, este permisă producerea antetului pe hârtie A3 (297 × 420 mm) și A6 (105 × 148 mm). Formularele în format A3 pot fi folosite pentru a întocmi documente, al căror conținut textual este aranjat sub forma unui tabel (de exemplu, rapoarte contabile și financiare, planuri). Pe hârtie A6 este permisă producerea unor tipuri speciale de formulare oficiale pentru întocmirea rezoluțiilor (comenzi, instrucțiuni).

Hârtia folosită pentru fabricarea antetului trebuie să fie albă, crem sau galbenă. Utilizarea altor culori este nepractică, deoarece Culori închise face documentul dificil de citit. Cu toate acestea, trebuie amintit că documentele cu termen de valabilitate permanent trebuie făcute pe hârtie de cea mai bună calitate, de preferință albă.

Pe formulare, zeroul din stânga trebuie să fie de cel puțin 20 mm, cel din dreapta - cel puțin 10 mm, partea de sus - cel puțin 20 mm, partea de jos - ns mai mică de 20 mm.

La rândul său, paragraful 5.3 al Ghidurilor pentru implementarea GOST R 6.30–2003 prevede că organizația are dreptul de a decide singură pentru ce dimensiuni de câmp este recomandabil să se stabilească diferite feluri documente, dar nu mai puțin decât acele dimensiuni stabilite de GOST. De asemenea, se remarcă faptul că formatul formularului este selectat în funcție de cantitatea de text și de numărul de detalii care trebuie plasate la pregătirea documentului, iar în practică se pot utiliza și formate combinate de formulare, datorită naturii documentele, de exemplu, folosind dispunerea orizontală a părții mai mari a formularului. În același timp, la pregătirea unui document pe mai multe coli, toate foile au aceleași dimensiuni ale marginilor.

Formularele pot fi executate folosind instrumente de imprimare sau pe un computer personal. Formularele cu imaginea emblemei de stat a Federației Ruse sau stemele entităților constitutive ale Federației Ruse ar trebui produse exclusiv prin tipărire, deoarece sunt produse tipărite cu responsabilitate strictă.

Tipuri de formulare:

- o formă comună pentru producerea oricărui tip de document (cu excepția unei scrisori);
- un formular pentru un anumit tip de document (cu excepția unei scrisori);
- antet oficial;
- Antet.

Fiecare formular are o listă strict definită de detalii și locația lor pe formular. Locația detaliilor formularului poate fi longitudinală și unghiulară. Cu un aranjament longitudinal, detaliile sunt plasate de-a lungul marginii superioare a foii și aliniate fie în lățime, fie în centru.

Deși organizația însăși alege locația detaliilor formularului, pe care o consideră mai convenabilă, totuși, locația unghiulară a detaliilor este mai rațională în fabricarea antetului.

În cazul unui aranjament unghiular, detaliile sunt plasate în colțul din stânga sus al foii și sunt aliniate fie la marginea din stânga, fie la centrul zonei alocate.

Formularele cu o aranjare longitudinală a detaliilor sunt utilizate în cazurile în care numele organizației conține un număr mare de caractere tipărite sau când detaliile formularului sunt date în două sau mai multe limbi. Numele organizației în limba de stat a subiectului Federației Ruse sau într-o altă limbă este plasat sub sau în dreapta numelui în limba de stat a Federației Ruse.

Dacă, în conformitate cu cartea, organizația are un nume într-o limbă străină, atunci numele organizației (inclusiv numele formei de proprietate) și adresa acesteia nu sunt traduse în limbi străine (cu excepția numelui ale țării și ale marilor orașe), dar sunt date numai în transliterație latină. De exemplu, numele organizației „Cartea internațională” într-o astfel de formă va arăta astfel: Mezhdunarodnaia kniga (și nu carte internațională) și adresa poștală: Str. Mayakovskaya 27, (sau stradă), Moscova, 113456, Rusia (sau Federația Rusă).

Forma generală. Fiecare organizație trebuie să aibă un formular comun pentru producerea oricărui tip de document (cu excepția unei scrisori) inclus în sistemul USORD. Nu este permisă eliberarea de documente organizatorice și administrative pe un formular destinat scrisorilor și reprezintă o încălcare a GOST.

