Штатното разписание е местен корпоративен документ, определяне и формализиране на структурата на персонала на организацията, което често не се взема предвид от начинаещите предприемачи, тъй като руското законодателство уж е лоялно към този документ и към въпроса за неговата подготовка.

Това обаче не е нищо повече от мит. В тази статия ще разгледаме всички законодателни въпроси, свързани с персонала в Руската федерация, ще разгледаме видовете и подвидовете на този тип документ, примери за попълване, а също и ще научим най-основното: как да съставим правилно таблица с персонал?

Уважаеми читатели!Нашите статии говорят за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е уникален.

Ако искате да знаете как да решите точно вашия проблем - свържете се чрез онлайн консултанта вдясно или се обадете по телефона безплатна консултация:

Подвидове персонал

Защо имате нужда от щатно разписание, прочетете в нашата.

За LLC

Штатното разписание за организациите се попълва съгл унифициран формуляр No Т-3независимо дали е производствено предприятие, проектантска организация или магазин:

Колона 1: "структурни подразделения".Те включват отдели, клонове и др.

Обикновено този раздел се попълва от звената, които извършват единно управление, след това може би идват счетоводството, отдела за връзки с обществеността, финансовия отдел и т.н. след това производство и т.н.

Понякога името на отдела може да повлияе да осигури на служителя установените обезщетения(например с възможност за мръсно отравяне по време на производството) - тогава трябва да се вземе от конкретни индустриални групи.

Колона 2 "код на подразделение"необходими за класифициране на звената в група, с помощта на която е възможно да се установи тяхното местоположение в структурата на организацията. В малките компании такъв код не се изисква.

Колона 3 "позиция (професия, специалност), ред, вид (група) на квалификацията на служителя. За да назовете правилно длъжността в таблицата с персонала, трябва да използвате Класификационния указател на професиите.

Ако има някакви ограничения, тъй като се вземат предвид някакъв вид работа, длъжност или професия, или някакви привилегии или компенсации, то името им трябва точно да отговаря на горните класификатори.

Заглавието на длъжността трябва да се въведе изцяло, съкращения като дир. или зам не е позволено.

Колона 4 "Брой щатни единици".Посочва се броят на единиците, предварително зададени във фирмата за съответната позиция.

При попълване на формуляра могат да възникнат проблеми по отношение на четвъртата колона, където е необходимо да се посочи броят на щатните единици.

След това, ако предприятието съдържа непълни залози,в съответната колона броят на конкретните единици трябва да бъде посочен във дроби, разделени със запетаи, например 0,5 (въз основа на специфични Инструкции за използване и попълване на формуляри на първични счетоводни документи, одобрени със заповед на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1).

Колона 5 "Тарифна ставка и др."Съдържанието на тази графа зависи от концепцията за възнаграждение за трудова дейност, която съществува във фирмата. Предава се приетата сума на заплатата или тарифната ставка.

Колони 6-8 "Доплащания".Надбавките, надбавките и други насърчителни начисления се формират от действащото законодателство (например: за трудова дейност при изключително ниски температурни условия в крайния север) или лично от работодателя по някаква причина.

Размерът на надбавките може да се определи във вариант на единичен размер или като процентно допълнение към собствената заплата.

Колона 9 „общо“- разделът трябва да бъде попълнен в резултат на добавяне на раздели 5 и 8, но само ако цялата информация в тях е въведена в рубли. В случай, че заплатата се определя в рубли, а надбавката е в проценти, в деветата колона се задава празнина.

Пример за таблица с персонал за производствено предприятие.

(Изображението може да се щракне, щракнете, за да го увеличите)

За бюджетна организация

Бюджетните организации могат да осъществяват собствени дейности, като прибягват до няколко финансови източника, напр. държавни субсидии и парични средства от договорна работа.

По този начин заплащането на трудовата дейност на работниците в определени специалности може да се извършва на практика от двата финансови източника или само от един. В практическото приложение широко се използва формирането на 2, а в единични случаи и на 3 щатни маси.

Бюджетните организации принадлежат към категорията на държавните институции. Концепцията за заплащане за работата на такива институции се формира, като се вземе предвид правила, определени от Федералната комисиярегулиращи социално-трудовите отношения между синдикалните организации и работодателите.

(Изображението може да се щракне, щракнете, за да го увеличите)

По този начин параграф 19 от „препоръките“ описва, че списъкът на персонала е ратифициран от ръководството на организацията и съдържа всички длъжности и специалности на служителите на тази организация. Подобни условия са посочени в клауза 10 от одобрения регламент Постановление на федералното правителство от 5 август 2008 г. N583.

Тъй като действащото законодателство не отчита разделянето на графика на дялове в зависимост от опциите за източници на възнаграждение, организацията трябва да формира единен график за всички служители.

За индивидуален предприемач

Кодексът на труда на Руската федерация съдържа ясни индикации, че работодателят (няма значение дали е индивидуален предприемач, дали е частна организация или бюджетна), който е подписал споразумение със служител, трябва да изготви таблица с персонал. И няма специални разпоредби за това за индивидуалните предприемачи, за разлика от бюджетните институции и LLC.

Ето защо много счетоводители съветват да се състави този документ все пак, докато други съветват да го съставите само ако броят на служителите е 3-4+.

(Изображението може да се щракне, щракнете, за да го увеличите)

Някои експерти в законодателната област смятат, че използването на този формуляр трябва да бъде задължително за работодателите, докато опитите за издаване на график в произволна форма ще доведат до счетоводни проблеми както в рамките на организацията, така и с външните регулаторни органи.

Примерна таблица с персонал в магазина не е във формуляр Т-3.

