المقدمة........... .............................................................................................2

الفصل 1 وثيقة الاستمارة ................................................ .. .................... 4

1.1 قليل من التاريخ ... .. ............................. 4

1.2 ما هو الشكل والغرض منه . ...................................................5

الفصل 2 أنواع الاستمارات ... .. ................................. 7

2.1 الأنواع الرئيسية للتصميم ... ................. ............ 7

الفصل 3 تصنيف المستندات ... .................... 10

3.1 النموذج العام ... ................ .................................. .عشرة

3.2 شكل الخطاب ... .. ................................... ثلاثة عشر

3.3 فارغ نوع خاص أو معينوثيقة................................................. .17

3.4 الشكل الطولي للوثيقة ............................................ ........ ....... 20

3.5 ركن فارغ ............................................... ......................................... 22

3.6 شكل المنظمة ... .. ...................... 24

3.7 فارغ الوحدة الهيكلية..............................................25

3.8 نموذج رسمي ... .......... ................ 26

الفصل 4. المشاكل الرئيسية في تصميم النماذج (على سبيل المثال مؤسسة معينة) ............................... ............... ..... 26

4.1 أمثلة على مجموعة من بعض عناصر النموذج ... ........ 28

4.2 ضبط حجم الورق ... .................. .............. 28

4.3 ضبط أحجام الهامش ............................................. .................. ............... 29

4.4 إدخال شعار الشركة ............................................. .................. ... ثلاثون

4.5 مجموعة تفاصيل النموذج ........................................... .... ................. 31

خاتمة................................................. ................................................. 35

قائمة الآداب المستخدمة .............................................. ................... 37

تطبيقات ................................................. . ................................................. 39

"شكل الوثيقة. أنواع النماذج. المشاكل الرئيسية في تصميم النماذج (على سبيل المثال مؤسسة معينة) »- أحد أهم الموضوعات ذات الصلة اليوم.

ملاءمةيكمن البحث في حقيقة أن غالبية الوثائق التنظيمية والإدارية: خطابات ، شهادات ، بروتوكولات ، أوامر ، أوامر ، أنظمة ، تعليمات ، إلخ. - يجب إنشاؤه على مستندات فارغة.

عند تطوير نماذج المستندات وإنتاجها الإضافي ، يجب أن نتذكر أن المتطلبات الرئيسية لنماذج المستندات تم تحديدها بواسطة GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية." يجب مراعاة أحكام هذا GOST. لذلك ، على سبيل المثال ، وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 ، يجب أن يكون الورق المستخدم لتصنيع النماذج لون أبيضأو ، في حالات استثنائية ، ذات ألوان فاتحة ضعيفة.

على الرغم من حقيقة أنه عند تطوير النماذج ، من الضروري الامتثال لأحكام GOST R 6.30-2003 ، يمكن تحديد متطلبات نماذج المستندات في المستندات الإدارية للمنظمة وتعليمات العمل المكتبي وقواعد معالجة المستندات. الشيء الرئيسي هو أن هذه المتطلبات لا تتعارض مع المعيار.

هذا الموضوع مفصل تمامًا. مضيئةفي أوراق علميةالمؤلفون التالية أسماؤهم:

حددت أهمية بحثي الغرض والأهداف من العمل:

الغرض من الدراسة- مراجعة الموضوع « شكل الوثيقة. أنواع النماذج. المشاكل الرئيسية في تصميم النماذج (على سبيل المثال مؤسسة معينة).

لتحقيق الهدف ، من الضروري حل ما يلي مهام :

1. بناءً على تحليل الأدب الأجنبي والمحلي ، مصادر مونوغرافية ، لدراسة مفهوم شكل الوثيقة

2. تحليل هيكل النموذج

3. النظر في أنواع النماذج

4. تحديد وتحليل سمات تصنيع النماذج

5. بناءً على الدراسة ، استخلاص النتائج وتقديم التوصيات للعمل

للكشف عن الهدف والأهداف المحددة ، ما يلي هيكل الدراسة: يتكون العمل من مقدمة ، فصول ، خاتمة ، قائمة مراجع. تعكس عناوين الفصول محتواها.

استمارة- هو نوع من منتجات الطباعة ، يتم تقديمه على شكل ورقة ورقية قياسية بتنسيق A4 ، مع معلومات دائمة للمستند المعاد إنتاجه ومكان مخصص للمعلومات المتغيرة. النموذج مخصص للتعبئة اللاحقة ، ولهذا الغرض توجد مساحات فارغة عليه ، للإدخال اللاحق للمعلومات هناك (يدويًا ، في المطبعة ، على الكمبيوتر). يتم وضع معظم وثائق أي مؤسسة في النماذج. هناك ما يسمى نماذج الإبلاغ الصارمة التي تحتوي على رقم (في بعض الأحيان سلسلة) مسجلة بإحدى الطرق المحددة ، مع وضع استخدام خاص.

وفقًا لـ GOST 6.39 - 72 ، تم إنشاء نوعين رئيسيين من النماذج: نموذج عام (لأوامر المعالجة والبروتوكولات والأفعال وما إلى ذلك) ونموذج الخطاب.

ورقة ذات رأسية - ورقة ذات رأسية بها سمات الشركة للمؤسسة ، وهي بطاقة عمل المؤسسة. تنسيق الورق ذي الرأسية المعتاد هو A4 ، ولكن بتنسيق حالات فرديةيتم إنتاج الأوراق ذات الرأسية بتنسيقات أصغر أو أكبر.

الورقة ذات الرأسية هي قطعة من الورق ، عادة ما تكون بحجم A4 أو أصغر ، تحتوي على عناصر هوية الشركة أو معلومات ذات طبيعة دائمة (على سبيل المثال ، الفواتير). أي نموذج مخصص للإكمال اللاحق ، وكقاعدة عامة ، يتم إرساله إلى الخارج. هذا يلزم الشركة بمعاملة النماذج كمنتجات تمثيلية. اتضح أن النموذج هو نوع من بطاقة العمل لشركتك. يمكن أن يخلق النموذج المصمم بشكل لا طعم له انطباعًا سلبيًا عن شركتك ، لذلك من الأفضل تكليف المصمم بإنشائه.

لا يمكن للورق ذي الرأسية ، المصمم من قبل محترفين ، أن يحتوي على نص ويوفر معلومات الاتصال فحسب ، بل يعكس أيضًا نوع نشاط الشركة وعقيدة حياتها ، فضلاً عن ضمان الاعتراف بالشركة ومنتجاتها في الاتصالات الإعلانية اللاحقة مع المستهلك . يجب أن تخلق صورة إيجابية لشركتك في المستهلك. يمكن أن يكون الانطباع المرئي الذي تتركه ورقة ذات رأسية مبهرجة على عميل الشركة أقوى من تلك التي تحدثها محادثة هاتفية مع مدير. يمكن تحقيق انطباع سلبي من خلال الاستخدام غير الكفؤ للمكونات التالية: تخطيط الشركة ، واستخدام العناصر الرسومية لهوية الشركة ، وألوان الشركة. ومع ذلك ، بمساعدة هذه المكونات نفسها ، إلى جانب إنشاء خطوط الشركة واختيار أنواع خاصة من الورق وتقديم مناسب للمعلومات ، سيساعدك المصممون الأكفاء في إقناعك بالعكس تمامًا.

أشكال الطبقة التمثيلية. يحتوي النموذج على عناصر هوية الشركة ، مثل الشعار وخطوط الشركة ومعلومات أخرى ذات طبيعة دائمة ، مثل: اسم الشركة والتفاصيل ومعلومات الاتصال. الغرض من الورق ذي الرأسية هو التعبئة اللاحقة ، ولهذا السبب ، كقاعدة عامة ، يتم ذلك مقاس معياري- A4 أو A5.

تتم طباعة النماذج على ورق فارغ أو مصقول أو خاص.

يمكن طباعة الأوراق ذات الرأسية بأي لون ، من الأسود والأبيض إلى بالألوان الكاملة ، بالإضافة إلى تأثير "العلامة المائية". بفضل الخدمة المقدمة لإضفاء الطابع الشخصي على منتجات الدعاية والطباعة ، من الممكن إنتاج ترويسة مع الترقيم.