În conformitate cu GOST R 6.30-2003 și cu Regulile de lucru în cadrul organelor executive federale, următoarele detalii sunt utilizate pentru a produce o formă generală:

- emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);
- cod de organizare conform OKPO;
- Numele companiei;
- spatiu liber pentru numele tipului de document;
- locul întocmirii sau publicării documentului.

Formularul trebuie să aibă, de asemenea, semne restrictive (aplicate sub formă de colțuri sau alte denumiri) pentru localizarea detaliilor:

- data documentului;
– numărul de înregistrare al documentului;
- îndreptarea către text;
- marca de control.

Forma unui anumit tip de document este recomandabil să aplicați atunci când publicați un număr mare de aceste tipuri de documente într-o organizație (de exemplu, certificate, protocoale, comenzi). La elaborarea acestor formulare, detaliile sunt introduse în formularul general într-un mod tipografic:

– denumirea tipului de document;
- codul formularului de document conform OKUD.

Formular oficial. În conformitate cu Regulile de lucru în cadrul organelor executive federale, o organizație poate pregăti și un formular oficial, apoi se introduce în formular un „nume de funcție” obligatoriu, situat sub „numele organizației” necesar.

Formular pentru scrisori utilizate în corespondența dintre organizații. Antetul trebuie să includă următoarele detalii:

- Emblema de stat a Federației Ruse sau stema unei entități constitutive a Federației Ruse;
- emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);
- cod de organizare conform OKPO;
- Numele companiei;
- date de referință despre organizație;
– codul de organizare;
- OGRN;
- TIN / KPP.

Pe formularul pentru litere nu este indicat numele tipului de document (scrisoare).

Pe lângă aceste detalii, antetul trebuie să conțină semne restrictive pentru următoarele detalii:

– data documentului;
– numărul de înregistrare al documentului;
– trimiteri la numărul de înregistrare și data documentului.

În plus, antetul poate conține semne restrictive pentru următoarele detalii:

- destinatar;
- îndreptarea către text;
- marca de control.

Conform clauzei 4.6 din GOST R 6.30–2003, tipurile de formulare luate în considerare sunt stabilite pentru o organizație, o unitate structurală a unei organizații și un funcționar. Diferența dintre astfel de forme este doar în indicarea autorului documentului - organizația, unitatea structurală sau oficialul acesteia. În cazul în care autorul documentului este o sucursală, reprezentanță, altă unitate structurală a organizației, funcționar etc., atunci desemnarea acestora este inclusă în numele organizației - autorul documentului. Rețineți că formularele de documente pentru o unitate structurală și un funcționar sunt create dacă șeful acestei unități sau un anumit funcționar are dreptul de a semna formularul. În formele unui funcționar, cerințele suplimentare „Numele postului” sunt plasate sub „Numele organizației” obligatorii (clauza 5.8 din Recomandările metodologice pentru implementarea GOST R 6.30–2003).

Cerințele pentru lucrul cu formulare sunt incluse în instrucțiunile pentru munca de birou. Formele organizațiilor ar trebui să fie supuse contabilității și raportării stricte, în special formularele cu o reproducere a emblemei de stat a Federației Ruse și a stemelor entităților constitutive ale Federației Ruse. Contabilitatea formularelor poate fi efectuată într-un jurnal special, a cărui formă este dezvoltată independent de organizații. Forma revistei pentru înregistrarea formularelor în organele executive federale este prezentată în Recomandările metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale.

Introducerea în circulație a unor noi forme de documente se realizează la propunerea compartimentelor prin ordin al șefului organizației. Distrugerea formelor trebuie efectuată conform actului.

Controlul asupra producerii, utilizării și stocării formularelor trebuie să fie atribuit departamentelor responsabile cu munca de birou din organizație, iar în firmele mici celor responsabili cu munca de birou. Persoanele responsabile personal de contabilizarea, utilizarea și păstrarea formularelor sunt desemnate prin documentele administrative ale șefului organizației.