(Изображението може да се щракне, щракнете, за да го увеличите)

В осн. се ражда въпросът за безалтернативния формуляр № Т-3 „Кадрови щат”. член девети от федералния законот 21 ноември 1996 г. № 129-FZ. Съгласно този член основната счетоводна документация се взема предвид само ако е съставена според конфигурацията на унифицирани формуляри.

Само някои опции и раздели от документацията, които не са предвидени в този раздел, могат да бъдат съставени в свободна форма, но те със сигурност трябва да включват всички подробности, без изключение, посочени в член 9 от Закона „За счетоводството“.

Федерален указ № 835 от 8 юли 1997 г., създаването и потвърждаването на албуми на унифицирани форми на основни счетоводни документи беше насложено върху Госкомстат на Руската федерация(сега - Федерална служба за държавна статистика).

От това можем да заключим, че ако тази комисия е приела една или друга форма или конфигурация, тогава тя става стандартна без провал.

Тук обаче липсва важна информация - в края на краищата Държавният комитет по статистика получи правомощия за формиране на унифицирани форми на първична документация.Но каква е такава документация?

Основният документ се счита само за такъв документ, с помощта на който се съставя една или друга бизнес процедура на компанията, която намира отговор в счетоводството.

Но щатното разписание не е документ, който съставя подобни действия. Персоналът не се използва като инструмент за счетоводни операции. Тоест работодателят има право да състави щатно разписание под всякаква форма и да използва задължителната унифицирана форма само като препоръчителен образец.

При попълване на формуляра във всякаква форма, лице не нарушава никакви закони и не подлежи на глоби или санкции.

Кой съставя щатното разписание?

Вече след като организацията е взела решение за необходимостта от формиране на документ (ако не е бил съставен преди това), възниква нов проблем - кой точно е отговорен за създаването на този акт на професионално счетоводство?

Няма преки разпоредби в законодателството, но в съответствие с квалификационния указател на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители, потвърдени Заповед на Министерството на труда на Руската федерация от 21 август 1998 г. № 37, изпълнението на тази категория документи се счита за част от задълженията на икономист по труда.

Също така ръководството може да изготви, като прехвърли задължението за регистрация към конкретен служител на организацията или това задължение може да бъде фиксирано в трудов договор или официални инструкции на служителите. С други думи, зависи от политиката на самата компания.

В малките организации планирането се извършва главно от персонал или счетоводни работници, в по-редки случаи от юридически работници. В големите организации това се прави от планови и финансови отдели или отдели за организация на труда и заплати.

Ако това не е организация, а индивидуален предприемач, тогава в този случай такава работа може да бъде извършена от специалист по персонал, счетоводител или директно от самия предприемач.

Персонална структура и продължителност

В действащото федерално законодателство няма директни указания колко често е необходимо да се съставя и кога е одобрено щатното разписание следващата година. Въпреки това, като се има предвид факта, че щатното разписание е планов документ, трябва да се приеме, че то трябва да се изготвя ежегодно, в края на отчетния период, заедно с друга счетоводна документация.

Въпреки това, щатното разписание може също да бъде издадено веднъж и да остане валиден документ в бъдеще.

Персоналното разписание се съставя на определена дата, утвърждава се по правило всяка година на 1 януари и се включва в работния процес с указ на висшето ръководство на компанията; документът може да бъде редактиран и коригиран в бъдеще.

Не е необходимо повторно да издавате и одобрявате документа за следващата година, ако е бил редактиран твърде незначително (в тази ситуация трябва само да съставите списък с промени) или тази година изобщо не са направени промени в графика .

Този документ включва списък на структурните подразделения на организацията, данни за персоналния персонал на предприятието, за общия брой на персоналните единици, както и данни за финансовото счетоводство, заплати и увеличения на заплатите на служителите на организацията.

Откъде да започна – ред на регистрация

За изготвянето и одобрението на щатното разписание ще бъде както следва:


Правила и инструкции за попълване

За това е одобрен стандартният формуляр № Т-3 на албума на унифицираните форми на първични счетоводни документи в сферата на труда. Заповед на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1.

Трябва да се има предвид, че такива стандартни форми не могат да бъдат съкращавани (без изключение всички конфигурации се запазват в оригиналния си вид), но могат да бъдат редактирани в известен смисъл, допълвайки ги.

В случай, че един или друг елемент от формуляра не представлява стойност за вас или вашата компания, тогава конкретна колона или колона във формуляра може да бъде игнорирана при попълване.

Последователността на разпределение и по-нататъшното разположение на вътрешните подразделения и длъжности се определя с решение на ръководството на дружеството. Във всяка дивизия позициите на пълен работен ден трябва да бъдат включени според техния статус: от старши до младши.

Данните за броя на щатните единици, включени в графика, трябва да съответстват на показателите за изчисляване на броя на фонда заплати, предварително определени в окончателната оценка,което първо трябва да се изчисли.

Имената на местните подразделения и длъжности се изписват в именителен падеж, след внимателна проверка на списъците на длъжностите на служителите и работните специалности, предписани в специални справочни и информационни материали.

Особен интерес при попълването представляват имената на служителите, занимаващи се със сериозна трудова дейност, работещи в производството със злонамерени, животозастрашаващии други специфични и трудни критерии за условията на труд.

Тоест, говорим за преференциална пенсионна група, така че при попълване на тези позиции трябва да се подхожда особено внимателно.

Списъкът на персонала трябва да бъде зашит, маркиран, подсигурен с печата на фирмата и подписан от висшето ръководство. Той трябва да бъде подписан от главния счетоводител и ръководителите на вътрешните подразделения на организацията.