النماذج هي من الأنواع التالية:

وثائق الشحن

التوثيق المحاسبي

الحسابات والفواتير

بوليصة الشحن

بوليصة الشحن

الحوالات البريدية

البيانات الجمركية

إيصالات المبيعات

نماذج متعددة الطبقات (بما في ذلك التقارير الصارمة)

البطاقات

بوالص التأمين وإخطارات الحوادث

قسائم التأمين

سياسات للمسافرين إلى الخارج

تذاكر الطيران

تذاكر القطار

سندات الشحن الجوي والمستندات الأخرى متعددة الطبقات

نماذج الترخيص المسموح بها

أشكال العقود الموحدة

تذاكر خاصة برسومات جيدة وطباعة دقيقة

نماذج الأعمال على ورق نسخ ذاتي

(من صنع الشركات الألمانية كوهلر ، زاندرز)

إيصالات النموذج A7

شهادات التفتيش والاتفاقيات الإضافية والنماذج

08 - اسم المنظمة ؛

14- مكان تأليف أو نشر الوثيقة.

اعتمادًا على موقع التفاصيل ، يتم تثبيت خيارين للنماذج:

الزاوي

أرز. 1. موقع التفاصيل (إصدار الزاوية) للشكل العام (الأبعاد بالمليمترات)

طولي

أرز. 2. موقع التفاصيل (النسخة الطولية) للشكل العام (الأبعاد بالمليمترات)

شكل الشركة

شكل الوحدة الهيكلية

شكل رسمي.

اعتمادًا على نوع المستند ، يتم تقسيم الاستمارات إلى: 3

الشكل العام؛

ترويسة.

شكل نوع معين من المستندات (باستثناء خطاب)

يمكن عمل شكل عام لوثيقة تنظيمية وإدارية لمنظمة ووحدة هيكلية ومسؤول.

3. تصنيف الاستمارات

3.1 النموذج العام

يستخدم النموذج العام لتصنيع أي نوع من أنواع المستندات ، باستثناء الحروف. واحد

يتضمن النموذج العام ، اعتمادًا على الوثائق التأسيسية للمنظمة ، التفاصيل:

01 - الشعار الوطني الاتحاد الروسي(02 - شعار النبالة لكيان مكوّن للاتحاد الروسي (02 - شعار النبالة لكيان مكوّن للاتحاد الروسي أو 03 - شعار منظمة أو علامة تجارية (علامة خدمة)) ؛
08 - اسم المنظمة ؛
14- مكان تأليف أو نشر الوثيقة. 2

ملاحظة: حدث خطأ في الفقرة 4.7 من GOST 6.30-2003: تمت تسمية سمة "تاريخ المستند" خطأً ضمن تفاصيل النموذج العام ، بينما يتم الإشارة فقط إلى علامات لصق التاريخ في النموذج.

ضع في اعتبارك كيف يتم تصميم النماذج في Mozhaisk Polygraph Plant

يتضمن تصميم النموذج الإلكتروني عددًا من العمليات المتسلسلة:

4.2 ضبط حجم الورق ؛

في بلدنا ، تُستخدم تنسيقات السلسلة A ، المعتمدة من قبل المنظمة الدولية للتوحيد القياسي ، للوثائق الرسمية.

اعتمادًا على تنسيق الورق ، يتم أيضًا تعيين الهوامش (المسافة من حد النص إلى حافة الورقة).

في برامج الحاسوب، حتى المترجمة (باللغة الروسية) ، كإعدادات افتراضية ، وأحجام الورق وأحجام الهوامش التي لا تلبي المعايير المحلية.

لتعيين أحجام الورق والهوامش في MS Word ، قم بما يلي في مربع الحوار إعداد الصفحة:

قائمة الخدمة

خيارات الأمر

علامة التبويب "عام" (حدد وحدة قياس السنتيمترات من القائمة)

القائمة ملف

أمر إعداد الصفحة

علامة تبويب حجم الورق (اضبط حجم A4 على 210 × 297 مم)

اضغط موافق

4.3 تحديد حجم الحقول ؛

بعد تعيين حجم الورق ، تحتاج إلى تحديد هوامش المستندات عن طريق استدعاء مربع الحوار إعداد الصفحة:

القائمة ملف

أمر إعداد الصفحة

علامة تبويب الهوامش - اضبط أحجام الهامش التالية:

الهامش الأيسر - 3.5 سم

الهامش الأيمن - 1 سم

أعلى - 2 سم

أسفل - 2 سم اضغط موافق

بالضغط على الزر "افتراضي" ، يتم تعيين معلمات الصفحة هذه لجميع المستندات التي تم إنشاؤها في المستقبل ، ما لم يتم تحديد معلمات أخرى مباشرة من قبل المستخدم.

4.4 إدخال شعار الشركة ؛

غالبًا ما تضع المؤسسات والمنظمات والشركات شعارها على الورق ذي الرأسية. كقاعدة عامة ، هذه صورة بيانية رمزية تعكس اتجاه المنظمة أو المؤسسة أو الشركة. يحسن الشعار المظهر الجمالي للشكل ، لكنه لا يحل محل اسم المنظمة.

يتم وضع صورة الشعار في الحقل العلوي من النموذج (في منطقة الرأس) فوق منتصف اسم المنظمة (مع الشكل الطولي ، يتم وضع الشعار في منتصف الحقل العلوي ، وبواسطة الشكل الزاوي ، يتمحور حول اسم المنظمة).

لإدراج شعار ، قم بما يلي:

قائمة إدراج

فريق رسم الصور

انقر فوق لصق

لتحديد الحجم الدقيق للصورة ، استخدم مربع الحوار "تنسيق صورة" الذي يسمى بقائمة السياق:

أمر تنسيق الصورة

حجم علامة التبويب

بالنسبة للحجم الأصلي - قم بإلغاء تحديد حقل الحجم والاستدارة:

الارتفاع -1.5 سم

عرض -1.5 سم اضغط موافق

لتوسيط الشعار ، نسمي أيضًا مربع الحوار "تنسيق صورة" من قائمة السياق ، وقم بتعيين المؤشرات التالية:

أمر تنسيق الصورة

علامة التبويب الموضع

الموقع الميداني على الصفحة:

أفقيًا - من الحقل 3 سم (فارغ مع قطع الفحم).

أفقيًا - من الحقل 7.5 سم (نموذج مع جهاز كمبيوتر شخصى.)

عموديًا - من الصفحة 0.57 سم (لجميع الأشكال) الحقل أعلى النص - اترك مربع الاختيار

اضغط موافق

4.5 مجموعة النموذج.

يمكن توسيط النماذج ذات الطابع الزاوي ووضع علامة على ترتيب التفاصيل.

لإنشاء ورقة ذات رأسية بختم زاوية ، ستحتاج إلى شريط أدوات الأشكال الإضافي:

أمر شريط الأدوات

حدد شريط أدوات النماذج - مربع الاختيار

نبدأ مجموعة التفاصيل من الهامش الأيسر.

سوف نولي اهتمامًا خاصًا لمجموعة أجزاء الاستنسل الخاصة بالورق ذي الرأسية.

يتم تنفيذ عناصر أجزاء الاستنسل باستخدام لوحة التنسيق الموجودة على اللوحة ، ويمكن أيضًا استخدام لوحة المفاتيح باستخدام

جزء استنسل لتاريخ ورقم المستند الصادر:

اضبط موضع الجدولة على المسطرة الأفقية - 2.5 سم و 7 سم (بالنقر فوق زر الماوس الأيسر)

نضع رقم التوقيع (مجموعة المفاتيح

في شريط التنسيق ، انقر فوق أو

إجراء الجدولة باستخدام مفتاح Tab.

على شريط التنسيق ، قم بإيقاف تشغيل أو

اضبط موضع الجدولة على المسطرة الأفقية - 4 سم و 7 سم (عن طريق النقر على زر الفأرة الأيسر)

نكتب إلى No.

في شريط التنسيق ، انقر فوق أو

إجراء الجدولة باستخدام مفتاح Tab.