Formularele sunt depozitate de obicei în dulapuri din unitatea structurală responsabilă cu dezvoltarea, producerea, contabilizarea și depozitarea formularelor.

Pentru pierdere, încălcare a ordinii de păstrare și utilizare a formularelor și alte omisiuni în lucrarea cu documente se aplică măsuri disciplinare. Acestea includ o remarcă, o mustrare, o mustrare strictă, concediere și alte sancțiuni prevăzute de cartele privind disciplina și regulamentele interne ale muncii.

GOST R 7.0.8–2013 Lucru de birou și arhivare...

Forme de documente organizatorice și administrative pot fi elaborate pentru o organizație, pentru o unitate structurală și pentru un funcționar.

Un formular pentru un funcționar este creat dacă acest funcționar are dreptul de a semna. unu

Pe antetul unui funcționar, sub denumirea organizației, trebuie să fie indicată numele postului.

Orez. unu.șablon de scrisoare CEO

Un exemplu de formular al unui funcționar este prezentat în Figura B.4 din Anexa B la GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizațională și administrativă. Cerințe de documentare”.

Exemple de antet oficial sunt, de asemenea, date în paragraful formularului de scrisoare.

1 Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente: Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003. / Rosarhiv; VNIIDAD; Comp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov și alții; Tot. ed. M.V. Larin, A.N. Sokov. - M., 2003. - 90 p.

Formatul formularului documentului

Sunt stabilite două formate standard de formulare de documente organizatorice și administrative - A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm).

Formatul formularului este selectat în funcție de volumul textului și de numărul de detalii care trebuie plasate la pregătirea documentului.

În practică, pot fi utilizate și alte formate de hârtie (pentru alte clase de documentație de management). De exemplu, pentru producerea de documente, al căror conținut textual este conceput sub forma unui tabel cu multe coloane, se poate folosi un format A3 (420 x 297 mm).

Dimensiunile hârtiei de consum sunt stabilite de GOST 9327-60 "Hârtie și produse din hârtie. Formate de consum".

Dimensiunile marjelor

GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente" stabilește dimensiunea minimă a câmpurilor.

Fiecare filă a documentului, întocmită atât pe formular, cât și fără acesta, trebuie să aibă câmpuri de cel puțin: 1

20 mm - stânga;

10 mm - dreapta;

20 mm - sus;

20 mm - mai jos.

Când pregătiți un document pe mai multe coli, toate foile au aceleași dimensiuni ale marginilor. 2

Organizația are dreptul de a decide pentru ea însăși ce dimensiuni câmpuri este recomandabil să seteze pentru diferite tipuri de documente, dar nu mai puțin decât acele dimensiuni stabilite de GOST. 3

Marginea din stânga necesită o atenție specială - câmpul pentru depunerea unui document într-un fișier. Din aceasta putem concluziona că atunci când dezvoltați formulare de document pentru o perioadă de stocare temporară (până la 10 ani), de exemplu, formularele de scrisori, puteți lăsa o marjă din stânga de 20 mm lățime, iar atunci când dezvoltați formulare de document pentru o perioadă lungă (peste 10 ani). ) și perioadele de depozitare permanente, este mai bine să setați marginea stângă 30-35 mm.

Marginile din dreapta și de jos sunt lăsate în caz de uzură a hârtiei, marginea de sus este pentru indicarea paginilor în documente cu mai multe pagini.

Când utilizați reversul foii, marginea din stânga trebuie să fie de cel puțin 10 cm, marginea din dreapta trebuie să fie de cel puțin 20 mm, adică invers în comparație cu partea din față.

1 GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - Intrare. 2003-07-01. - M .: Gosstandart al Rusiei: Editura de standarde, 2003. - Punctul 4.1. 2 Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente: Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003. / Rosarhiv; VNIIDAD; Comp.: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov și alții; Tot. ed. M.V. Larin, A.N. Sokov. - M., 2003. - 90 p. 3 Ibid.

Continuăm să comentăm noul GOST R 7.0.97-2016 privind documentele. Să luăm în considerare secțiunea 6 „Forme de documente”.

