обработка на документи- Създавайте, редактирайте и запазвайте документи с помощта на специален софтуер. Обработката на документи е основната цел на текстообработващите програми. Теми информационни технологииобщо взето EN…

    Изготвяне на документи за счетоводство. В O.d. включва тяхната проверка по отношение на законосъобразност, спазване на формата и наличието на задължителни реквизити в тях. След това документите се оценяват и групират. Завършва O.d......... Речник на бизнес термини

    ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИ- изготвяне на документи за отчитане в съответните счетоводни регистри. Документите, получени от счетоводния отдел, се проверяват преди всичко от гледна точка на законността и целесъобразността на бизнес операциите, съответствието с формата на документите и наличието в тях ... ... Голям счетоводен речник

    ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИ- изготвяне на документи за отчитане в съответните счетоводни регистри. Документите, получени от счетоводния отдел, на първо място, се проверяват от гледна точка на законността и целесъобразността на бизнес операциите, съответствието с формата на документите и наличието в тях ... ... Голям икономически речник

    Обработка на документи, която разчита на международни стандарти, стандартния обобщен език за маркиране и уеб услугата ODA. Вижте също: Обработка на документи Финансов речник Finam ... Финансов речник

    разпределена обработка на документи- - [L.G. Суменко. Английски руски речник на информационните технологии. M .: GP TsNIIS, 2003.] Теми информационни технологии като цяло EN разпределена обработка на документи ... Наръчник за технически преводач

    електронна обработка на документи- - Телекомуникационни теми, основни понятия EN обработка на електронни документиEDH ... Наръчник за технически преводач

    ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИ, ИЗПРАТЕНИ ПО ПОЩАТА- в съответствие с параграф 3.4 от Примерните инструкции за документиране във федералните органи Изпълнителна власт, одобрен със заповед на Министерството на културата и масовите съобщения Руска федерацияот 08.11.2005 г. No 536, - процедура, която включва в ... ... Офис работа и архивиране в термини и дефиниции

    обработване на текст- Използване на компютър за въвеждане, редактиране, форматиране и отпечатване на текстове и документи. [GOST 15971 90] текстообработка Процесът на създаване, редактиране и съхранение на текстови документи на компютър с помощта на специален ... ... Наръчник за технически преводач

    Лечение- 7. Обработка* Математически и (или) логически анализ на резултатите от измерването Източник ... Речник-справочник на термините на нормативно-техническата документация

Книги

  • , С. Н. Смирнов. Книгата описва съвременни методи и инструменти за създаване на системи за обработка и показване на документи с помощта на Web-технологии и СУБД на индустриално ниво. Разглеждан…
  • Електронна обработка на документи. XML, JavaScript, JDBC , Смирнов С.Н. Книгата описва съвременни методи и инструменти за създаване на системи за обработка и показване на документи с помощта на Web-технологии и СУБД на индустриално ниво. Разглеждан…