على شريط التنسيق ، قم بإيقاف تشغيل أو

في شريط التنسيق ، انقر فوق أو

إجراء الجدولة باستخدام مفتاح Tab.

على شريط التنسيق ، قم بإيقاف تشغيل أو

بعد التعرف على هذا البديل لمجموعة أجزاء الاستنسل لنموذج للأحرف ، سيكون من الممكن في المستقبل استخدام خيار الكتابة من الهامش الأيسر ، متبوعًا بالتمدد عند وضع المؤشر في بداية أو نهاية كل منهما الجزء ، وإعداد علامة التبويب المطلوبة على المسطرة الأفقية.

بعد تحديد التفاصيل المكتوبة للختم ، سنقوم بإدخاله في الإطار. في شريط أدوات الأشكال ، حدد رمز "إدراج إطار". ستأخذ التفاصيل التي تم إدخالها في الإطار النموذج التالي.

تعيين معلمات الإطار: (انظر 1.2.4.5. الخطوة 2 * 0 *) تنسيق القائمة أو قائمة السياق تنسيق الإطار

مربع التفاف النص - حول

حجم الحقل:

العرض 7.3 سم بالضبط

الارتفاع - أفقي الهامش التلقائي:

الموضع - 3.5 نسبة إلى الصفحة

المسافة من النص - 0.7 سم الهامش الرأسي:

الموضع - 2 سم بالنسبة للصفحة

المسافة من النص - 0 سم

تعيين حقل الربط - حدد المربع

اضغط موافق

لمنع الإطار من الظهور عند الطباعة ، قم بإزالة الإطار:

قائمة التنسيق أو قائمة السياق تنسيق الإطار

أمر الحدود والتظليل

علامة تبويب الحدود

تطبيق الحقل على الإطار

نوع الحقل - لا

اضغط موافق

يعطي النموذج للمعلومات طابعًا رسميًا. يؤدي استخدام النماذج إلى تسريع عملية إنشاء المستند بشكل كبير (بسبب توافر المعلومات الثابتة) ، ويقلل من تكاليف العمالة للتجميع ، ويبسط تصور المعلومات ويحسن ثقافة العمل الإداري.

يتم إنشاء الصفحة الأولى فقط من المستند في النماذج ؛ ويتم استخدام الأوراق القياسية لعمل كل الصفحات التالية.

يسمح المعيار بإنتاج النماذج بطريقة مطبعية ، باستخدام وسائل الطباعة التشغيلية ، أو استخدام شكل من أشكال النموذج تم إنشاؤه بواسطة الكمبيوتر. (للنماذج التي تحمل شعار الاتحاد الروسي - إلزامي). انتشر في في الآونة الأخيرةتعتبر ممارسة طباعة النماذج من الكمبيوتر أمرًا منطقيًا بالنسبة للمؤسسات الصغيرة حيث لا يتم إنشاء عدد كبير من المستندات. يمكن تغيير نموذج الكمبيوتر الخاص بالنموذج بسهولة عن طريق تغيير البيانات المرجعية الخاصة بالمنظمة (العنوان ، الهاتف ، الفاكس ، الحساب المصرفي ، إلخ). تعتبر طريقة استخدام النموذج هذه اقتصادية ، حيث لا توجد حالات يكون فيها من الضروري تدمير التداول النهائي للنماذج. ولكن يجب أن نتذكر أنه من السهل جدًا إعادة إنتاج مثل هذا النموذج (أي تزوير مستند).

كما أثر النموذج الذي يحتوي على التفاصيل التي تميز مؤلف المنظمة (الاسم ، وتاريخ ومكان الإنشاء ، ورقم التسجيل) على تصميم المستندات الداخلية للمنظمة. بالنسبة لتصميمهم ، بدأوا في استخدام نفس التفاصيل ، مكررين تكوينهم وترتيبهم حتى في الحالات التي يتم فيها إنشاء المستند يدويًا (تطبيق ، ملاحظة توضيحية).

الغرض من النموذج هو تأكيد الطبيعة الرسمية للمستند الذي تم إنشاؤه عليه ، وتوصيف المنظمة المؤلف. في الوقت نفسه ، فإن الامتثال للمعايير المقبولة عمومًا ، المنصوص عليها في المعايير المحلية أو الدولية ، لا يسهل تصميم النموذج فحسب ، بل يوفر أيضًا وظائف تمثيلية ، تميز المنظمة لمراسليها.

في هذه الورقة ، كان الموضوع "شكل الوثيقة. أنواع النماذج. المشاكل الرئيسية في تصميم النماذج (على سبيل المثال مؤسسة معينة).حاولت في عملي أن أميز المادة المطبوعة من النوع "فارغ". لإظهار الأشكال الموجودة وأنواع تصميمها وهيكل إنشائها باستخدام مثال مؤسسة Mozhaisk Polygraph Plant.

معظم الوثائق التنظيمية والإدارية: خطابات ، شهادات ، بروتوكولات ، أوامر ، أوامر ، لوائح ، تعليمات ، إلخ. - يجب إنشاؤه على مستندات فارغة.

لا ينطبق مفهوم النموذج بالكامل إلا على المستندات الورقية ، ومع ذلك ، عند أتمتة العمل المكتبي ، يُمارس إنشاء ملفات إلكترونية تحتوي على صور إلكترونية للنماذج ، والتي يتيح لك استخدامها أو تعبئتها إنشاء مستندات كاملة قانونيًا تتوافق مع أحدث القواعد والنماذج الورقية الحالية.

لكل منظمة الحق في اتخاذ قرار بشأن طريقة إنتاج النماذج بمفردها ، أي أنه يمكن طباعة النماذج بطريقة مطبعية ، عن طريق الطباعة التشغيلية أو تكنولوجيا الكمبيوتر مباشرة أثناء تصنيع المستند. الاستثناء هو نسخ شعار الدولة للاتحاد الروسي ، والتي ، وفقًا لمرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 27 ديسمبر 1995 رقم 1268 "بشأن تبسيط تصنيع واستخدام وتخزين وتدمير يجب أن تُصنع الأختام والنماذج مع استنساخ شعار الدولة للاتحاد الروسي "فقط من خلال شركات الطباعة ونقش الطوابع التي لديها تراخيص لنوع النشاط ذي الصلة وشهادات بشأن توافر القدرات التقنية والتكنولوجية لتصنيع نوع المنتج المحدد بمستوى الجودة المناسب.

فهرس

1. GOST R 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - مدخل. 2003-07-01. - م: Gosstandart of Russia: دار نشر المواصفات ، 2003. - البند 4.7.

2. GOST R 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - مدخل. 2003-07-01. - م: Gosstandart of Russia: دار نشر المواصفات ، 2003. - البند 4.7.

3. GOST R 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - مدخل. 2003-07-01. - م: Gosstandart of Russia: دار نشر المعايير ، 2003. - البند 4.6.

4. GOST R 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - مدخل. 2003-07-01. - م: Gosstandart of Russia: دار نشر المعايير ، 2003. - البند 4.6.

5. الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية: إرشادات لتنفيذ GOST R 6.30-2003. / روسرخيف فنيداد ؛ جمع: M.L. Gavlin، A.S. Krasavin، L.V. Kuznetsov and others؛ توت. إد. إم في لارين ، إيه إن سوكوفا. - م ، 2003. - 90 ص.

6. تنظيم العمل مع الوثائق. كتاب مدرسي للمدارس الثانوية. إد. في أيه كودرييف. - م ، 2005.

7. روجوزين إم يو. كتاب الجدول للسكرتير. مع مراعاة القواعد الجديدة الخاصة بصيانة دفاتر العمل و GOST R 6.30-1-2003. بروسبكت 2004.

8. تشوكوفينكوف أ. يانكوفسكايا ف. قواعد التوثيق. تعليق على GOST R 6.30-2003. "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (ORD). متطلبات التوثيق. م ، بروسبكت. 2004.