Dicționarul nostru

Formular de document - o foaie de hârtie sau un șablon electronic cu detalii de identificare a autorului unui document oficial;

Un șablon de formular electronic este o formă a unui document prezentat în formă electronică. De regulă, organizațiile folosesc șabloanele electronice de formulare în locul unui formular tipărit pe hârtie.

Noul GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru documente” (denumită în continuare GOST R 7.0.97-2016) este succesorul GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru executarea documentelor ”(în continuare - GOST R 6.30-2003), și nu un standard absolut nou. Prin urmare, la dezvoltarea acestuia, a fost important să se păstreze consistența prevederilor, astfel încât utilizatorii standardului să fie confortabil să lucreze cu noua sa ediție.

În secțiunea „Forme de documente”, succesiunea de prezentare a materialului a rămas și ea aceeași. Cu toate acestea, la unele prevederi ale secțiunii au fost făcute completări sau precizări, care explică mai detaliat regulile de prelucrare a documentelor. Vom lua în considerare și vom comenta toate prevederile secțiunii „Formulare de document” (extrase din GOST R 7.09-2016 sunt date în cadru).

FORMATUL FORMELOR ŞI DIMENSIUNILE CÂMPURILOR

6.1 Pentru realizarea formularelor de document se utilizează hârtie în formate A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm); pentru intocmirea formularelor de instructiuni de executare a documentelor (rezolutii) se foloseste hartie de format A5 (148 x 210 mm), A6 (105 x 148 mm).

Fiecare filă a documentului, întocmită atât pe formular, cât și fără acesta, trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:

20 mm - stânga;

10 mm - dreapta;

20 mm - sus;

20 mm - mai jos.

Documentele cu perioade lungi de depozitare (peste 10 ani) trebuie să aibă o marjă stângă de cel puțin 30 mm.

Formularele în format A5 sunt folosite foarte limitat, în principal pentru eliberarea de certificate, împuterniciri, memorii. Pentru majoritatea documentației organizatorice și administrative (comenzi, comenzi, regulamente, instrucțiuni, protocoale, scrisori de afaceri etc.), se folosește hârtie A4.

Pentru formele de rezoluție, formele standard sunt A5 și A6 (Exemplul 1).

Reglementarea privind mărimea marjelor de serviciu ale documentului este completată de cerința ca în documentele cu termen de valabilitate mai mare de 10 ani (documente de reglementare, reglementări locale, personal etc.), marja din stânga să fie de cel puțin 30 de ani. mm. Acest lucru vă va permite să îmbinați documentele în fișiere fără a captura o parte a textului.

FORMELE ÎN FORMA ELECTRONICĂ ȘI PE HÂRTIE

6.2 Organizațiile folosesc formulare de documente realizate pe hârtie (formele de documente ale organismelor guvernamentale federale cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse sunt realizate de companii de tipografie care dețin certificate de capacități tehnice și tehnologice pentru fabricarea de înaltă calitate a produsului specificat tip de produs) și/sau șabloane electronice de formulare. Formularele pe hârtie și șabloanele electronice ale formularelor trebuie să fie identice în ceea ce privește compoziția detaliilor, ordinea în care sunt amplasate și fonturile.

Formularele de documente pe hârtie și șabloanele electronice de formulare se realizează pe baza modelelor de formulare aprobate de șeful organizației.

Formele documentelor trebuie realizate pe hârtie albă sau pe hârtie deschisă la culoare.

Șabloanele electronice ale formularelor de documente trebuie protejate împotriva modificărilor neautorizate.

În contextul standardului, formularele de documente realizate pe hârtie și șabloanele electronice de formulare sunt echivalente.

Organizația, de regulă, utilizează atât formulare pe hârtie, cât și șabloane electronice de formulare (de exemplu, pentru documentele interne).

Important!

Formularele de același tip de document (de exemplu, scrisori) pe hârtie și în formă electronică trebuie să fie identice în ceea ce privește detaliile și designul. Cu alte cuvinte, forma unui document de același tip pe hârtie și șablonul său electronic nu ar trebui să difere.