Приемането и обработката на входящи (входящи) документи се извършва от секретар-асистент или служител на деловодството. Получените документи преминават през следните етапи (фиг. 2):
първична обработка;
предварителен преглед, надценка;
Регистрация;
разглеждане на документи от ръководството;
направление за изпълнение;
контрол на изпълнението;
изпълнение на документи;
подаване на документи по дела.
Основната обработка на входящите документи е да се провери правилната доставка на писма. Всички пликове се отварят, с изключение на личната кореспонденция (с надпис "Лично"). След това е необходимо да се провери: правилното адресиране на документа, приложен в плика; броят на листовете на документа; наличие на приложения. При липса на приложения или листове от документа се уведомява подателят на писмото и се прави отметка върху самия документ и в регистъра на входящите документи в колона „Забележка“.
Пликовете по правило се унищожават, освен в случаите, когато от плика могат да се определят само адресът на подателя, датата на изпращане и датата на получаване или когато на плика е отбелязано "Поверително", "Спешно".
Извършва се предварително разглеждане на входящите документи с цел разпределяне на документи на регистрирани и нерегистрирани. Върху регистрираните документи реквизитът „Отметка за получаване“ се поставя с автоматичен числител, съдържащ името на фирмата получател, датата на получаване и номера на входящия документ. Знакът за допускане не се поставя върху приложенията към документа, както и проспекти, каталози и други материали, които не подлежат на регистрация.
Секретарят-референтът трябва да извърши "филтриране" на входящите документи, изпратени до ръководителя. Най-важните и спешни от получените документи трябва да бъдат представени за разглеждане на ръководителя на предприятието, които се събират от секретаря в специална папка за последващо докладване на ръководителя. Други документи, които не изискват решение на ниво ръководител, могат да бъдат прехвърлени на заместник-ръководителя на предприятието, на структурни подразделения или незабавно на изпълнителите. Със съвременната организация на труда и нарастването на квалификацията на работниците, броят
Ще се увеличи броят на документите, прехвърлени директно на структурни подразделения или изпълнители.
Върху документи, прехвърлени към структурни подразделения, в горния десен ъгъл на първия лист, секретарят-референт поставя символа на структурното подразделение, например: "OR" - рекламния отдел или 05 - номерът (шифрът) на това подразделение . При прехвърляне на документи директно на заместник-ръководители или изпълнители се посочват техните фамилии или инициали. Този запис е ограден с кръгче, за да се разграничи от другите марки. Редица фирми използват символа на висши служители, който се използва при маркиране и изпращане на документи, например 01 - генерален директор, 02 - заместник. директор и др.
До голяма степен процесът на предварително разглеждане на документи се улеснява от настолно сортиращо устройство, състоящо се от тави (секции) с етикети за вмъкване на символи (индекси) на ръководители на компанията, структурни подразделения или изпълнители. Входящите документи са просто изложени в съответните раздели. При малко количество документи за тези цели могат да се използват и специални папки с разделители.
При предварително разглеждане става ясно и дали към документите, предадени на ръководството на дружеството, трябва да бъдат избрани допълнителни материали (предишна кореспонденция, договори, нормативни документии др.). Тези документи се избират от помощник-секретаря и се прехвърлят заедно с входящия документ на ръководителя на компанията. Ако задълженията на помощник-секретаря включват доклад за получените документи, той самият трябва първо да се запознае с тези материали.
Без предварително разглеждане документите се прехвърлят до местоназначението, като в адреса има индикация за структурно звено или името на служител на компанията.
Прехвърлянето на входящи документи за разглеждане от ръководството на дружеството трябва да се извърши след регистрация.
След регистрация документите се подават за разглеждане и решаване на ръководителя на дружеството. Вземането на управленско решение по конкретен документ е една от основните функции на мениджъра, централно, решаващо звено в управленската технология. Ръководителят на фирмата, предвид входящия документ, трябва да определи изпълнителя, да даде ясни и конкретни указания за изпълнение на документа и да определи реалистични срокове.
Тези инструкции трябва да бъдат издадени под формата на резолюция върху самия документ. Информацията, взета от решенията (изпълнител, срок) се вписва допълнително от секретаря-референт в регистрационната книга. Решението може да бъде основа за вземане на документа под контрол. Ако в резолюцията са посочени няколко изпълнители, тогава документът се прехвърля на първия в списъка, който се счита за отговорен изпълнител.


При преглед на документи мениджърът трябва да се придържа към препоръките, спазването на които позволява да се ускори преминаването на документи, да се избегнат неуспехи при обработката на документи, да се създадат условия за тяхното навременно и качествено изпълнение, както и да се вземат предвид документи за ден да бъдат получени и на същия ден (в краен случай на следващия ден) да се върнат на секретаря-референт.
Желанието на отделните ръководители да имат собствен „архив”, състоящ се от копия на получени или подписани документи, показва ниска управленска подготовка на ръководителя или недоверие към помощник-секретаря. Документите в този случай се съхраняват неподредено и търсенето им е трудно. Такива "архиви" не трябва да съществуват.
С решението на ръководителя документът се предава на отговорния изпълнител срещу постъпване в регистъра на входящите документи с датата на получаване от изпълнителя. Прехвърлянето на документи между контрагенти може да се извършва без разписки, с изключение на документи с надпис "Поверително".
За да се осигури бързото изпълнение на документа от няколко изпълнители едновременно, помощник-секретарят копира входящия документ и предава копия на изпълнителите. Документът е в работа на изпълнителя до окончателното решаване на въпроса. Когато работата по документа приключи (изготвен е документ за отговор, извършено е конкретно действие, задача), върху документа се поставя маркировка за неговото изпълнение и насочване към делото. След това полученият документ и копие от отговора към него се депозират в съответните дела.
В една компания за редица документи може да се приеме ред, в който разглеждането на документи от ръководителя се извършва след приключване на тяхното изпълнение, едновременно с подготвени за подписване проекти на вътрешни или изпратени документи. Това ще спести време на мениджъра поради не двойно, а еднократно запознаване с документа. Но за да се въведе такава процедура, е необходимо ясно да се разграничи кои видове официални документи могат да се обработват по този начин и кои не и да се извърши етапът на тестване на тази процедура на практика.