Ако персоналът на организациите е твърде голям и документът обхваща много листове, тогава счетоводителят, по свое усмотрение, има право да подпише всеки отделен лист или подпишете само веднъж, на последния лист от документа.

След всички тези процедури документът се подписва от висшето ръководство на предприятието или от лице със съответните правомощия и вече е в сила.

Разберете нюансите на персонала във видеото:

При организацията на производството на цеха се извършва присъствие на производствени работници и цехов персонал, обслужващ технологичното оборудване и извършващ производствени операции.

Съставът на производствените работници включва всички лица, пряко ангажирани в технологичния процес. Цеховият персонал включва началника на цеха, старши и сменни бригадири, младши обслужващ персонал (чистачи).

Изборът на обслужвани работни места трябва да осигури непрекъсната стабилна работа на оборудването с освобождаване на продукти с необходимото качество.

В предприятията за производство на клетъчен бетон е приета бригадна форма на организация на труда на работниците с разпределение на задълженията между членовете на бригадата за технологични постове.

Ако при планираното производство са неизбежни операции, които се извършват ръчно с помощта на механизирани устройства и инструменти или без тях, тогава броят на работниците на тези работни места се определя чрез специално изчисление по формулата

където P c е броят на работниците на смяна за извършване на тази операция;

P s - количеството работа (производителност на работилницата) за тази операция на смяна;

N v.z - степен на смяна на продукцията на звено на работниците;

R s - броят на работниците във връзката.

Ако работата се извършва не чрез връзка, а поотделно от всеки работник, тогава формулата приема формата

където H in е скоростта на смяна на продукцията на 1 човек.

Обемът на работата се взема от изчисляването на материалния баланс на производството. Тази стойност трябва да бъде изразена в същата единица като производствената норма за тази операция. Производствената норма е взета от специални справочници за дадена индустрия или данни от заводска практика.

Таблица 18

Списък на персонала на работилницата

Наименование на професии или видове работа

Брой служители

Продължителност на смяната, ч

Заплата RUB/месец

Заплата RUB/година

директор

гл. касиер счетоводител

гл. инженер

Началник отдел за контрол на качеството

Оператор по подготовка на бетон

оператор на вибропреса

Оператор по приемане и подготовка на суровини

Шофьор на товарач

4.5. Нуждата на предприятието от енергийни ресурси

Енергийните ресурси включват гориво, пара, електричество и сгъстен въздух, изразходвани за извършване на технологични операции.

Основните материали за получаване на необходимите данни са нормите за технологично проектиране на предприятията в дадена индустрия, стандартни или многократни икономически проекти и показатели, получени от напреднали предприятия, произвеждащи подобни продукти.

При приблизителното изчисление на нуждите на сервиза от електроенергия, коефициентът на натоварване на мощността отразява използването на мощността на двигателя, инсталирана с това оборудване; свързано е с използването на оборудването във времето. Стойността на този коефициент може условно да се вземе по формулата

където K zm е коефициентът на натоварване на мощността на двигателя;

K vn - коефициент на използване на оборудването във времето;

 е коефициент в зависимост от степента на натоварване на оборудването.

И така, при K ext =0,20–0,30 =1,30;

K ext = 0,40–0,50  \u003d 1,20;

K ext = 0,60–0,70  = 1,20;

K vn = 0,80–0,90  = 1,00.

Коефициентът на използване на двигателя по време характеризира съотношението на времето на действителна работа на оборудването на смяна към продължителността на смяната и се определя чрез изчисление: където P f и P t, съответно, са действителната и техническата производителност на оборудването.

В случаите, когато изчисляването на коефициента на използване на оборудването по време е трудно, неговата стойност може да се вземе по групи оборудване (при работа по време на смяна):

    за непрекъснато работещо технологично оборудване (топкови мелници, трошачки, лентови преси, ротационни пещи, вентилатори и др.) - 0,80–0,90;

    за непрекъснато транспортно оборудване (елеватори, конвейери, шнекове) - 0,80–0,90;

    за оборудване за транспорт и повдигане с прекъсвания (кранове и кранови греди, лебедки, скипови подемници и др.) - 0,30–0,40.

Консумацията на енергия се получава чрез умножаване на мощността на всеки електродвигател поотделно за всяка машина по коефициентите на натоварване и използване във времето. Консумацията на електроенергия е числено равна на почасовата консумация на електроенергия за технологични и транспортни операции.

След изчисленията на мощността, консумирана от всеки електродвигател, се установява общата инсталирана мощност на електродвигателите на технологичното и транспортното оборудване в цеха и консумацията на мощност на всички електродвигатели, като се вземе предвид коефициента на натоварване. Използвайки получените данни, те задават консумацията на електроенергия на смяна, ден и година, както и специфичната консумация на електроенергия, която се изчислява по формулата

където E y е специфичното потребление на електроенергия за стокова единица продукция;

Er - годишно потребление на електроенергия (краен резултат от последната колона от таблица 20);

Резултатите, получени на базата на изчисления на необходимостта от енергийни ресурси (гориво, пара, електричество, сгъстен въздух) в определени периоди на работа на цеха, са дадени под формата на обобщена таблица. деветнадесет.

Таблица 19

Изчисляване на необходимостта от енергийни ресурси

Име на оборудването с електродвигател

Брой части на оборудването

Мощност на електродвигателя, kW

Време за използване на оборудването K HV

Коефициент на натоварване на мощност K ZN

Консумация на електроенергия, като се вземат предвид K HV и K ZN

бетонобъркачка

Конвейер

вибропреса

Силоз за цимент

Таблица 20

Изчисляване на необходимостта от енергийни ресурси

За да разберете какви професии съществуват и колко получават служителите, заети в тях, трябва да погледнете таблицата с персонала. Този документ е един от основните в предприятието, той фиксира не само заплатата, но и броя на служителите, необходими за дейността. Поради важността на документа съставяме щатното разписание за 2019 г. в съответствие с всички правила.