O altă cerință importantă este ca șabloanele electronice ale formularelor să fie imuabile, adică protejate de modificări neautorizate.

Standardul subliniază că imaginea emblemei de stat a Federației Ruse poate fi reprodusă numai pe hârtie. Cerințele pentru producerea unor astfel de forme sunt stabilite prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 decembrie 1995 nr. 1268 „Cu privire la eficientizarea fabricării, utilizării, depozitării și distrugerii sigiliilor și formelor cu reproducerea emblemei de stat a Federația Rusă” (în continuare - Decretul nr. 1268).

FORME DE COLT SI LONGITUDINALE

6.3 Formularele de documente sunt întocmite în conformitate cu Anexa B. Limitele aproximative ale zonelor pentru localizarea detaliilor sunt indicate printr-o linie punctată. Fiecare zonă este determinată de setul de detalii incluse în ea.

6.4 În funcție de amplasarea detaliilor, se instalează două variante de forme - unghiulare (Figura B.1) și longitudinale (Figura B.2).

Anexa B la standard - acestea sunt machetele detaliilor documentului pe formulare cu aranjare unghiulară a detaliilor (Schema B1) (Exemplul 2) și pe formulare cu o dispunere longitudinală a detaliilor (Schema B2) (Exemplul 3). Totodată, zonele pentru amplasarea detaliilor indicate de linia punctată sunt orientative.

LOCAREA DETALIILOR CENTRAT ŞI STRAP

6.5 Detaliile 01, 02, 03 sunt situate pe marginea superioară a documentului, deasupra atributului 05, în mijlocul zonei ocupate de acest atribut.

Atributul 03 poate fi situat în stânga la nivelul atributului 05.

Detaliile 05, 06, 07, 08, 09, 13, marcajele limită pentru detaliile 10, 11, 12 în limitele zonelor de localizare a detaliilor sunt plasate într-unul din următoarele moduri:

Centrat (începutul și sfârșitul fiecărei linii de detalii sunt eliminate în mod egal de la granițele zonei în care sunt situate detaliile);

Steagul (fiecare linie de detalii începe de la marginea stângă a zonei în care se află detaliile).

Aceste prevederi ale standardului repetă vechiul GOST R 6.30-2003 și oferă două modalități de a proiecta detalii în zonele lor de locație:

Centrat (în centrul zonei de localizare a detaliilor);

Steagul (de-a lungul marginii din stânga a zonei).

Standardul indică, de asemenea, că detaliile 01 „Emblema de stat a Federației Ruse (steama unei entități constitutive a Federației Ruse, stema (semnul heraldic) a municipalității)”, 02 „Emblema” și 03 " Marca comercială (marca de serviciu)" sunt situate în câmpul superior al documentului conform în mijlocul zonei ocupate de atributul 05 "Numele organizației - autorul documentului" (Exemplul 4). Cu toate acestea, atributul 03 poate fi plasat și la același nivel cu atributul „Numele organizației - autorul documentului” (Exemplul 5).

TIPURI DE FORME

6.6 Se stabilesc următoarele tipuri de formulare de documente ale organizației:

Forma generală;

antet;

Forma unui anumit tip de document.

Actele juridice de reglementare ale organizației stabilesc tipurile de formulare utilizate și varietățile acestora (formular de scrisoare pentru diviziunile structurale, formularul de scrisoare pentru un oficial, formularul de comandă, formularul de comandă, formularul de protocol etc.).

Exemple de documente sunt prezentate în Anexa B.

Compoziția tipurilor de forme nu s-a schimbat. Cu toate acestea, a apărut o prevedere conform căreia lista tipurilor de formulare utilizate în organizație ar trebui stabilită în actul de reglementare local (LNA) al organizației. Aceasta poate fi o instrucțiune cu privire la munca de birou a organizației sau o comandă din partea șefului, care aprobă simultan tipurile de formulare utilizate și mostrele acestora (aspecte).

COMPOZIȚIA ȘI LOCALIZAREA DETALIILOR FORMULARELOR

6.7 Formularul general este utilizat pentru producerea oricăror tipuri de documente, cu excepția unei scrisori comerciale (oficiale).

