Требования к бланкам управленческих документов. В каких случаях целесообразно использование бланков должностных лиц? Продольный бланк письма должностного лица

ВВЕДЕНИЕ........... .............................................................................................2

ГЛАВА 1 БЛАНК ДОКУМЕНТА....................................................................4

1.1 Немного истории............................................................................4

1.2 Что такое бланк, его назначение. ...................................................5

ГЛАВА 2 ВИДЫ БЛАНКОВ...............................................................................7

2.1 Основные виды оформления..........................................................7

ГЛАВА 3 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.........................................10

3.1 Общий бланк..................................................................................10

3.2 Бланк письма..................................................................................13

3.3 Бланк конкретного вида документа.............................................17

3.4 Продольный бланк документа..................................................... 20

3.5 Угловой бланк................................................................................ 22

3.6 Бланк организации..........................................................................24

3.7 Бланк структурного подразделения..............................................25

3.8 Бланк должностного лица..............................................................26

ГЛАВА 4. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)..........................................26

4.1 Примеры набора некоторых элементов бланка..........................28

4.2 установка формата бумаги............................................................28

4.3 установка размеров полей.............................................................29

4.4 вставка эмблемы фирмы................................................................30

4.5 набор реквизитов бланка...............................................................31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ...................................................................................................35

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.............................................37

ПРИЛОЖЕНИЯ...................................................................................................39

«Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)» - одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день.

Актуальность исследования заключается в том, что большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Данная тема достаточно подробно освещена в научных трудах следующих авторов:

Актуальность моего исследования определила цель и задачи работы:

Цель исследования – рассмотреть тему « Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)».

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи :

1. На основе анализа зарубежной и отечественной литературы, монографических источников изучить понятие бланка документов

2. Провести анализ структуры бланка

3. Рассмотреть виды бланков

4. Выявить и проанализировать особенности изготовления бланков

5. На основе проведенного исследования сделать выводы и дать рекомендации по работе

Для раскрытия поставленной цели и задач определена следующая структура исследования : работа состоит из введения, глав, заключения, списка использованной литературы. Названия глав отображают их содержание.

Бланк - представляет собой вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа формата А4, с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

По ГОСТу 6.39 - 72 установлено два основных вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.

Фирменный бланк - бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия. Обычный формат фирменного бланка - А4, но в отдельных случаях изготавливаются фирменные бланки меньших или больших форматов.

Фирменный бланк - это бумажный лист, как правило, формата А4 и менее, содержащий элементы фирменного стиля или информацию постоянного характера (например, накладные). Любой бланк предназначен для последующего заполнения и, как правило, направляется вовне. Это обязывает фирму отнестись к бланкам как к представительской продукции. Получается, что бланк - это своего рода визитка Вашей компании. Безвкусно оформленный бланк может создать негативное впечатление о вашей компании, поэтому его создание лучше доверить дизайнеру.

Фирменный бланк, дизайн которого выполнен профессионалами, способен не только содержать текст и предоставлять контактную информацию, но и отражать вид деятельности компании и ее жизненное кредо, а также обеспечивать узнаваемость компании и ее продукции при последующих рекламных контактах с потребителем. Он должен создавать у потребителя положительный образ Вашей компании. Визуальное впечатление, производимое на клиента компании безвкусным фирменным бланком, может быть сильнее, чем впечатление от телефонного разговора с менеджером. Добиться отрицательного впечатления можно при неумелом использовании следующих составляющих: фирменная верстка, использование графических элементов фирменного стиля, фирменные цвета. Однако при помощи этих же компонентов вместе с созданием фирменных шрифтов, подбором специальных сортов бумаги и удобной подачей информации, грамотные дизайнеры помогут Вам произвести впечатление с точностью до наоборот.

Бланки представительского класса. Бланк содержит элементы фирменного стиля, например логотип, корпоративные шрифты, и другую информацию постоянного характера, такую как: название Компании, реквизиты, контактную информацию. Фирменный бланк предназначен для последующего заполнения, именно поэтому, как правило имеет стандартный размер – А4 или А5.

Бланки печатаются на офсетной, мелованной или специальной бланочной бумаге.

Печать фирменных бланков возможна с любой красочностью, от черно-белых, до полноцветных, а так же с эффектом «водяного знака». Благодаря предоставляемой услуге по персонализации рекламно-полиграфической продукции, возможно изготовление бланков с нумерацией.