В общия случай обработката на съдържанието на документ в широкия смисъл е извършването на всякакви действия, които подобряват живота на населението или ефективността на функционирането на общинските служби. В административния апарат на общинските организации обаче обработката на документи се разбира в по-тесен смисъл – като разработване на определени управленски решения, които отново се формулират под формата на документи.

Тясно свързано с понятието обработка е неформалното понятие за изпълнение на документа. Редът за изпълнение силно зависи от вида на документа, към кой раздел от работата принадлежи и т.н.

В същото време ще имаме предвид, че автоматизираната обработка на документи никога не дава 100% безхартиена работа, а винаги съществува едновременно с обработката на хартиени копия на документ. Технологията за автоматизация е съчетана с ръчна обработка на етапите на въвеждане на документ в компютър и печат. Освен това, често при съхраняване на данни за документ на компютър е необходимо те да се проверяват с бележки, въведени на ръка на хартия (резолюции, визи, подписи). Затова ще проследим поетапната обработка на документи, както в компютърна среда, така и на хартия.

Ето приблизителна процедура за изпълнение на входящ документ за официална кореспонденция.

1. Определяне на получателя на документа в рамките на общинската организация. Получателят може да бъде длъжностно лице, което има право да подписва за кореспонденция с външни организации или структурно звено. Етапът се провежда в експедицията на организацията.

2. Регистрация на писмо. На писмото се присвоява номер на сметка и входяща дата. Етапът се извършва в офиса (или неговото разделение в големи организации), който обслужва длъжностното лице, на което се изпраща кореспонденцията от експедицията.

3. Резолюция на наслагване. Лицето, което взема решение, след като прочете документа, налага решение върху него, поставя (или не) го под контрол, като посочва датата и го подписва. Това определя звеното или лицето, което ще изпълни документа.

4. Определяне на изпълнителя, в случай, че буквата е контролна. Ръководителят на отдела, който според задълженията си ще трябва да се справи с документа, определя конкретния изпълнител (изпълнители), като посочва, ако е необходимо, детайлите на заповедта, срока за издаването й и очакван краен срок за изпълнение. В зависимост от структурата на организацията тази операция може да бъде многократна - документът се връща в офиса, където операцията се премаркира и се поставя под контрол.

5. Край на изпълнението. Въз основа на личния отчет на изпълнителя или какъвто и да е документ се записват датата и резултата от изпълнението. Например: предложението е отхвърлено въз основа на такава и такава клауза от такъв и такъв закон. Изпълнението може да приключи с решение за необходимостта от прехвърляне на документа на друга организация (според профила на документа или за разглеждане и др.).



6. Разглеждане на документа в друга организация. Този етап, като правило, започва с изпращане на документ с мотивационно писмо до друга организация и завършва с получаване на отговор от там (Кореспонденция).

7. Допълнителен контрол. Ако след разглеждане в друга организация или по друга причина, изпълнението на документа не приключи и контролният период е изтекъл, документът се поставя под допълнителен контрол, с повторно попълване на съответните данни.

Оперативният опит на компютърни системи за автоматизирана обработка на документи ни позволява ясно да класифицираме операциите, които реализират описаната технология за обработка на документи "хартия":

Въвеждане на информация, т.е. попълване на "електронна карта" (паспорт) на документа и задаване на връзки към файлове с фактическа информация;

Съхранение на въведената информация в базата данни;

Периодично коригиране на въведената информация;

Търсене на документи в базата данни;

Оформяне на удостоверения, справки, справки и тяхното издаване на екран и за печат;

Контрол на изпълнението на документа (отпечатване на напомняния до изпълнители, контролери за определен бройдни преди датата на падежа).

Изпълнението на изходящ документ (инициатива, отговор) или в него на изпълнителен документ, протокол в среда за автоматизирана обработка на документи ще бъде както следва:

1. Изготвяне и одобряване на оригиналния документ.Документът се изготвя директно на компютъра на изпълнителя и се съгласува с управителя. Може да се състои от текстови файлове, файлове с електронни таблици, растерни изображения, файлове на база данни или комбинация от някое от горните.

Операция - изготвяне на фактическа информация.

Резултатът е файл или набор от файлове от всякакъв формат.