Formularul general, în funcție de documentele constitutive ale organizației și reglementările locale, include detaliile 01 (02 sau 03), 05, 06, 07, 13 și mărci restrictive pentru detaliile 10, 11, 16, 17.

Forma scrisorii, în funcție de documentele constitutive ale organizației și de reglementările locale, include detaliile 01 (02 sau 03), 05, 08, mărci restrictive pentru detaliile 10, 11, 12, 15, 17. Unitatea structurală include suplimentar detaliile 06, antet oficial - prop 07.

Forma unui anumit tip de document, cu excepția unei scrisori, în funcție de documentele constitutive ale organizației și de actele legale de reglementare locale, include detaliile 01 (02 sau 03), 05, 09, 13 și, dacă este necesar, mărci restrictive pt. limitele zonelor în care sunt situate detaliile 10, 11, 16, 17. Forma unui anumit tip de document al unei unități structurale include în plus cerința 06, forma unui oficial - cerința 07.

Forma generală poate conține (exemplul 6):

Rechizite:

02 - „Emblemă”;

10 - „Data documentului”;

17 - „Îndreptarea către text”.

Antetul poate include (Exemplul 7):

Rechizite:

01 - „Stemă (emblema de stat a Federației Ruse, stema unei entități constitutive a Federației Ruse, stema (semnul heraldic) a unei municipalități)”;

02 - „Emblemă”;

03 - „Marcă comercială (marca de serviciu)”;

06 - „Numele unității structurale – autorul documentului”;

08 - „Date de referință despre organizație”;

Detalii pentru care marcaje restrictive pentru limitele zonelor sunt aplicate pe formulare:

10 - „Data documentului”;

11 - „Numărul de înregistrare al documentului”;

15 - „Destinație”;

17 - „Îndreptarea către text”.

Forma unui anumit tip de document include (exemplul 8):

Rechizite:

01 - „Stemă (emblema de stat a Federației Ruse, stema unei entități constitutive a Federației Ruse, stema (semnul heraldic) a unei municipalități)”;

02 - „Emblemă”;

03 - „Marcă comercială (marca de serviciu)”;

06 - „Numele unității structurale – autorul documentului”;

09 - „Denumirea tipului de document”;

13 - „Locul întocmirii (publicării) documentului”;

Detalii pentru care marcaje restrictive pentru limitele zonelor sunt aplicate pe formulare:

10 - „Data documentului”;

11 - „Numărul de înregistrare al documentului”;

16 - „Ștampila de aprobare a documentului”;

17 - „Îndreptarea către text”.

Model de scrisoare oficială trebuie să conțină cerința 07 „Numele funcției persoanei – autorul documentului”. Această cerință este utilizată și în formele documentelor administrative (instrucțiuni, ordine) emise de șefii entităților constitutive ale Federației Ruse și șefii municipii(de exemplu, forme de ordine ale guvernatorilor, ordine ale șefilor de orașe, districte și alte municipalități). Se folosește și în formele actelor administrative (ordinelor) emise de șefii diviziilor structurale independente ale organizațiilor, dacă șeful diviziei structurale este înzestrat cu un astfel de drept (Exemplul 9).

Forma unui anumit tip de document al unei unități structurale trebuie să conțină cerința 06 „Numele unității structurale - autorul documentului” (Exemplul 10).

IMPORTANT!

Standardul oferă lista maximă posibilă de detalii pentru fiecare tip de formulare de document. Pentru a determina compoziția detaliilor la dezvoltarea formularelor de documente, în practică, ar trebui să ne ghidăm acte fondatoareși LNA.

FORME ÎN DIFERITE LIMBI

6.8. În autoritățile și organizațiile entităților constitutive ale Federației Ruse, care folosesc, împreună cu limba rusă ca limbă de stat a Federației Ruse, limba de stat (limbi de stat) ale republicilor din cadrul Federației Ruse, forme de documente în limba rusă și se utilizează limba (limbile) de stat a republicilor din cadrul Federației Ruse: unghiulară (detaliile formularului sunt situate la același nivel: în rusă - în stânga, în limba (limbile) de stat a republicilor ruse Federație - în dreapta) sau longitudinală (toate detaliile formularului în limba rusă - deasupra, dedesubt - toate detaliile formularului în limba de stat (limbi ) republici din cadrul Federației Ruse).