Персоналната таблица във форма T-3 е местен регулаторен акт, който определя неговата организационна структура в предприятието.

Както и списък на професиите, които съществуват във фирмата, посочващ броя на хората, необходими за дейността. Всъщност документът се състои изцяло от таблица, където данните са групирани по отдели.

Заплатата в него се отразява за календарния месец, с декодиране на съставните му части. Въз основа на тези показатели се определят разходите на компанията за привличане на наемна работна ръка, изготвят се различни планове и се вземат най-важните решения в областта на управлението на компанията.

Персоналната таблица се ръководи при въвеждане на данни в служителите - това споразумение трябва да съдържа името на професията на служителя, съответстващо на строго одобреното щатно разписание, както и определена заплата.

Въз основа на този документ специалист по персонал може също да определи наличието на свободни работни места. За да направят това, те трябва да сравнят информацията от таблицата с персонала с действителния брой наети служители. Ако в предприятието има нужда, инспекторът по човешки ресурси подава заявление до службата по заетостта.

Внимание!Законодателството не фиксира този местен акт като част от задължителните стандарти, които трябва да има във всяка компания. Въпреки това, ако предприятието реши да изпълни процедурите, установени от държавата (например уволнение поради съкращаване на персонала), тогава трябва да съществува щатното разписание.

Освен това други местни актове на дружеството могат да предвиждат задължителното му присъствие в дружеството. Това се отнася преди всичко за тях. Освен това необходимостта от наличието на щатно разписание в предприятието може да се установи чрез връзка в трудовия договор със служителя към него.

В същото време всеки мениджър трябва да помни, че неговата компания може да носи отговорност не за липсата на щат, а за неправилното му изпълнение.

LLC и IP - кой трябва да съставлява персонала?

Кодексът на труда на Руската федерация, по отношение на регулирането на задължителните условия, установява необходимостта професията, посочена в договора, и съответстващата му заплата да съответстват на щатното разписание на стопанския субект.

От това можем да заключим, че персоналът трябва да е във фирма или предприемач, ако имат трудови договори.

По този начин, ако индивидуален предприемач работи самостоятелно без участието на наети служители, той не трябва да съставя таблица с персонал. Участието на изпълнители по граждански договори също няма да изисква изпълнението на този местен акт.

LLC и други форми на организация на юридическо лице, които имат поне споразумение с директора на компанията, вече трябва да разработят и използват таблицата с персонал.

Създаването на персонална таблица в компаниите се поверява главно на специалисти от кадрова фирма, които извършват редица мерки за определяне на разходите за труд за всяка професия, посочена в този закон. Въз основа на констатациите се определя необходимият брой служители, за да може предприятието да извършва дейността си.

Ако броят на служителите в предприятието е незначителен, това задължение може да бъде възложено на счетоводител, икономист, адвокат или на самия мениджър.

Изисквания за документи

Законодателството не изисква специални правила по отношение на щатното разписание, освен че посочените в него длъжности или професии трябва да съответстват на длъжностите и професиите, които работодателят записва в трудовите договори, съставени с всеки служител.

  • Препоръчително е да се придържате към формуляра за персонал, който е установен от Росстат (формуляр Т-3).
  • Местният акт следва да бъде одобрен със заповед на ръководителя.
  • Разрешено е съставянето на щатно разписание на няколко листа, като не е необходимо да ги завързвате и подпечатвате с подпис и печат. Можете просто да закрепите листовете с кламер.
  • В някои ситуации професиите, отразени в щатното разписание, трябва задължително да съответстват на указателите на професиите и длъжностите, като в допълнение към името трябва да бъдат отразени и техните кодове в документите (например наличието на професии с опасни и вредни фактори).
  • Наличието на фирмен печат в щатното разписание не е задължително.
  • При промяна на щатното разписание, ако те са незначителни, можете просто да издадете заповед за тези корекции и да оставите самото персонално разпределение както беше.

След това се поставя номерът на текущия персонал. Тя трябва да бъде възложена въз основа на броя на документите, които са били използвани преди това през тази година. До него е датата, на която е съставен този график.

Следва датата, на която документът става валиден. Тя може да бъде подобна на датата на компилация или да дойде по-късно. Недопустимо е обаче денят на започване на действието да е по-ранен от деня на издаване на документа.

Вдясно от това поле има колони, които записват информация за заповедта, която е одобрила документа (нейния номер и дата), както и общия брой щатни единици в него.

Самият документ изглежда като голяма маса.

Броя таблици "Структурна единица"трябва да съдържа наименованието на отдела, съгласно разработената организационна структура. В случай, че заедно с писменото обозначение на отдела е въведено и цифрово обозначение, то трябва да бъде посочено в следващата колона.

По правило кодът се формира от цифри или първите букви на името на отдела. Ако обаче компанията има няколко клона или отделни поделения, тогава кодът на града, кодът на региона и т.н. също може да бъде включен в кода на отдела.

AT колона "Позиция"е необходимо да се запишат заглавието на позициите, които присъстват във фирмата. Много е важно структурата на документа да бъде подредена по такъв начин, че след посочване на името на единицата в предишната колона, позициите, включени в него, са изброени в колона.

Препоръчително е при определяне на имената на позициите да се ръководите от справочника на OKPDTR. Но за търговските дружества това правило не е задължително. В същото време от бюджетните институции се изисква да въвеждат позиции само от тази директория в списъка на персонала и допълнително да посочат категорията или класа на служителя.