أمثلة على تصميم النموذج العام:

أرز. 1. شكل عام مع ترتيب طولي من التفاصيل

أرز. 2. الشكل العام للمنظمة بزاوية (مركزية)
موقع التفاصيل

أرز. 3. الشكل العام للمنظمة مع الزاوية (العلم) ترتيب التفاصيل

أرز. 4. الشكل العام للوحدة الإنشائية
مع ترتيب طولي من التفاصيل

أرز. 5. الشكل العام لوحدة هيكلية بترتيب زاوي (مركزي) للتفاصيل

أرز. 6. الشكل العام للوحدة الهيكلية مع الزاوية (العلم) ترتيب التفاصيل

أمثلة على الورق ذي الرأسية:


أرز. 3. ورقة ذات رأسية للمنظمة مع ترتيب زاوي (مركزي) للتفاصيل

أرز. 4. نموذج خطاب من المنظمة مع ترتيب الزاوية (العلم) للتفاصيل

أرز. 5. نموذج خطاب من المنظمة مع ترتيب طولي للتفاصيل

أرز. 6. شكل حرف من وحدة هيكلية مع ترتيب التفاصيل الزاوي (في المنتصف)

أرز. 7. شكل الوحدة الإنشائية ذات الزاوية (العلم) ترتيب التفاصيل

أرز. 8. ورقة ذات رأسية لوحدة هيكلية مع ترتيب طولي للتفاصيل

أرز. 9. شكل خطاب مسؤول بترتيب التفاصيل الزاوي (في المنتصف)

أرز. 10. نموذج خطاب من مسؤول مع ترتيب التفاصيل في الزاوية (العلم)


أرز. 11. رسالة نموذجية من مسؤول مع ترتيب طولي للتفاصيل

أمثلة على تصميم شكل نوع معين من المستندات:

أرز. 12. استمارة طلب مع ترتيب طولي للتفاصيل

أرز. 13. شكل الفعل مع ترتيب التفاصيل الزاوي (مركزي)

أرز. 14. شكل الفعل مع الزاوية (العلم) ترتيب التفاصيل

أرز. 15. نموذج شهادة لوحدة إنشائية مع ترتيب طولي للتفاصيل

أرز. 16. نموذج شهادة لوحدة هيكلية بترتيب زاوي (مركزي) للتفاصيل

أرز. 17. نموذج شهادة لوحدة هيكلية مع ركن (علم) ترتيب التفاصيل



1 GOST R 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - مدخل. 2003-07-01. - م: Gosstandart of Russia: دار نشر المعايير ، 2003. - البند 4.4.
2 المرجع نفسه. - البند 4.6.
3 المرجع نفسه. - البند 4.6.

يتضمن شكل الخطاب ، اعتمادًا على المستندات التأسيسية للمنظمة ، التفاصيل:

01 - شعار الدولة للاتحاد الروسي (02 - شعار موضوع الاتحاد الروسي أو 03 - شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة)) ؛
04 - كود المنظمة
05 - رقم تسجيل الولاية الرئيسية (OGRN) كيان قانوني
06 - رقم تعريف دافع الضرائب / كود سبب التسجيل (TIN / KPP)
08 - اسم المنظمة
09 - بيانات مرجعية عن المنظمة
بالإضافة إلى العلامات المقيدة للحصول على التفاصيل:
11 - وثيقة التاريخ
12- وثيقة رقم التسجيل
13- رابط رقم التسجيل وتاريخ الوثيقة
وإذا لزم الأمر ، حدد علامات الحدود العليا للمناطق لموقع التفاصيل.
15 - المرسل اليه
18- عنوان النص
19 - علامة التحكم
20 - نص الوثيقة

يمكن عمل شكل الحرف على أساس الترتيب الطولي أو الزاوي للتفاصيل.

أرز. 1. موقع التفاصيل (إصدار الزاوية) للورق ذي الرأسية (الأبعاد بالميليمترات)

أرز. 2. موقع التفاصيل (النسخة الطولية) للورقة ذات الرأسية (الأبعاد بالميليمترات)

الأكثر ملاءمة للمعالجة واقتصادية من حيث استخدام مساحة الورقة هو الزاوية الفارغة. في هذه الحالة ، يمكن استخدام الجانب الأيمن من الجزء العلوي من الورقة لوضع التفاصيل "العنوان" ، "الحل"

يُنصح باستخدام الشكل الطولي للحرف في الحالات التي يحتوي فيها اسم المنظمة على عدد كبير من الأحرف المطبوعة ، على سبيل المثال ، قد يكون الأمر كذلك عندما يتم تقديم تفاصيل النموذج بلغتين أو أكثر. في الوقت نفسه ، يجب طباعة التفاصيل على اليسار باللغة الروسية ، وعلى اليمين - باللغة الوطنية ، على نفس المستوى. إذا كان عدد اللغات الوطنية المستخدمة أكثر من لغة ، فيجب الإشارة إلى التفاصيل باللغة الروسية أعلاه ، وأدناه - في اللغة الوطنية ، لتمديد الخط إلى حدود الحقل الصحيح.

يمكن عمل شكل الخطاب للمؤسسة والتقسيم الهيكلي والمسؤول.

أمثلة على الورق ذي الرأسية:


أرز. 3. رسالة نموذجية من المنظمة مع ترتيب التفاصيل الزاوي (في المنتصف).


أرز. 4. نموذج خطاب من المنظمة مع ترتيب الزاوية (العلم) للتفاصيل.


أرز. 5. نموذج خطاب من المنظمة مع ترتيب طولي للتفاصيل.

يتم أيضًا تقديم عينات من الشكل العام للوثيقة في المستندات التالية:
GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق" (الملحق ب ، الأشكال ب 2 ، ب 3 ، ب 4) ؛
- تعليمات معيارية بشأن العمل المكتبي في الهيئات الاتحادية قوة تنفيذية، تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة الثقافة والإعلام في الاتحاد الروسي بتاريخ 8 نوفمبر 2005 رقم 536 (الملاحق رقم 13 ، 14 ، 15 ، 16 ، 17 ، 18).

تبدأ ثقافة إضفاء الطابع الرسمي على الوثائق الرسمية مع ترويسة المنظمة.

مستند فارغ- ورقة أو قالب إلكتروني يحدد هوية المؤلف وثيقة رسمية.

تم تحديد تكوين وترتيب التفاصيل على الأوراق الرسمية للمنظمات بواسطة GOST R 6.30-2003 وقواعد عمل المكتب في الهيئات التنفيذية الفيدرالية. يتم اعتماد نماذج النماذج والقوالب الإلكترونية لنماذج المستندات الخاصة بالهيئة التنفيذية الاتحادية من قبل رئيسها.

عند تصميم ورقة ذات رأسية لمؤسسة ، تحتاج أولاً إلى تحديد حجم الورق. يمكن إنتاج النماذج على ورق A4 (210 × 297 مم) و A5 (148 × 210 مم). يُسمح أيضًا بإنتاج الأوراق ذات الرأسية على ورق A3 (297 × 420 مم) و A6 (105 × 148 مم). يمكن استخدام أشكال تنسيق A3 لإعداد المستندات ، التي يتم ترتيب محتواها النصي في شكل جدول (على سبيل المثال ، التقارير المحاسبية والمالية والخطط). على ورق A6 ، يُسمح بإنتاج أنواع خاصة من النماذج الرسمية لوضع القرارات (أوامر ، تعليمات).

يجب أن يكون الورق المستخدم في صناعة الأوراق ذات الرأسية أبيض أو كريمي أو أصفر. استخدام الألوان الأخرى غير عملي ، منذ ذلك الحين ألوان داكنةتجعل المستند صعب القراءة. ومع ذلك ، يجب أن نتذكر أن المستندات ذات الصلاحية الدائمة يجب أن تكون على ورق من أعلى درجة ، ويفضل أن يكون أبيض.

في النماذج ، يجب ألا يقل الصفر الأيسر عن 20 مم ، واليمين - 10 مم على الأقل ، والجزء العلوي - 20 مم على الأقل ، والجزء السفلي - أقل من 20 مم.