Бланки бывают следующих видов:

Перевозочная документация

Учетная документация

Счета, счета-фактуры

Товарно-транспортные накладные

Путевые листы

Платежные поручения

Таможенные декларации

Товарные чеки

Многослойные бланки (в том числе строгой отчетности)

Карточки

Страховые полиса, извещения о ДТП

Страховые ваучеры

Полисы отъезжающих за рубеж

Авиационные билеты

Ж/д билеты

Грузовые авианакладные и другие многослойные документы

Бланки разрешительных лиценций

Бланки типовых договоров

Специальные талоны с тонкой графикой и микропечатью

Деловые формуляры на самокопирующей бумаге

(производство немецких фирм Koehler, Zanders)

Квитанции формы А7

Акты осмотра, доп.соглашения, бланки

08 - наименование организации;

14 - место составления или издания документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

угловой

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)

продольный

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)

бланк организации;

бланк структурного подразделения;

бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:3

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма)

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

3. Классификация бланков

3.1 Общий бланк

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. 1

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08- наименование организации;
14 - место составления или издания документа. 2

Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты.

Рассмотрим, как ведется конструирование бланков на «Можайском Полиграфкомбинате»

Конструирование электронного бланка предполагает ряд последовательных операций:

4.2 установка формата бумаги;

У нас в стране используются для служебных документов форматы ряда А, принятые Международной организацией по стандартизации.

В зависимости от формата бумаги устанавливаются и поля (расстояние от границы текста до края листа бумаги).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок по умолчанию форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам.

Для установки размеров бумаги и размеров полей в MS Word необходимо в диалоговом окне Параметры страницы выполнить следующие действия:

Меню Сервис

Команда Параметры

Вкладка Общие (выберите из списка единицу измерения Сантиметры)

Меню Файл

Команда Параметры страницы

Вкладка Размер бумаги (установить размер А4 210 х 297 мм)

Нажать ОК

4.3 установка размеров полей;

Установив формат бумаги, надо определиться с полями документов, вызвав диалоговое окно Параметры страницы:

Меню Файл

Команда Параметры страницы

Вкладка Поля – устанавливаем следующие размеры полей:

левое поле – 3,5 см

правое поле – 1 см

верхнее – 2 см

нижнее – 2 см Нажать ОК

Нажатием кнопки “По умолчанию” данные параметры страницы закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами, если пользователем не будут непосредственно заданы иные параметры.

4.4 вставка эмблемы фирмы;

Учреждения, организации, фирмы часто размещают на бланке свою эмблему. Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименование организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка (в области колонтитула) над серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а при угловом – центрируется по отношению к названию организации).

Для вставки эмблемы выполним следующее действе:

Меню Вставка

Команда Рисунок Картинки

Нажать Вставить

Для указания точного размера рисунка воспользуемся диалоговым окном Формат рисунка, вызванного контекстным меню:

Команда Формат рисунка

Вкладка Размер

относительно исходного размера – снять флажок Поле Размер и поворот:

высота –1,5 см

ширина –1,5 см Нажать ОК

Для центровки эмблемы также вызываем контекстным меню диалоговое окно Формат рисунка, устанавливаем следующие показатели:

Команда Формат рисунка

Вкладка Положение

Поле Положение на странице:

по горизонтали – от Поля 3 см (бланк с угл. шт.)

по горизонтали – от Поля 7,5 см (бланк с прод. шт.)

по вертикали – от Страницы 0,57 см (для всех бланков) Поле Поверх текста – флажок оставить

Нажать ОК

4.5 набор реквизитов бланка.

Бланки с угловым штампом могут быть с центрованным и флаговым расположением реквизитов.

Для создания бланка с угловым штампом потребуется дополнительная панель инструментов Формы:

Команда Панели инструментов

Выбрать панель инструментов Формы - установить флажок

Набор реквизитов ведем от левого поля.

Особое внимание уделим набору трафаретных частей бланка для писем.

Элементы трафаретных частей выполняются с помощью расположенной на панели Форматирования, а также возможен вариант с клавиатуры с использованием

Трафаретная часть для даты и номера исходящего документа:

Устанавливаем на горизонтальной линейке положение табулятора – 2,5 см и 7 см (щелчком по левой кнопке мыши)

Ставим знак № (комбинация клавиш

На панели форматирования нажимаем или

Выполняем табулирование клавишей Таб.

На панели форматирования отключаем или

Устанавливаем на горизонтальной линейке положение табулятора - 4 см и 7 см (щелчком по левой кнопке мыши)

Пишем На №

На панели форматирования нажимаем или

Выполняем табулирование клавишей Таб.

На панели форматирования отключаем или

На панели форматирования нажимаем или

Выполняем табулирование клавишей Таб.