Приемането на документи, постъпващи в организацията, се извършва централизирано от експедицията или служителите на службата за управление на документи (DOE). Факс съобщения и съобщения, получени чрез електронна поща, може да се приема по децентрализиран начин: както от службата на предучилищното образователно заведение, така и от секретаря, секретаря-референт, отговарящ за деловодството на структурното звено. В същото време цялата кореспонденция, получена от организацията, включително регистрирана и поверителна, трябва да премине обработка за препращане.

При получаване на документите, на първо място, се проверява правилността на тяхната доставка и целостта на опаковката:

  • погрешно получената кореспонденция се връща в пощенската станция или се препраща на адресата;
  • Получената кореспонденция в повредена опаковка се проверява особено внимателно за пълнота на изпратените материали и за наличие на механични повреди.

Когато се получи факс, се проверяват броят на получените страници и тяхната четливост. Непълно получаване на съобщението или лошо качество на отделните страници се съобщава на подателя.

По време на експедицията се отваря цялата кореспонденция, с изключение на тези с надпис „Лично”.

След отваряне на пликовете се проверява правилността на приставката и нейната цялост, т.е. наличието на всички страници на документа и всички приложения. При необходимост към получените документи се прилага списък на установените дефекти. В особено сериозни случаи на повреда или получаване на непълни комплекти от документи служителят, който получава кореспонденция, съставя акт, който се прилага към документите, и заедно с тях го представя за одобрение и решение за този факт.

При отваряне опаковката се унищожава, като се правят изключения в следните случаи:

  • в получените документи няма обратен адрес и името на подателя, но са на опаковката;
  • датата не е поставена в документите и се установява с пощенско клеймо;
  • получена допълнителна платена кореспонденция;
  • полученият документ е от личен характер, а върху плика липсва печат „Лично”. един

Пликовете се запазват и от документи, получени с вече просрочен срок. В този случай печатът върху плика може да послужи като доказателство за деня на получаване на документа. 2

Всички входящи документи трябва да бъдат маркирани получаване на документакъм организацията реквизит 29), който се състои от датата на получаване и счетоводния пореден номер. Типична грешка, допусната при обработката на входящата кореспонденция, е записването само на документи, които подлежат на допълнителна регистрация. Останалите документи (рекламни и информационни писма, покани и много други) остават в неизвестност, въпреки че при получаването им е отделено време за отваряне на плика, запознаване със съдържанието, определяне на кой от служителите може да има нужда от получената информация , и прехвърляне на документа на този служител. В този случай входящият документооборот се посочва като значително намален и времето за обработка на неотчетената кореспонденция не може да бъде изчислено. Поради това често възникват недоразумения между служителите, които получават и обработват входящата кореспонденция, и ръководството, което не може да види извършената работа в нейната цялост. 3

Знакът за получаване може да се постави в долния десен ъгъл на първата страница на документа под формата на печат, на ръка или с електрически печат. 4

Когато отбелязвате получаването на документ в организация, трябва да се вземат предвид следните точки:

  • ако кореспонденцията не е отворена, тогава върху пликовете и опаковката на пакета се поставя маркировка;
  • ако към писмото е приложен(и) документ(и), тогава е препоръчително да се дублира марката на първия лист от заявлението;
  • ако документът подлежи на централизирано съхранение в услугата DOW, тогава върху него се поставя допълнителна маркировка (възможно с печат) върху първия лист на документа в горния десен или долния ляв ъгъл на документа: „Да бъде върнат към службата DOW“;
  • ако на плика има надписи "Спешно", "Предайте незабавно" и други, се отбелязва точно времеполучаването им;
  • ако документът се повтаря, тогава при неговото получаване местоположението на изпратения по-рано документ по този въпрос се установява от системата за търсене на информация и върху получения документ се поставя съответна маркировка.

При получаване на документи извън работно време те се приемат от дежурния. Първичната обработка на документите трябва да се извърши в деня на получаването им от службата PEI или в първия работен ден, когато документите се получават извън работното време. 5

Препоръчително е организацията да създаде единна процедура, според която всички документи, включително тези, получени от служители в командировки в други организации и от посетители, да се обработват за препращане.

(http://www.edou.ru/enc/razdel31/index.php?COURSE_ID=5&LESSON_ID=108)

Документите, получени от организацията, образуват поток от входяща кореспонденция, която, след като е преминала необходимите етапи на обработка, разбивайки се на „потоци“ под формата на конкретни инструкции, в крайна сметка завършва с конкретни служители за преглед и изпълнение.

В подразделенията потоците от документи се формират и от документи, изготвени от служители, които в резултат се сливат в единен поток от изпратена кореспонденция.