في المقابل ، تنص الفقرة 5.3 من المبادئ التوجيهية لتنفيذ GOST R 6.30-2003 على أن المنظمة لها الحق في أن تقرر بنفسها أحجام الحقول التي يُنصح بتعيينها أنواع مختلفةالمستندات ، ولكن ليس أقل من تلك الأحجام التي حددتها GOST. وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن تنسيق النموذج يتم تحديده اعتمادًا على مقدار النص وعدد التفاصيل التي يجب وضعها عند إعداد المستند ، وفي الممارسة العملية ، يمكن أيضًا استخدام تنسيقات مجمعة للنماذج ، نظرًا لطبيعة المستندات ، على سبيل المثال ، باستخدام الترتيب الأفقي للجانب الأكبر من النموذج. في الوقت نفسه ، عند إعداد مستند على عدة أوراق ، يكون لجميع الأوراق نفس أحجام الهوامش.

يمكن تنفيذ النماذج باستخدام أدوات الطباعة أو على جهاز كمبيوتر شخصي. يجب إنتاج النماذج التي تحمل صورة شعار الدولة للاتحاد الروسي أو شعارات النبالة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي حصريًا عن طريق الطباعة ، حيث إنها تطبع منتجات تخضع لمساءلة صارمة.

أنواع النماذج:

  • - نموذج شائع لإنتاج أي نوع من المستندات (باستثناء الحرف) ؛
  • - نموذج لنوع معين من المستندات (باستثناء الحرف) ؛
  • - ترويسة رسمية ؛
  • - ورقة ذات رأسية.

يحتوي كل نموذج على قائمة تفاصيل محددة بدقة وموقعها في النموذج. يمكن أن يكون موقع تفاصيل النموذج طوليًا وزاويًا. مع الترتيب الطولي ، يتم وضع التفاصيل على طول الهامش العلوي للورقة ومحاذاة إما في العرض أو في المنتصف.

على الرغم من أن المنظمة نفسها تختار موقع تفاصيل النموذج ، والتي تعتبرها أكثر ملاءمة ، إلا أن الموقع الزاوي للتفاصيل يكون أكثر عقلانية في تصنيع الورق ذي الرأسية.

في حالة الترتيب الزاوي ، توضع التفاصيل في الزاوية اليسرى العليا للورقة ويتم محاذاتها إما إلى الهامش الأيسر أو إلى وسط المنطقة المخصصة.

تُستخدم النماذج ذات الترتيب الطولي للتفاصيل في الحالات التي يحتوي فيها اسم المنظمة على عدد كبير من الأحرف المطبوعة أو عندما يتم تقديم تفاصيل النموذج بلغتين أو أكثر. يتم وضع اسم المنظمة بلغة الدولة لموضوع الاتحاد الروسي أو بلغة أخرى أدناه أو على يمين الاسم بلغة الدولة في الاتحاد الروسي.

إذا كان للمنظمة ، وفقًا للميثاق ، اسمًا بلغة أجنبية ، فلا يتم ترجمة اسم المنظمة (بما في ذلك اسم شكل الملكية) وعنوانها إلى اللغات الأجنبية (باستثناء الاسم من البلد والمدن الرئيسية) ، ولكن يتم تقديمها فقط بالحروف اللاتينية. على سبيل المثال ، سيبدو اسم المنظمة "International Book" بهذا الشكل كما يلي: Mezhdunarodnaia kniga (وليس الكتاب الدولي) ، والعنوان البريدي: 27 شارع Mayakovskaya ، (أو شارع) ، موسكو ، 113456 ، روسيا (أو الاتحاد الروسي).

الشكل العام.يجب أن يكون لكل منظمة نموذج مشترك لإنتاج أي نوع من المستندات (باستثناء الحرف) مدرج في نظام USORD. لا يُسمح بإصدار مستندات تنظيمية وإدارية على نموذج مخصص للرسائل ويعد انتهاكًا لـ GOST.

وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 وقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، تُستخدم التفاصيل التالية لإنتاج نموذج عام:

  • - شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة) ؛
  • - رمز المنظمة وفقًا لـ OKPO ؛
  • - اسم الشركة؛
  • - مساحة خالية لاسم نوع المستند ؛
  • - مكان تجميع أو نشر الوثيقة.

يجب أن يحتوي النموذج أيضًا على علامات تقييدية (مطبقة في شكل زوايا أو تسميات أخرى) لموقع التفاصيل:

  • - تاريخ الوثيقة.
  • - رقم تسجيل الوثيقة ؛
  • - التوجه إلى النص ؛
  • - علامة السيطرة.

شكل نوع معين من الوثيقة يُنصح بالتقديم عند نشر عدد كبير من هذه الأنواع من المستندات في مؤسسة (على سبيل المثال ، الشهادات والبروتوكولات والأوامر). عند تطوير هذه النماذج ، يتم إدخال التفاصيل في النموذج العام بطريقة مطبعية:

  • - اسم نوع الوثيقة ؛
  • - كود استمارة الوثيقة حسب OKUD.

شكل رسمي. وفقًا لقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، يمكن للمؤسسة أيضًا إعداد نموذج رسمي ، ثم يتم إدخال "اسم الوظيفة" الإضافي المطلوب في النموذج ، الموجود أسفل "اسم المنظمة" المطلوب.

شكل الحروف تستخدم في المراسلات بين المنظمات. يجب أن تتضمن الورقة ذات الرأسية التفاصيل التالية:

  • - شعار دولة الاتحاد الروسي أو شعار النبالة لكيان مكوّن للاتحاد الروسي ؛
  • - شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة) ؛
  • - رمز المنظمة وفقًا لـ OKPO ؛
  • - اسم الشركة؛
  • - بيانات مرجعية عن المنظمة.
  • - كود المنظمة.
  • - OGRN ؛
  • - TIN / KPP.

في نموذج الحروف ، لا يُشار إلى اسم نوع المستند (حرف).

بالإضافة إلى هذه التفاصيل ، يجب أن يحتوي الورق ذي الرأسية على علامات مقيدة للتفاصيل التالية:

  • - تاريخ الوثيقة.
  • - رقم تسجيل الوثيقة ؛
  • - إشارات إلى رقم التسجيل وتاريخ الوثيقة.

بالإضافة إلى ذلك ، قد يحتوي الورق ذي الرأسية على علامات مقيدة للتفاصيل التالية:

  • - المرسل إليه ؛
  • - التوجه إلى النص ؛
  • - علامة السيطرة.

وفقًا للفقرة 4.6 من GOST R 6.30-2003 ، يتم إنشاء أنواع النماذج المدروسة لمنظمة ، ووحدة هيكلية لمنظمة ومسؤول. الفرق بين هذه الأشكال هو فقط في الإشارة إلى مؤلف الوثيقة - المنظمة أو وحدتها الهيكلية أو المسؤول. في الحالة التي يكون فيها مؤلف المستند فرعًا أو مكتبًا تمثيليًا أو وحدة هيكلية أخرى في المنظمة أو مسؤولًا أو ما إلى ذلك ، يتم تضمين تعيينهم في اسم المنظمة - مؤلف المستند. لاحظ أنه يتم إنشاء نماذج المستندات لوحدة هيكلية ومسؤول إذا كان لرئيس هذه الوحدة أو مسؤول معين الحق في التوقيع على النموذج. في نماذج المسؤول ، يتم وضع "اسم المنصب" الإضافي المطلوب أسفل "اسم المنظمة" المطلوب (البند 5.8 من التوصيات المنهجية لتنفيذ GOST R 6.30-2003).

تم تضمين متطلبات العمل مع النماذج في تعليمات العمل المكتبي. يجب أن تخضع أشكال المنظمات للمحاسبة والإبلاغ الصارم ، لا سيما النماذج التي يتم نسخها من شعار الدولة للاتحاد الروسي وشعارات النبالة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي. يمكن إجراء محاسبة النماذج في مجلة خاصة ، يتم تطوير شكلها بشكل مستقل من قبل المنظمات. يتم عرض استمارة المجلة الخاصة بتسجيل الاستمارات في الهيئات التنفيذية الاتحادية في التوصيات المنهجية لتطوير التعليمات الخاصة بأعمال المكاتب في الهيئات التنفيذية الاتحادية.

يتم إدخال أشكال جديدة من الوثائق للتداول بناءً على مقترحات الأقسام بأمر من رئيس المنظمة. يجب أن يتم تدمير الأشكال وفقًا للفعل.