На панели форматирования отключаем или

Познакомившись с данным вариантом набора трафаретных частей бланка для писем, в дальнейшем можно будет пользоваться вариантом набора от левого поля, с последующей растяжкой при установке курсора в начале или конце каждой части, и нужной табуляционной установкой на горизонтальной линейке.

Выделив набранные реквизиты штампа, введем в рамку. На панели инструментов Формы выберем пиктограмму Вставить рамку. Введенные реквизиты, в рамке примут следующий вид.

Установим параметры рамки: (см. 1.2.4.5. Шаг 2*0*) Меню Формат или контекстное меню Формат рамки

Поле Обтекание текста – вокруг

Поле Размер:

ширина – Точно 7,3 см

высота – Авто Поле по горизонтали:

положение – 3,5 относительно Страницы

расстояние от текста – 0,7 см Поле по вертикали:

положение – 2 см относительно Страницы

расстояние от текста – 0 см

Поле установить привязку – поставить флажок

Нажать ОК

Чтобы рамка не была видна при печати, снимаем обрамление:

Меню Формат или контекстное меню Формат рамки

Команда Границы и заливка

Вкладка Граница

Поле Применить к – рамке

Поле Тип – нет

Нажать ОК

Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Стандарт допускает изготовление бланков типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или же использование формы бланка, созданной компьютером.(для бланков с гербом РФ – обязательно) Наиболее старым и распространенным способом изготовления бланков является, как уже отмечалось, типографский. Распространившаяся в последнее время практика распечатки бланков с компьютера рациональна для небольших организаций, где не создается большое количество документов. Компьютерная форма бланка может быть легко изменена при изменении справочных данных об организации (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ использования бланка экономичен, так как не возникает ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что воспроизвести такой бланк (т.е. подделать документ) достаточно просто.

Бланк, содержащий реквизиты, характеризующие организацию-автора (ее наименование, дату и место создания, регистрационный номер), оказал влияние и на оформление внутренних документов организации. Для их оформления стали использовать те же реквизиты, повторяя их состав и порядок расположения даже в тех случаях, когда документ создается рукописным способом (заявление, объяснительная записка).

Назначение бланка состоит в подтверждении официальности документа, который на нем создан, и характеристике организации-автора. Соблюдение при этом общепринятых норм, закрепленных в отечественных или международных стандартах, не только облегчает проектирование бланка, но и обеспечивает представительские функции, характеризуя организацию своим корреспондентам

В данной работе была рассмотрена тема «Бланк документа. Виды бланков. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учереждения)». В своей работе я постарался дать характеристику печатной продукции типа «Бланк». Показать какие бывают бланки, типы их оформления и структуру их создания на примере предприятия «Можайский Полиграфкомбинат».

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.6.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.6.

5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с.

6. Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А.Кудряева. – М., 2005.

7. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. С учетом новых правил ведения трудовых книжек и ГОСТ Р 6.30-1-2003. Проспект 2004.

8. Чуковенков А.Ю. Янковская В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Требования к оформлению документов». М., «Проспект». 2004.

Примеры оформления общего бланка:

Рис. 1. Общий бланк с продольным расположением реквизитов

Рис. 2. Общий бланк организации с угловым (центрированным)
расположением реквизитов

Рис. 3. Общий бланк организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 4. Общий бланк структурного подразделения
с продольным расположением реквизитов

Рис. 5. Общий бланк структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 6. Общий бланк структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Рис. 6. Бланк письма структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 7. Бланк структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 8. Бланк письма структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 9. Бланк письма должностного лица с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 10. Бланк письма должностного лица с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 11. Бланк письма должностного лица с продольным расположением реквизитов

Примеры оформления бланка конкретного вида документа:

Рис. 12. Бланк приказа с продольным расположением реквизитов

Рис. 13. Бланк акта с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 14. Бланк акта с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 15. Бланк справки структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 16. Бланк справки структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 17. Бланк справки структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 - код организации
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
08 - наименование организации
09 - справочные данные об организации
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа
12 - регистрационный номер документа
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат
18 - заголовок к тексту
19 - отметка о контроле
20 - текст документа

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция"

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.

Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.

Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Культура оформления официальных документов начинается с бланка организации.

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон, идентифицирующий автора официального документа .

Состав и порядок расположения реквизитов на бланках организаций установлен ГОСТ Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются его руководителем.

При разработке бланка организации сначала необходимо выбрать формат бумаги. Бланки могут быть изготовлены на формате бумаги А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 × 420 мм) и А6 (105 × 148 мм). Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюций (поручений, указаний).