Освен това организациите, като правило, разпространяват документи, създадени в него и не са предназначени да надхвърлят неговите граници - потоци от вътрешна документация. Пътят им започва с едни служители – автори и завършва с други служители – изпълнители. Така че началото на пътя е изпращането на документи, а продължението е получаването на документи.

Друга характеристика на работния процес е специфичният състав на документите, например:

1. административни документи на органи и висши организации;

2. актове и удостоверения за извънведомствени проверки;

3. статистическа отчетност;

4. запитвания за дейността на организацията;

5. писма за отговор на инициативни искания от техните служители;

6. материали (покани, реферати от изказвания, решения, протоколи и др.) за участие в дейността на колегиални органи и научни, обществени прояви и др.

Всеки вид документ има свой собствен път на движение, който може да бъде проследен, описан и приписан към него.

От голямо значение в организацията на документооборота е авторството на документи.

Предложения, становища и жалби на граждани, доклади и обяснителни бележки, трудови договори, документи, получени от органи и други, имат различни технологии за обработка.

Една от основните характеристики на работния процес е не само обемът на документопотоците, но и тяхната цикличност. Като се вземат предвид тези фактори, цялата работа на службите за управление на документацията е организирана, количественият състав на служителите, режимът на работа на ръководителите, пряко ангажирани в организирането на преминаването на документи в институцията, и оборудването с необходимото организационно оборудване са определени.

Методите и етапите на обработка на документацията се различават значително в зависимост от метода на препращане, спешността на изпълнение, степента на ограничаване на достъпа до състава на информацията и други параметри, които оказват значително влияние върху технологията на обработка и предаване на документацията.

Технологии за обработка на входящи документи

Както знаете, в момента се използват паралелно няколко метода за прехвърляне на документи от един адресат на друг. Документите, както и в миналото, се изпращат с официални куриери или теренни съобщения, предават се от неофициални пратеници „с възможност“, изпращат се по пощата, телеграфа. За предаване на документална информация се използват и съвременни начини: телефон, факс, компютри.

Редът за получаване на документи

Ако преди няколко години по-голямата част от документите се получаваха и обработваха централно в специално звено - експедиции и процесът на обработка на получените и изпратените документи се наричаше обработка на препращане, сега все по-голямо количество информация се изпраща директно до структурните звена, до конкретни служители, към персонални компютри, заобикаляйки експедицията. Възпиращо средство за масовия преход към повече бързи начинипрепращането на кореспонденция в този случай не представлява технически трудности, а по-скоро проблеми правна силакореспонденция.

Следователно не само бързата доставка на документи до крайните потребители (изпълнители), но и ясна организация, фиксиране на самия факт на получаване и изпращане на документи е от първостепенно значение за цялата организация на управлението на документи.

В работния процес или реда на движение на документи в една организация има няколко етапа:

1. препращане на обработка на документи, получени от организацията, и фиксиране на самия факт на тяхното получаване;

2. предварително разглеждане на документи от службата на предучилищното образователно заведение;

3. организация на движението на документи в рамките на организацията, включително донасяне на документи до изпълнителите и придаване на законна сила на проекти на документи;

4. обработка на изпълнени и изпратени документи.

Препоръчително е да се установи единна процедура, според която всички документи, включително тези, получени от служителите не по пощата, задължително ще бъдат подложени на препращаща обработка, т.е. Независимо от адресата, кореспонденцията трябва да бъде прехвърлена на длъжностните лица за включване в регистрационните бази данни, за да се регистрира самият факт (и времето) на получаване на документи.

Блокова схема на работа с входящи документи.

Първична обработка на разписки

Препращането на входящата кореспонденция е доста традиционно и не създава трудности, ако се спазват определени правила. По този начин кореспонденцията, доставена от куриери, включително служители, които са действали като куриер, получена по поща, факс, телеграф или по друг начин, трябва да бъде получена и обработена от специално определено длъжностно лице (лица): секретар на компанията, служител на службата DOW (канцелярия, общ отдел и др.), секретари на структурни поделения. В малките фирми трябва да има един такъв служител.

Ако е необходимо, служителят, който получава информацията, се вписва в книгата за търговия, дневника или разписката при приемането на документи и отбелязва датата на получаването им.

Ако на плика има надписи „Спешно“, „Предайте незабавно“ и т.н., се отбелязва точният час на получаване, както в документите, получени по тел, например:

15.05.2003 10.35.

Извадка от графиката на списание (продавачна книга) за куриер.