Важно!Търговското дружество е длъжно да посочи категорията и класа на тези позиции, които са вредни или опасни. Този факт е важен при установяване на преференциален трудов стаж и времето на ранно пенсиониране.

AT колона "Брой щатни единици"въвежда се броят на служителите, които ще бъдат наети за тази позиция. Ако предвижда и приемане на работници на непълно работно време, тогава техният брой се записва в дробен израз, съответстващ на размера на платената ставка - например 0,5.

AT колона "Заплата"се записва заплатата, която служителят ще получава, докато работи на тази позиция. Трябва да се помни, че точно същата заплата е записана в трудовия договор със служителя.

Вие също трябва да имате предвид:

  • Ако в предприятието или във връзка с тази позиция е приета форма на плащане на парче, тогава в тази колона се записва сумата на печалбата, получена чрез умножаване на тарифната ставка по обема на произведените продукти на месец.
  • Ако за тази позиция е въведена почасова заплата, тогава в тази колона можете да запишете размера на заплатите за един час. След това в същия ред, но в колоната "Забележка", трябва да посочите - "Почасово заплащане", както и да направите препратка към административния документ, установил тази функция.

Следват няколко колони, обединени от една подзаглавие "Доплащания". Тук трябва да запишете информация за различни поощрителни плащания, ако има такива и установени от Правилника за заплатата, Правилника за бонусите или други вътрешни актове. Размерът на премията може да се запише не само като фиксирана сума, но и като процент, коефициент и др.

В колона "Общо" се записва общият фонд работна заплата за тази позиция. Изчислява се като умножение на заплатата по броя на щатните позиции.

AT колона "Забележка"изискват се различни обяснителни бележки. Например, ако към момента на регистриране на нова таблица с персонал има свободно място за която и да е позиция, тогава този факт трябва да бъде отразен в тази колона.

Съставянето на документа завършва с преброяване и посочване на общия брой на щатните единици и общия фонд за заплати.

След това напълно изготвеният документ трябва да бъде подписан от главния счетоводител и служителя по персонала, отговорен за неговото изпълнение.

Процедурата за утвърждаване на щатното разписание

Стъпка 1. Проектирайте документа

На първо място е необходимо да се идентифицират всички нужди на организацията в щатни звена, за да се изготви предложена за разглеждане форма на персонал.

Ако в компанията е прието, че всяка година номерирането на всички значими документи започва отначало, тогава можете да номерирате таблицата с персонал по същия принцип. Освен това, това ще бъде най-целесъобразно, ако промените в разписанието на персонала всяка година са масови - това ще ви спести от голям брой документи в бъдеще.

Внимание!Ако влезе в сила нова таблица с персонал, тогава е препоръчително да се включи клауза за премахването на старата, която дотогава се ръководеше от службата за персонал.

Стъпка 3. Запознайте служителите на компанията с приетия документ

Всички служители, приети във фирмата, трябва да са запознати с действащите в нея местни разпоредби, които засягат трудовата дейност. Този документ не засяга пряко трудовата дейност и според Rostrud не е необходимо служителите да се запознават с него.

Внимание!Ако в трудовия договор или колективния договор заплатата на служителите се определя въз основа на щатното разписание, одобрено от компанията, тогава всички служители трябва да бъдат запознати с него. За това можете да кандидатствате.

Процедурата за извършване на промени в щатното разписание

Този документ трябва да бъде актуален през цялото време. Тъй като държавата периодично се изисква по време на проверки от държавни органи, е необходимо всички промени, които възникват в нея, да се правят своевременно.

Процедурата за извършване на промени в таблицата с персонала ще зависи пряко от това колко промени трябва да бъдат отразени в документа:

  • Ако има голям брой от тях, тогава е по-лесно напълно да отмените старото щатно разписание и да приложите нов документ, който отчита всички необходими промени.
  • Ако броят на промените, които трябва да се направят в персонала, е малък, тогава е най-добре отговорният служител да изготви заповед за извършване на промени в щатното разписание.

Обикновено могат да се разграничат следните ситуации, в които трябва да направите промени в документа:

  • Създаване на нови отдели или подразделения;
  • Организиране на нови позиции;
  • Промяна на заглавието на съществуващите позиции;
  • Промени в заплатата или ставките на служителите;
  • Закриване на отдел, подразделение, щатно звено.

Ако промяната в персонала води до промяна в условията на труд на служител (промяна в заплатата, длъжността и т.н.), тогава е задължително предварително да получите писмено съгласие от него. И след като новият документ влезе в сила, се съставя допълнително споразумение със служителя към договора, което отчита всички направени промени.

С новата заповед трябва да запознаете всички онези служители, които ще продължат да обработват необходимите документи. Можете също да добавите към списъка за запознаване онези служители, които ще бъдат пряко засегнати от направените промени.

Ако заповедта въвежда нови позиции, тогава трябва да посочите тяхното име, както и колко персонални единици се организират. Този документ се приема незабавно, ако не засяга интересите на някой от вече наетите служители.

Внимание!Ако броят на единиците се намалява, тогава в съставения документ е необходимо да се запише името, броят на изтеглените щатни единици и датата на влизане в сила на заповедта. В същото време трябва да се помни, че процесът на намаляване е дълъг процес, при който е необходимо да се уведомят както самите служители, така и компетентните органи навреме.

Срокът за предизвестие може да бъде 2-3 месеца, в зависимост от броя на хората, които са съкратени. Също така законът определя видовете служители, които не могат да бъдат уволнени.