يجب تعيين التحكم في إنتاج النماذج واستخدامها وتخزينها إلى الإدارات المسؤولة عن العمل المكتبي في المنظمة ، وفي الشركات الصغيرة إلى المسؤولين عن أعمال المكتب. يتم تعيين الأشخاص المسؤولين شخصياً عن محاسبة النماذج واستخدامها وتخزينها من خلال الوثائق الإدارية لرئيس المنظمة.

عادة ما يتم تخزين النماذج في خزانات في الوحدة الهيكلية المسؤولة عن تطوير وإنتاج ومحاسبة وتخزين النماذج.

في حالة الخسارة وانتهاك ترتيب التخزين واستخدام النماذج وغيرها من الإغفالات في العمل مع المستندات ، يتم تطبيق الإجراءات التأديبية. وتشمل هذه الملاحظات ، التوبيخ ، التوبيخ الصارم ، الفصل والعقوبات الأخرى المنصوص عليها في مواثيق الانضباط وأنظمة العمل الداخلية.

  • GOST R 7.0.8–2013 أعمال المكتب والأرشفة ...

يمكن تطوير أشكال الوثائق التنظيمية والإدارية لمنظمة ما ، وللوحدة الهيكلية وللمسؤول.

يتم إنشاء نموذج للمسؤول إذا كان لهذا المسؤول الحق في التوقيع. واحد

على ورق رسمي رسمي ، تحت اسم المنظمة ، يجب الإشارة إلى اسم الوظيفة.

أرز. واحد.قالب خطاب الرئيس التنفيذي

يتم تقديم نموذج نموذج من المسؤول في الشكل B.4 من الملحق B لـ GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق".

يتم أيضًا تقديم أمثلة على الترويسة الرسمية في فقرة شكل الخطاب.

1 الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية: إرشادات لتنفيذ GOST R 6.30-2003. / روسرخيف فنيداد ؛ شركات: M.L. جافلين ، أ. كراسافين ، إل. كوزنتسوف وآخرون ؛ توت. إد. م. لارين ، أ. سوكوف. - م ، 2003. - 90 ص.

تنسيق نموذج المستند

تم وضع نسقين قياسيين من نماذج المستندات التنظيمية والإدارية - A4 (210 × 297 مم) و A5 (148 × 210 مم).

يتم تحديد تنسيق النموذج بناءً على حجم النص وعدد التفاصيل التي يجب وضعها عند إعداد المستند.

في الممارسة العملية ، يمكن أيضًا استخدام تنسيقات ورقية أخرى (لفئات أخرى من وثائق الإدارة). على سبيل المثال ، لإنتاج المستندات ، التي تم تصميم محتواها النصي في شكل جدول به العديد من الأعمدة ، يمكن استخدام تنسيق A3 (420 × 297 مم).

يتم تحديد أحجام الورق المستهلك بواسطة GOST 9327-60 "الورق والمنتجات الورقية. تنسيقات المستهلك".

1 GOST R 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - مدخل. 2003-07-01. - م: Gosstandart of Russia: دار نشر المواصفات ، 2003. - البند 4.1.

أحجام الهامش

GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية" يحدد الحد الأدنى لحجم الحقول.

يجب أن تحتوي كل ورقة من المستند ، يتم وضعها في النموذج وبدونه ، على حقول لا تقل عن: 1

20 مم - اليسار ؛

10 مم - يمين ؛

20 مم - أعلى ؛

20 مم - أقل.

عند تحضير مستند على أوراق متعددة ، فإن كل الأوراق لها نفس أحجام الهوامش. 2

يحق للمؤسسة أن تقرر بنفسها حجم الحقول التي يُنصح بتعيينها لأنواع مختلفة من المستندات ، ولكن ليس أقل من تلك الأحجام التي حددتها GOST. 3

يتطلب الهامش الأيسر اهتمامًا خاصًا - حقل حفظ مستند في ملف. من هذا يمكننا أن نستنتج أنه عند تطوير نماذج المستندات لفترة تخزين مؤقتة (تصل إلى 10 سنوات) ، على سبيل المثال ، نماذج الرسائل ، يمكنك ترك هامش أيسر بعرض 20 مم ، وعند تطوير نماذج المستندات لفترة طويلة (أكثر من 10 سنوات) ) وفترات التخزين الدائمة ، فمن الأفضل ضبط الهامش الأيسر 30-35 مم.

يتم ترك الهوامش اليمنى والسفلى في حالة تآكل الورق ، أما الهامش العلوي فهو للإشارة إلى الصفحات في المستندات متعددة الصفحات.

عند استخدام الجانب العكسي للورقة ، يجب ألا يقل الهامش الأيسر عن 10 سم ، ويجب ألا يقل الهامش الأيمن عن 20 مم ، أي العكس بالعكس مقارنة بالجانب الأمامي.

1 GOST R 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - مدخل. 2003-07-01. - م: Gosstandart of Russia: دار نشر المواصفات ، 2003. - البند 4.1. 2 الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية: إرشادات لتنفيذ GOST R 6.30-2003. / روسرخيف فنيداد ؛ شركات: M.L. جافلين ، أ. كراسافين ، إل. كوزنتسوف وآخرون ؛ توت. إد. م. لارين ، أ. سوكوف. - م ، 2003. - 90 ص. 3 المرجع نفسه.

نواصل التعليق على GOST R 7.0.97-2016 الجديد على الأعمال الورقية. لننظر في القسم 6 "أشكال المستندات".

قاموسنا

نموذج المستند - ورقة أو قالب إلكتروني مع تفاصيل تحدد مؤلف المستند الرسمي ؛

قالب النموذج الإلكتروني هو شكل من أشكال الوثيقة المقدمة في شكل إلكتروني. كقاعدة عامة ، يتم استخدام النماذج الإلكترونية للنماذج من قبل المنظمات بدلاً من النموذج المطبوع على الورق.

GOST R 7.0.97-2016 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية "(المشار إليها فيما يلي باسم GOST R 7.0.97-2016) هي خليفة GOST R 6.30-2003" أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات تنفيذ المستندات "(يشار إليها فيما يلي بـ GOST R 6.30-2003) ، وليس معيارًا جديدًا تمامًا. لذلك ، عند تطويره ، كان من المهم الحفاظ على اتساق الأحكام حتى يشعر مستخدمو المعيار بالراحة في العمل مع نسخته الجديدة.

في قسم "نماذج المستندات" ، ظل تسلسل عرض المواد كما هو. ومع ذلك ، فقد تم إدخال إضافات أو توضيحات على بعض أحكام القسم ، والتي تشرح بمزيد من التفصيل قواعد معالجة المستندات. سننظر في جميع أحكام قسم "نماذج المستندات" ونعلق عليها (يتم توفير مقتطفات من GOST R 7.09-2016 في إطار العمل).

شكل وأحجام الحقول

6.1 لإنتاج نماذج المستندات ، يتم استخدام ورق A4 (210 × 297 مم) ، A5 (148 × 210 مم) ؛ لإعداد نماذج التعليمات لتنفيذ المستندات (الدقة) ، يتم استخدام تنسيقات ورق A5 (148 × 210 مم) ، A6 (105 × 148 مم).

يجب أن تحتوي كل ورقة من المستند ، تم وضعها في النموذج وبدونه ، على حقول على الأقل:

20 مم - اليسار ؛

10 مم - يمين ؛

20 مم - أعلى ؛

20 مم - أقل.

يجب أن تحتوي مستندات فترات التخزين الطويلة (أكثر من 10 سنوات) على هامش يسار لا يقل عن 30 ملم.

تُستخدم نماذج تنسيق A5 بشكل محدود للغاية ، خاصة لإصدار الشهادات والتوكيلات والمذكرات. بالنسبة لمعظم الوثائق التنظيمية والإدارية (الأوامر والأوامر واللوائح والتعليمات والبروتوكولات وخطابات العمل وما إلى ذلك) ، يتم استخدام ورق A4.

بالنسبة لأشكال الدقة ، تكون النماذج القياسية هي A5 و A6 (مثال 1).