Бумага, применяемая для изготовления бланков должна быть белого, кремового или желтого цвета. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.

На бланках левое ноле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – нс менее 20 мм.

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ, так как они являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Виды бланков:

– общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
– бланк конкретного вида документа (кроме письма);
– бланк должностного лица;
– бланк для писем.

Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым. При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

Хотя организация сама выбирает расположение реквизитов бланка, которое считает более удобным, однако угловое расположение реквизитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

Если в соответствии с уставом, организация имеет наименование на иностранном языке, то наименование организации (включая название формы собственности) и ее адрес не переводятся на иностранные языки (кроме названия страны и крупных городов), а даются только в латинской транслитерации. Например, название организации "Международная книга" в таком бланке будет выглядеть так: Mezhdunarodnaia kniga (а не International book), а почтовый адрес: 27, Mayakovskaya St., (либо street), Moscow, 113456, Russia (либо Russian Federation).

Общий бланк. Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма), входящего в систему УСОРД. Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке, предназначенном для писем, не допускается и является нарушением ГОСТ.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти для изготовления общего бланка используются следующие реквизиты:

– эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
– код организации по ОКПО;
– наименование организации;
– свободное место для размещения наименования вида документа;
– место составления или издания документа.

Бланк также должен иметь ограничительные отметки (наносятся в виде уголков или других обозначений) для расположения реквизитов:

– дата документа;
– регистрационный номер документа;
– заголовок к тексту;
– отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков в общий бланк типографским способом вносятся реквизиты:

– наименование вида документа;
– код формы документа по ОКУД.

Должностной бланк. В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти организация может также изготовить бланк должностного лица, тогда в бланк вносится дополнительный реквизит "наименование должности", расположенный ниже реквизита "наименование организации".

Бланк для писем используется в переписке между организациями. Бланк письма должен включать следующие реквизиты:

– Государственный герб РФ или герб субъекта РФ;
– эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
– код организации по ОКПО;
– наименование организации;
– справочные данные об организации;
– код организации;
– ОГРН;
– ИНН/КПП.

На бланке для писем наименование вида документа (письмо) не указывается.

Кроме этих реквизитов, в бланке письма должны быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

– даты документа;
– регистрационного номера документа;
– ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Дополнительно бланк для писем может содержать ограничительные отметки для следующих реквизитов:

– адресат;
– заголовок к тексту;
– отметку о контроле.

Согласно п. 4.6 ГОСТ Р 6.30–2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации, структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между таким бланками состоит лишь в указании автора документа – организации, се структурного подразделения или должностного лица. В случае, когда автором документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение организации, должностное лицо и др., то их обозначение входит в состав наименования организации – автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации" (п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003).

Требования по работе с бланками включаются в инструкцию по делопроизводству. Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Учет бланков может осуществляться в специальном журнале, форма которого разрабатывается самостоятельно организациями. Форма журнала по учету бланков в федеральных органах исполнительной власти представлена в Методических рекомендациях по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Введение в обращение новых бланков документов осуществляется по предложениям подразделений распоряжением руководителя организации. Уничтожение бланков должно производиться по акту.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков необходимо возложить на подразделения, ответственные за делопроизводство в организации, а в небольших фирмах на лица, ответственные за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительными документами руководителя организации.

Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

За утерю, нарушение порядка хранения и использования бланков и другие упущения в работе с документами применяются меры дисциплинарного воздействия. К ним относятся замечание, выговор, строгий выговор, увольнение и другие взыскания, предусмотренные уставами о дисциплине и правилами внутреннего трудового распорядка.

ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи. 1

На бланке должностного лица под наименованием организации должно указываться наименование должности.

Рис. 1. Бланк письма генерального директора

Образец бланка должностного лица приводится на рисунке Б.4 приложения Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Примеры оформления бланка должностного лица также приводятся в пункте бланк письма.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

Формат бланка документа

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).

Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".

Размеры полей

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 1

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. 2

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. 3

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.1. 2 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 3 Там же.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа ;

Электронный шаблон бланка - это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование - электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее - Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта - это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

Центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

Центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

Флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации - автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации - автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

Реквизиты:

02 - «Эмблема»;

10 - «Дата документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

08 - «Справочные данные об организации»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

15 - «Адресат»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

Реквизиты:

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

09 - «Наименование вида документа»;

13 - «Место составления (издания) документа»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

16 - «Гриф утверждения документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица - автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения - автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством .

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД , которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) . Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000).

См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 - 35.

ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).