Периодичност на изготвяне на документите и срокове на съхранение

Обикновено щатното разписание се съставя за период от една година и е валидно за целия период. Ако обаче организацията е малка и движението на персонал в нея е много рядко, можете да приемете този документ за няколко години предварително.

След като бъдат направени промени в щатното разписание, предишният документ престава да е валиден и губи правната си сила. Въпреки това, той трябва да се съхранява в предприятието още известен период, следователно, както обикновено, проверките засягат няколко предишни периода. И това обикновено е до 2-3 години.

Внимание!Има правило, че невалидните кадри трябва да се архивират още поне 3 години от датата на приключване на акцията. Същото правило важи и за документи, с помощта на които са направени промени в щатното разписание.

От статията ще научите:

Според закона не е необходимо всяка година да се утвърждава ново щатно разписание. Но обикновено през декември преразглеждат фонда за заплати, въвеждат нови ставки или премахват ненужните. Поради това повечето работодатели ще приемат нова версия на щатното разписание за 2018 г.

Основното неудобство на този документ е, че не е персонализиран и е невъзможно да се види реалната картина на служителите, които заемат определена длъжност. За да направите това, имате нужда от редовна подредба. Подготвили сме за вас електронна таблица в Excel, която ще подхожда на повечето компании. Ще ви помогне да разберете кой на каква позиция е, колко свободни работни места има във фирмата и каква заплата всъщност плащате.

Как да работим с редовна уговорка

Въведете действителната заплата на служителя. Подредбата е подредена по такъв начин, че заплатата на служителите трябва да бъде еднаква. Коригирането на заплатите с помощта на вилки за заплати е опасен път, който не препоръчваме (прочетете повече в края на статията). Вместо това можете да разделите заплатите на служителите, като използвате системата за надбавки. Посочете минималната и максималната сума, която се приема във вашата компания, и размера, който е одобрен за този служител. Таблицата ще изчисли общата сума, дължима на служителя. Ако имате сложна система от надбавки, тогава можете да предпишете допълнителни плащания, има специални колони за това. Ако не ги попълните, таблицата ще изчисли заплатата, без да ги вземе предвид. Друго споразумение може да вземе предвид регионалните коефициенти и процентните надбавки. Добавете стойности към съответните полета и тя сумира.

Включете бонусите на служителите. В редовното подреждане можете да посочите четири типа премии: месечни, тримесечни, полугодишни и годишни. Таблицата ще покаже общата сума за оценка на бюджета на служител. Ако не ви трябва, има колона, която ще показва само месечната сума, която получава служителят.

Проверете дали FOT е превишена. За всяка позиция посочете максималната сума, която един служител може да получи на месец. Ако, като се вземат предвид всички допълнителни плащания и надбавки, реалната сума надвишава планираната, таблицата ще я подчертае в червено. Друга удобна функция: в последната клетка таблицата ще покаже сумата на ръка минус данък върху доходите на физическите лица. Това ще ви позволи да не търсите калкулатор, ако служител дойде да разбере колко след данъци трябва да получи.

Как да генерирате таблица с персонал въз основа на персонала

Масата ще ви спести от двойна работа и сама ще прехвърли всичко, което се изисква от закона, в унифицирана форма. В раздела „формуляр HR“ има бутон, като щракнете върху който ще получите попълнена версия на щатното разписание. Остава само да отпечатате и подпишете с директора. Почти всички кадрови служители съставят щатното разписание съгласно унифицирания формуляр № Т-3. Не се отклонихме от това правило, но като се има предвид, че формата не се изисква от закона, направихме корекции в нея, за да я направим по-удобна.

Премахнахме кодовете OKUD и OKPO. Имаха значение кога документите са архивирани, сега компанията се идентифицира основно по TIN. Ако работодателят не попълни или изтрие тази графа, той няма да има проблеми. Освен това променихме лентата за одобрение, което изискваше одобрение на щатното разписание по поръчка. Нека директорът директно постави подписа си. Това елиминира необходимостта от писане на нова поръчка за промяна всеки път. За да избегнете въпроси, одобрете формуляра с отделна поръчка (образец ).

Какво е важно да проверите в таблицата с персонала

Сега, по отношение на формалните изисквания за персонал. В пример 2 по-долу сме посочили точките на прекъсване, които трябва да проверите във вашия документ, в случай че инспекторът провери. Но първо, нека разгледаме две от най-често срещаните грешки.

Образец 2. Как да попълним правилно щатното разписание

Уверете се, че заплатите на служителите не са по-ниски от минималната работна заплата. Често в списъка на персонала можете да намерите числа, които са под минималната лента, определена от държавата (член 133 от Кодекса на труда на Руската федерация). Това е грешка, за която ще бъдете глобени. Можете да зададете заплата по-малка от минималната работна заплата, но тогава трябва да регистрирате надбавки и надбавки, така че общият размер да е по-голям или равен на минималната работна заплата. Изключение правят северните надбавки, те вече се начисляват върху минималната работна заплата (раздел 1 от Прегледа на съдебната практика на Върховния съд на Руската федерация за третото тримесечие на 2013 г., одобрен от Президиума на Върховния съд на Руската федерация). Руската федерация на 5 февруари 2014 г.). През 2017 г. минималната работна заплата в страната ще бъде увеличена не от 1 януари, а от 1 юли. Все пак проверете минималната заплата във вашия регион на уебсайта kdelo.ru/mrot.

Ако заплатата на нископлатените служители не отговаря на минималната работна заплата, кажете на директора, че трябва да увеличат заплатата си. Достатъчно е да се издаде заповед за това (части трета, четвърта от член 133 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако това не е възможно, прехвърлете такива служители с тяхно съгласие към част от тарифата.