يتم استكمال اللوائح الخاصة بحجم هوامش الخدمة للمستند بالمتطلبات التي تنص على أنه في المستندات التي تزيد مدة صلاحيتها عن 10 سنوات (المستندات التنظيمية واللوائح المحلية والموظفون وما إلى ذلك) ، يجب أن يكون الهامش الأيسر 30 على الأقل مم. سيسمح لك ذلك بدمج المستندات بدقة في ملفات دون التقاط جزء من النص.

النماذج في شكل إلكتروني وعلى الورق

6.2 تستخدم المنظمات أشكالًا من المستندات المصنوعة على الورق (أشكال مستندات الهيئات الحكومية الفيدرالية مع استنساخ شعار الدولة للاتحاد الروسي يتم إجراؤها من قبل شركات الطباعة التي لديها شهادات القدرات التقنية والتكنولوجية لتصنيع عالي الجودة من المواد المحددة نوع المنتج) و / أو القوالب الإلكترونية للنماذج. يجب أن تكون النماذج على الورق والقوالب الإلكترونية متطابقة من حيث تكوين التفاصيل ، والترتيب الذي توجد به ، والمحارف.

يتم عمل نماذج المستندات على الورق والقوالب الإلكترونية للنماذج على أساس تخطيطات النماذج المعتمدة من قبل رئيس المنظمة.

يجب عمل نماذج المستندات على ورق أبيض أو ورق فاتح اللون.

يجب حماية القوالب الإلكترونية لنماذج المستندات من التغييرات غير المصرح بها.

في سياق المعيار ، تكون أشكال المستندات المصنوعة على الورق والقوالب الإلكترونية للنماذج متكافئة.

تستخدم المنظمة ، كقاعدة عامة ، كلا النموذجين على الورق والقوالب الإلكترونية للنماذج (على سبيل المثال ، للوثائق الداخلية).

الأهمية!

يجب أن تكون نماذج من نفس النوع من المستندات (على سبيل المثال ، رسائل) في شكل ورقي وإلكتروني متطابقة من حيث التفاصيل والتصميم. بمعنى آخر ، يجب ألا يختلف شكل مستند من نفس النوع على الورق ونموذجه الإلكتروني.

مطلب آخر مهم هو أن النماذج الإلكترونية يجب أن تكون غير قابلة للتغيير ، أي محمية من التغييرات غير المصرح بها.

يؤكد المعيار أنه لا يمكن إعادة إنتاج صورة شعار الدولة للاتحاد الروسي إلا على الورق. تم تحديد متطلبات إنتاج مثل هذه الأشكال بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 27 ديسمبر 1995 رقم 1268 "بشأن تبسيط تصنيع واستخدام وتخزين وتدمير الأختام والأشكال مع نسخ شعار الدولة الاتحاد الروسي "(من الآن فصاعدًا - المرسوم رقم 1268).

زاوية بأشكال وطويلة

6.3 صيغت نماذج الوثائق وفقا للملحق ب. الحدود التقريبية لمناطق موقع التفاصيل مبينة بخط منقط. يتم تحديد كل منطقة من خلال مجموعة التفاصيل المضمنة فيها.

6.4 اعتمادًا على موقع التفاصيل ، يتم تثبيت نوعين مختلفين من الأشكال - الزاوي (الشكل B.1) والطولي (الشكل B.2).

الملحق ب من المعيار هو تخطيط تفاصيل الوثيقة على النماذج ذات الترتيب الزاوي للتفاصيل (المخطط B1) (مثال 2) وعلى النماذج ذات الترتيب الطولي للتفاصيل (المخطط B2) (مثال 3). في الوقت نفسه ، تعد مناطق موقع التفاصيل المشار إليها بالخط المنقط إرشادية.

توسيط وموقع أعلام من التفاصيل

6.5 التفاصيل 01 ، 02 ، 03 موجودة على الهامش العلوي للوثيقة أعلاه الخاصية 05 في منتصف المنطقة التي تشغلها هذه السمة.

يمكن وضع السمة 03 على اليسار عند مستوى السمة 05.

التفاصيل 05 ، 06 ، 07 ، 08 ، 09 ، 13 ، علامات الحد للتفاصيل 10 ، 11 ، 12 داخل حدود تفاصيل مناطق المواقع يتم وضعها بإحدى الطرق التالية:

توسيط (تتم إزالة بداية ونهاية كل سطر من التفاصيل بشكل متساوٍ من حدود المنطقة حيث توجد التفاصيل) ؛

علامة (يبدأ كل سطر من التفاصيل من الحد الأيسر للمنطقة التي توجد بها التفاصيل).

تكرر أحكام المعيار GOST R القديم 6.30-2003 وتقدم طريقتين لتصميم التفاصيل داخل مناطق مواقعها:

متمركز (في وسط منطقة تفاصيل الموقع) ؛

علم (على طول الحد الأيسر للمنطقة).

يشير المعيار أيضًا إلى أن التفاصيل 01 "شعار الدولة للاتحاد الروسي (شعار النبالة لموضوع الاتحاد الروسي ، شعار النبالة (علامة النبالة) لبلدية)" ، 02 "شعار" و 03 "علامة تجارية (علامة خدمة ) "في الحقل العلوي من المستند وفقًا لمنتصف المنطقة التي تشغلها السمة 05" اسم المؤسسة - مؤلف المستند "(مثال 4). ومع ذلك ، يمكن أيضًا وضع السمة 03 على نفس مستوى السمة "اسم المؤسسة - مؤلف المستند" (مثال 5).

أنواع النماذج

6.6 يتم إنشاء الأنواع التالية من نماذج المستندات الخاصة بالمنظمة:

الشكل العام؛

ترويسة.

شكل نوع معين من الوثيقة.

تحدد الإجراءات القانونية التنظيمية للمنظمة أنواع النماذج المستخدمة وأنواعها (نموذج خطاب للأقسام الهيكلية ، نموذج خطاب رسمي ، نموذج طلب ، نموذج طلب ، نموذج بروتوكول ، إلخ).

يتم تقديم نماذج من المستندات في الملحق "ب".

لم يتغير تكوين أنواع النماذج. ومع ذلك ، ظهر حكم ينص على أن قائمة أنواع النماذج المستخدمة في المنظمة يجب أن تكون ثابتة في القانون التنظيمي المحلي (LNA) للمنظمة. قد يكون هذا بمثابة تعليمات حول عمل مكتب المنظمة أو أمر من الرئيس ، والذي يوافق في نفس الوقت على أنواع النماذج المستخدمة وعيناتها (التخطيطات).

تكوين وموقع تفاصيل النماذج

6.7 يُستخدم النموذج العام لإنتاج أي نوع من المستندات ، باستثناء خطاب العمل (الرسمي).

يتضمن النموذج العام ، اعتمادًا على المستندات التأسيسية للمنظمة واللوائح المحلية ، التفاصيل 01 (02 أو 03) و 05 و 06 و 07 و 13 وعلامات تقييدية للحصول على التفاصيل 10 و 11 و 16 و 17.

شكل الخطاب ، اعتمادًا على المستندات التأسيسية للمنظمة واللوائح المحلية ، يتضمن التفاصيل 01 (02 أو 03) ، 05 ، 08 ، علامات تقييدية للحصول على التفاصيل 10 ، 11 ، 12 ، 15 ، 17. نموذج الخطاب من تتضمن الوحدة الهيكلية بالإضافة إلى ذلك التفاصيل 06 ، ورق رسمي رسمي - الدعامة 07.

يتضمن شكل نوع معين من المستندات ، باستثناء خطاب ، اعتمادًا على المستندات التأسيسية للمنظمة والأفعال القانونية التنظيمية المحلية ، التفاصيل 01 (02 أو 03) و 05 و 09 و 13 ، وإذا لزم الأمر ، علامات تقييدية لـ حدود المناطق حيث توجد التفاصيل 10 ، 11 ، 16 ، 17. شكل نوع معين من المستندات لوحدة هيكلية يتضمن بالإضافة إلى ذلك المتطلبات 06 ، شكل رسمي - متطلب 07.