Pentru corespondența cu corespondenții străini, utilizați formulare în două limbi - rusă și engleză (Anexa B.8) sau altă limbă străină.

Standardul stabilește regulile de emitere a formularelor în două sau mai multe limbi pentru organizațiile care, în conformitate cu Legea Federației Ruse din 25 octombrie 1991 nr. 1807-1 „Cu privire la limbile popoarelor ruse Federația Rusă” (modificată la 12 martie 2014), au dreptul de a folosi, împreună cu limba rusă (ca limbă de stat a Federației Ruse), limba (limbile) naționale recunoscute ca limbă de stat în republicile ruse. Federația în conformitate cu legislația lor.

Pentru corespondența cu organizațiile străine, standardul recomandă completarea unui formular în două limbi: rusă și una din limbi straine(cel mai des în engleză) (Exemplul 11).

SA DEZVOLTAREA NOI FORME SAU NU?

NOTĂ!

În legătură cu intrarea în vigoare a noului GOST, organizațiile nu sunt obligate să facă modificări la formularele documentelor dacă acest lucru nu este necesar.

Dacă totuși organizația decide să dezvolte noi forme, atunci algoritmul acțiunilor poate fi următorul:

1. Șeful organizației instruiește serviciul clerical să elaboreze noi mostre (aspecte) de formulare.

2. Serviciul de gestionare a evidențelor organizează elaborarea machetelor (eșantioanelor) de formulare de documente (se elaborează independent sau recurge la serviciile unei organizații specializate).

3. Conducătorul organizației aprobă prin ordin noi mostre de formulare cu următoarea redactare:

Dacă în același timp este în curs de elaborare o instrucțiune privind munca de birou, noi modele de formulare pot fi incluse în instrucțiune.

4. Serviciul administrativ si economic dispune tiparirea formularelor intr-o tipografie, sau specialisti in tehnologia de informație organizațiile pregătesc șabloane electronice de formulare pe baza machetelor aprobate.

CE DOCUMENTE TREBUIE EMISE DUPĂ NOUL GOST?

Reamintim că cerințele GOST R 6.30-2003 se aplicau documentației organizaționale și administrative legate de USORD, care este inclusă în clasificatorul All-Russian al documentației de management (OKUD). Prevederile noului standard se aplică tuturor documentelor organizatorice și administrative, inclusiv celor incluse în USORD, care este consemnată în secțiunea 1 „Domeniul de aplicare” a noului standard:

GOST R 6.30-2003

GOST R 7.0.97-2016

1 domeniu de utilizare

Acest standard se aplică documentelor organizatorice și administrative legate de Sistemul Unificat de Documentare Organizațională și Administrativă (USORD) - rezoluții, ordine, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori etc. (denumite în continuare documente) incluse în OK 011- 93 „Clasificatorul integral rusesc al documentației de management” (OKUD) (clasa 0200000).

1 domeniu de utilizare

Acest standard se aplică documentelor organizaționale și administrative legate de Sistemul Unificat de Documentație Organizațională și Administrativă (USORD): carte, regulamente, reguli, instrucțiuni, reglementări, rezoluții, ordine, ordine, decizii, protocoale, contracte, acte, scrisori, certificate, etc. (în continuare - documente), inclusiv cele incluse în OK 011-93 „Clasificatorul integral rusesc al documentației de gestiune” (clasa 0200000).

Vezi: Turkina V.S. Utilizarea limbilor de stat ale Federației Ruse în antet, sigilii și semne // Secretar-referent. 2017. Nr 5. S. 33 - 35.

OK 011-93. Clasificatorul integral rusesc al documentației de gestionare (aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Rusiei din 30 decembrie 1993 nr. 299, astfel cum a fost modificată la 6 decembrie 2016).