Не оставяйте вилици на заплатите в таблицата с персонала

Вместо конкретна цифра на заплатата, щатното разписание често предписва минималните и максималните суми, например 20 000–40 000. Разликата в заплатите е оправдана, ако служителите имат различен трудов стаж, квалификация, задължения и др. (част първа, член 132 от Кодекса на труда на Руската федерация) 1 . В същото време местният акт трябва да отразява, във връзка с което компанията изплаща определена заплата. В противен случай съдът ще признае вилиците за дискриминация и ще задължи да компенсира разликата в заплатите (член 3, 236 от Кодекса на труда на Руската федерация). Приемливо е да се оставят вили в заплатите, но това не е безопасен начин. Инспекторът определено ще обърне внимание на това. По-добре е да използвате надбавки или префикси към позиции (младши, старши и др.).

Нормативна база

Важни констатации

Създайте таблица с персонал в унифицирана форма или използвайте своя собствена. Премахнете от формуляра всичко, което не ви е необходимо, оставете само данните, изисквани от закона.

Не оставяйте вили в заплатите, за да не привличате вниманието на инспекторите. Уверете се, че планираната ви минимална заплата е равна или надвишава регионалната ви минимална заплата.

Разписанието на персонала е вътрешен регулаторен акт на организацията, който значително опростява поддържането на кадрови записи. Въпреки че действащото законодателство не задължава работодателите да попълват този документ, той обикновено се одобрява на етапа на учредяване на компанията. В него се записва цялата кадрова структура на организацията, съставът и броят на служителите, месечната ведомост.

В съответствие с Кодекса на труда изобщо не е необходимо да има щатно разписание. При желание работодателят има право да работи без него, включително имената на длъжностите и заплатите в трудовите договори и заповедите за наемане на служители. Такива документи ще бъдат пълноценни вътрешни разпоредби и нито един инспектор няма да има въпроси за това. Но не всичко е толкова просто с този документ: от съдържанието член 15 от Кодекса на труда на Руската федерацияи част втора член 57 от Кодекса на труда на Руската федерацияследва, че ако в условията на трудовия договор е определено, че трудовата функция на работника или служителя е да изпълнява работа на определена длъжност, тази длъжност трябва да отговаря на СР. Следователно графикът в организацията трябва да бъде. Встъпването на служител на длъжност при липса на длъжността му в „персонала“ се счита за нарушение на трудовото законодателство, за което се налага административна отговорност съгласно Изкуство. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация RF. Ето защо ще отделим доста време на този материал и ще разгледаме по-подробно как изглежда таблицата с персонал.

Защо да си съставяш "щаб"

Първият документ е необходим за планиране. В основата си структурата на персонала структурира цялата компания и йерархията в нея. Документът показва колко отдела има организацията, кои ръководни органи са предвидени и коя посока е приоритетна. С подръчна форма на график всеки може лесно да си състави мнение за средния брой служители, за месечните заплати и за вида дейност на компанията.

Въз основа на този местен закон е много удобно да се формира фонд за заплати, да се потвърди валидността на разходите за Федералната данъчна служба, да се изготвят статистически отчети и заявления до службата по заетостта и агенциите за набиране на персонал. Между другото, важно е да запомните, че ако позицията е посочена в SR, тогава тя трябва да бъде заета. Ако има свободно място, но няма служител, службата по заетостта трябва да знае за това. В противен случай, след като узнаят за нарушението, ще бъдат наказани. Това следва от правилата Закон на Руската федерация от 19 април 1991 г. N 1032-1 относно заетостта.

На практика щатната форма е необходима в работата не само за кадрови служители, но и за счетоводители. Той е една от формите, които най-често се изискват при данъчни ревизии, тъй като е основен счетоводен документ.

Кога е разработен и каква информация съдържа

Желателно е в самото начало на дейността на компанията да се разработи и състави щатно разписание. Но ако са пропуснали да одобрят графика, това може да се направи по всяко време от съществуването на бизнеса и да се одобрява отново поне всеки месец. Или направете необходимите промени в вече съществуващ въз основа на специална поръчка.

С решение на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. N 1 беше одобрен единният формуляр Т-3. Въпреки че от 2013 г. този указ стана невалиден и всички образци от него станаха препоръчителни, а не задължителни, SHR обикновено се съставя въз основа на този формуляр. Но компанията има право да промени тази форма въз основа на своите нужди.

Списъкът със задължителната информация, която трябва да бъде включена в този местен акт, е кратък:

  • структурни звена;
  • позиции;
  • информация за броя на щатните звена;
  • служебни заплати;
  • месечна заплата.

Ако компанията реши да разработи свой собствен формуляр за график, тогава такъв шаблон не трябва да противоречи на изискванията на параграф 2 от член 9 Федерален закон № 402-FZ от 06.12.2011 г„За счетоводството“.

Този вътрешен акт на организация винаги е безличен. В него не са посочени имената и фамилните имена на лица, заемащи определени длъжности. Това означава, че при наемане и уволнение на служители извадката на SHR не се променя по никакъв начин. Но има подчинен на него документ: т.нар. Одобрява се на ниво структурни поделения, като в него могат да фигурират и конкретни лица. Няма унифицирани формуляри и образци за попълване на споразумението, следователно всеки мениджър има право да го състави (или да не изготви) по свое усмотрение. Ще ви разкажем повече за това как правилно да съставите таблица с персонал за LLC и други организационни форми на юридически лица и как да го приложите, използвайки примери.