الشكل العامقد تحتوي (المثال 6):

المتطلبات:

02 - "الشعار" ؛

10 - "تاريخ الوثيقة" ؛

17 - "التوجه إلى النص".

قد تتضمن الورقة ذات الرأسية (مثال 7):

المتطلبات:

01 - "شعار النبالة (شعار الدولة للاتحاد الروسي ، شعار الكيان المكون للاتحاد الروسي ، شعار النبالة (علامة النبالة) للبلدية)" ؛

02 - "الشعار" ؛

03 - "العلامة التجارية (علامة الخدمة)" ؛

06 - "اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف المستند" ؛

08 - "بيانات مرجعية عن المنظمة" ؛

تفاصيل العلامات المقيدة لحدود المنطقة الملصقة على النماذج:

10 - "تاريخ الوثيقة" ؛

11 - "رقم تسجيل المستند" ؛

15 - "الوجهة" ؛

17 - "التوجه إلى النص".

شكل نوع معين من الوثيقةيشمل (المثال 8):

المتطلبات:

01 - "شعار النبالة (شعار الدولة للاتحاد الروسي ، شعار الكيان المكون للاتحاد الروسي ، شعار النبالة (علامة النبالة) للبلدية)" ؛

02 - "الشعار" ؛

03 - "العلامة التجارية (علامة الخدمة)" ؛

06 - "اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف المستند" ؛

09 - "اسم نوع المستند" ؛

13 - "مكان تجميع (نشر) الوثيقة" ؛

تفاصيل العلامات المقيدة لحدود المنطقة الملصقة على النماذج:

10 - "تاريخ الوثيقة" ؛

11 - "رقم تسجيل المستند" ؛

16 - "ختم الموافقة على الوثيقة" ؛

17 - "التوجه إلى النص".

نموذج الخطاب الرسمييجب أن يحتوي على المطلوب 07 "اسم منصب الشخص - مؤلف المستند." يستخدم هذا الشرط أيضًا في أشكال المستندات الإدارية (التعليمات والأوامر) الصادرة عن رؤساء الكيانات المكونة للاتحاد الروسي والرؤساء البلديات(على سبيل المثال ، أشكال أوامر المحافظين وأوامر رؤساء المدن والمقاطعات والبلديات الأخرى). كما يتم استخدامه أيضًا في أشكال المستندات (الأوامر) الإدارية الصادرة عن رؤساء الأقسام الهيكلية المستقلة للمنظمات ، إذا كان رئيس القسم الهيكلي يتمتع بهذا الحق (مثال 9).

يجب أن يحتوي نموذج نوع معين من المستندات لوحدة هيكلية على المطلوب 06 "اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف المستند" (مثال 10).

الأهمية!

يوفر المعيار أقصى قائمة ممكنة من التفاصيل لكل نوع من نماذج المستندات. لتحديد تكوين التفاصيل عند تطوير نماذج المستندات ، في الممارسة العملية ، ينبغي للمرء أن يسترشد الوثائق التأسيسيةو LNA.

النماذج بلغات مختلفة

6.8 في السلطات والمنظمات التابعة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي ، والتي تستخدم ، جنبًا إلى جنب مع اللغة الروسية كلغة دولة في الاتحاد الروسي ، لغة الدولة (لغات الدولة) للجمهوريات داخل الاتحاد الروسي ، نماذج المستندات باللغتين الروسية و تُستخدم لغة (لغات) الدولة للجمهوريات داخل الاتحاد الروسي: الزاوي (توجد تفاصيل النموذج على نفس المستوى: باللغة الروسية - على اليسار ، في لغة الدولة (اللغات) لجمهوريات الاتحاد الروسي - على اليمين) أو طولية (جميع تفاصيل النموذج باللغة الروسية - في الأعلى ، أدناه - جميع تفاصيل النموذج بلغة الدولة (اللغات) الجمهوريات داخل الاتحاد الروسي).

للمراسلات مع المراسلين الأجانب ، استخدم النماذج بلغتين - الروسية والإنجليزية (الملحق B.8) أو لغة أجنبية أخرى.

يحدد المعيار قواعد إصدار النماذج بلغتين أو أكثر للمنظمات التي وفقًا لقانون الاتحاد الروسي الصادر في 25 أكتوبر 1991 رقم 1807-1 "بشأن لغات شعوب روسيا الفيدرالية "(بصيغتها المعدلة في 12 مارس 2014) ، لها الحق في استخدام ، إلى جانب اللغة الروسية (كلغة دولة في الاتحاد الروسي) ، اللغة (اللغات) الوطنية المعترف بها كلغة رسمية في جمهوريات روسيا الاتحاد وفقا لتشريعاتهم.

للمراسلات مع المنظمات الأجنبية ، يوصي المعيار بملء نموذج بلغتين: الروسية وواحدة من لغات اجنبية(غالبًا باللغة الإنجليزية) (مثال 11).

لتطوير نماذج جديدة أم لا؟

ملاحظة!

فيما يتعلق بدخول GOST الجديد حيز التنفيذ ، لا يُطلب من المنظمات إجراء تغييرات على نماذج المستندات إذا لم يكن ذلك ضروريًا.

إذا قررت المنظمة مع ذلك تطوير أشكال جديدة ، فيمكن أن تكون خوارزمية الإجراءات على النحو التالي:

1. يوجه رئيس المنظمة الخدمة الكتابية لتطوير عينات (تخطيطات) جديدة من النماذج.

2. تنظم خدمة إدارة السجلات تطوير التخطيطات (العينات) لنماذج المستندات (تتطور بشكل مستقل أو تلجأ إلى خدمات مؤسسة متخصصة).

3 - يوافق رئيس المنظمة ، بأمر ، على نماذج جديدة من الاستمارات بالصيغة التالية:

إذا تم تطوير تعليمات حول العمل المكتبي في نفس الوقت ، فيمكن تضمين نماذج نماذج جديدة في التعليمات.

4. الخدمة الإدارية والاقتصادية تأمر بطباعة الاستمارات في المطبعة أو المتخصصين فيها تكنولوجيا المعلوماتتقوم المنظمات بإعداد قوالب إلكترونية للنماذج بناءً على التخطيطات المعتمدة.

ما هي المستندات التي يجب إصدارها في ظل العهد الجديد؟

تذكر أن متطلبات GOST R 6.30-2003 تنطبق على الوثائق التنظيمية والإدارية المتعلقة بـ USORD ، والتي تم تضمينها في مصنف All-Russian لوثائق الإدارة (OKUD). تنطبق أحكام المعيار الجديد على جميع المستندات التنظيمية والإدارية ، بما في ذلك تلك المدرجة في USORD ، والتي يتم تسجيلها في القسم 1 "النطاق" من المعيار الجديد:

GOST R 6.30-2003

GOST R 7.0.97-2016

1 مجال الاستخدام

ينطبق هذا المعيار على المستندات التنظيمية والإدارية المتعلقة بالنظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية (USORD) - القرارات ، والأوامر ، والأوامر ، والقرارات ، والبروتوكولات ، والأفعال ، والرسائل ، وما إلى ذلك (يشار إليها فيما بعد باسم المستندات) المضمنة في OK 011- 93 "مصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا" (OKUD) (فئة 0200000).

1 مجال الاستخدام

ينطبق هذا المعيار على المستندات التنظيمية والإدارية المتعلقة بالنظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية (USORD): المواثيق واللوائح والقواعد والتعليمات واللوائح والقرارات والأوامر والأوامر والقرارات والبروتوكولات والعقود والأفعال والخطابات والشهادات ، إلخ (يُشار إليها فيما بعد - المستندات) ، بما في ذلك تلك المدرجة في OK 011-93 "مصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا" (الفئة 0200000).

انظر: Turkina V.S. استخدام لغات الدولة في الاتحاد الروسي في ترويسة ، وأختام وعلامات // أمين مرجعي. 2017. رقم 5. S. 33-35.

موافق 011-93. مصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا (تمت الموافقة عليه بموجب قرار معيار الدولة لروسيا المؤرخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299 ، بصيغته المعدلة في 6 ديسمبر 2016).