Процедурата за приемане на щатното разписание

Документът се съставя от всяко длъжностно лице на организацията, на което са делегирани такива правомощия (ръководител, счетоводител, специалист по човешки ресурси). При съставянето му е задължително да се разчита на нормите на трудовото законодателство и вътрешните актове на компанията, например:

  • Харта;
  • одобрената структура на предприятието (ако има такава);
  • счетоводна политика;
  • професионални стандарти;
  • изчисляване на месечните служебни заплати;
  • други правни и нормативни технически документи.

Понякога преди съставянето на SHR се изготвя друг нормативен акт за персонала - структурата на организацията: диаграма на всички отдели, тяхната връзка и подчинение. Тази форма също не е задължителна, но въз основа на нея е по-лесно да се състави SR.

За одобряване на щатното разписание се издава заповед, която се подписва от ръководителя на организацията или друго упълномощено лице. Кръглият печат не е поставен върху този документ, дори ако организацията го използва. SR подписва този, който го е съставил, а в горната лента е необходимо да въведете данните за съответната поръчка и да ги удостоверите с подписа на ръководителя.

Важни нюанси

При определяне на професии и длъжности не трябва да се вземат имената им, както се казва, „от тавана“. Трябва да се придържате към имената, които се съдържат в справочниците за квалификация или одобрените професионални стандарти. Освен това в някои случаи е задължително: в член 57 от Кодекса на труда на Руската федерациясе определя, че ако някакви длъжности, специалности или професии са свързани с предоставяне на компенсации и обезщетения или наличието на противопоказания, тогава имената им трябва стриктно да съвпадат с имената и изискванията от нормативните документи, т.е. професионални стандарти и справочници. Подобни изисквания важат и за специалистите, които имат право на ранно пенсиониране. В този случай трябва да се ръководите от списъци 1 и 2 на индустрии, работни места, професии и показатели, които ви дават право на преференциално пенсионно осигуряване ( Постановление на Кабинета на министрите на СССР от 26 януари 1991 г. N 10и Постановление на Министерския съвет на СССР от 22.08.1956 N 1173). Ако тези изисквания бъдат пренебрегнати, тогава служител, който има действително измислена професия, посочена в трудовата му книжка, ще има проблеми при кандидатстване за пенсия. И вписванията в труда се правят само в съответствие с щатното разписание и реда за наемане на работа.

Друга трудност възниква, когато е необходимо да се посочи не професия или длъжност, а конкретен вид работа във формата SR. Този въпрос не е уреден със закон, но на практика работодателите често са принудени да посочат вида работа, за да не получат проблеми при потвърждаване на намаляване на персонала или броя на служителите. Това е необходимо, когато организацията има такива позиции. В този случай използвайте Процедурата за прилагане на унифицирани форми на първични счетоводни документи, одобрена с Постановление на Държавния статистически комитет на Русия от 24 март 1999 г. N 20. Този документ гласи, че ръководството на организацията има право да издава заповед (инструкция) и в нея посочват всички допълнителни реквизити за вписване във формуляр Т-3. Ако организацията използва само видове работа и броят на служителите е малък, SHR може да бъде пропуснат.

Свободни професии

Друга трудност, пред която се сблъскват служителите по персонала при съставянето на HR по модела на формуляра T-3, е свързана с фрийлансерите: тези, които си сътрудничат с организацията въз основа на гражданскоправни договори. На тях в сила член 11 от Кодекса на труда на Руската федерацияне се прилага нито трудовото законодателство, нито други актове, съдържащи трудовоправни норми. Следователно те нямат нищо общо със ShR, тъй като извършват еднократна работа. На практика фрийлансърите понякога включват работници, които са наети въз основа на трудов договор и извършват определен вид работа. Ако работодателят не е издал заповед и не е включил такава работа в SR, възниква особен инцидент: няма длъжност, но има служител. Желателно е да се избягват подобни ситуации.

Как да направите промени

Смяната на персонала винаги става въз основа на заповед. Тези изменения са свързани със:

  • с изключване на свободни работни места поради организационни промени в работата на компанията;
  • въвеждане на нови кадрови позиции при необходимост за разширяване на бизнеса;
  • намаляване на щатните единици, свързано с намаляване на броя или персонала;
  • промени в заплатите;
  • преименуване на подразделения, наименования на структурни звена и др.

Позволено е да се правят промени в текущата форма на SHR или просто да се одобри нов документ въз основа на стария модел. И в двата случая ще са необходими документи и свързани документи. Освен това трябва стриктно да се спазват законовите изисквания. Например при намаляване на броя на служителите е необходимо да се издаде заповед за изключване на определени длъжности от щатното разписание и да се въведе в действие нов график, като се спазват изискванията Член 180 от Кодекса на труда на Руската федерация. Този член определя задължението на работодателя да уведоми за намалението най-малко два месеца предварително. Датата на влизане в сила на актуализирания СР със заети длъжности е не по-рано от два месеца след издаване на заповедта за извършване на промени (например датата на издаване на заповедта за извършване на промени е 15.11.2019 г., а промените трябва да влязат в сила не по-рано от 16.01.2010 г.). Ако промените се отнасят до свободни работни места, този период може да не продължи.

По същия начин при промяна на заплатите е необходимо да се спазват изискванията член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който промяна на условията на трудовия договор по инициатива на работодателя се допуска само ако е резултат от промяна в организационните или технологичните условия на труд. Необходимо е също така да се уведомят всички служители, чиито заплати ще бъдат променени не по-късно от два месеца предварително.

Попълване на формуляр Т-3

Помислете за извадка за попълване на щатната таблица във формата T-3 на строителна организация, в която има 11 щатни единици.

Примерът за персонал, показан като илюстрация, е приблизителен в документа включете, ако е наличнообособени поделения, клонове и други структурни звена на дружеството.