Ако в организацията има дежурни служители, получаването на документи от куриери извън работното време трябва да е част от техните задължения, но извършването на пълна препращаща обработка на входящите документи може да се извърши веднага след получаване или на първия работен ден, на базата на относно естеството на дейността на организацията, кореспондента и други фактори.

Преди отваряне на кореспонденцията трябва да се провери правилността на нейната доставка и целостта на опаковката. Погрешно доставената кореспонденция от експедиционните работници трябва незабавно да бъде изпратена на адресата.

Ако опаковката е повредена, пълнотата на изпратените материали, механичните повреди се проверяват особено внимателно. При получаване на такава кореспонденция установените дефекти се записват, в сериозни случаи се съставя удостоверение (меморандум, акт), което се прилага към получените документи, за да може ръководството да вземе решение по този факт, например:

Депутат изпълнителен директор

Пакетът с кореспонденция, получен от CJSC Zemfira, съдържа очевидни следи от отваряне. Общият брой на прикачените листове не е посочен,

Глава офис на Н.П. Силов

Но инцидентът не трябва да причинява прекратяване или забавяне на обработката на входящи документи.

Не цялата кореспонденция се отваря

Експедицията не отваря кореспонденция с надпис „лично“, документи на машинен носител, както и адресирани до обществени организации (синдикат, студент и др.).

При отваряне на кореспонденцията опаковката (пликовете) се унищожава, изключения се правят само в следните случаи:

1. в получените документи няма обратен адрес и името на подателя, но са на опаковката;

2. датата не е поставена в документа и се установява с пощенско клеймо;

3. ако полученият документ е от личен характер, а на опаковката (плика) не е поставен надпис „лично“;

4. при желание вземете от кореспондента доплащане към Пощенската станция.

Маркировки за входяща поща

Върху входящите документи се поставя маркировка (с печат или на ръка), включваща поредния номер на разписката, датата на получаване и, ако е необходимо, броя на листовете и подписа на служителя. Печатите за регистрация обикновено се поставят на първата страница на документа, в десния ъгъл на долното поле.

Понякога, за да подобрят дисциплината на изпълнение, в допълнение към изискванията на GOST, ръководителите на организацията задължават служителите да поставят своя подпис при обработка на поща. Поставя се без дешифриране.

Номерирането на писма, телеграми, факсове се извършва в рамките на една година по общия брутен ред или отделно по вид кореспонденция. Често при голям брой телеграми те са номерирани само за един месец, като се започне от следващия месец от един.

Ако кореспонденцията не бъде отворена, тогава регистрационният печат може да бъде поставен върху пликове и пакети. При получаване на документи с мотивационно писмо е препоръчително да пренаредите (дублирате) регистрационните печати върху писмото и първия лист от заявлението, тъй като служителите не работят с мотивационни писма, а с приложения към тях.

На документи, подлежащи на централизирано съхранение в услугата DOW, може да се постави допълнителен знак (добавен с печат) върху полетата на първия лист: „Подлежи на връщане“.

Ако документът бъде изпратен отново, тогава местоположението на изпратения по-рано документ трябва да се установи с помощта на базата данни за извличане на информация и да се отбележи върху полученото копие, например:

Първичен документ от 09.10.98 г. в търговския отдел в Кулин

Също така е по-удобно за това да използвате горния десен или долния ляв ъгъл на първия лист от документа.

Препращащата обработка на входящи документи трябва да се извършва в деня на получаването им или в първия работен ден след получаване на кореспонденция след нейното приключване, както и в неработни дни.

(http://docrev.ru/organizaciya-dokumentooborota/3/)

Първична обработка на документи

Основната обработка на документи е да се провери правилността на доставката на писма. Всички пликове се отварят, с изключение на личната кореспонденция (с надпис "лично"). След това е необходимо да се провери правилното адресиране на документа, приложен в плика, броя на листовете на документа, наличието на приложения към тях. При липса на приложения или листове от документа се уведомява подателят на писмото и се прави отметка върху самия документ и в регистъра на входящите документи в колона „Забележка“. Пликовете по правило се унищожават, освен в случаите, когато от плика могат да се определят само адресът на подателя, датата на изпращане и датата на получаване или когато на плика е отбелязано „поверително“, „спешно“.

Приемането на входяща кореспонденция се извършва в организацията централизирано от експедицията, специално определен офис служител или секретар-референт при отсъствие на експедицията. Документите се сортират на регистрирани и нерегистрирани. Върху регистрираните документи необходимата „маркировка за разписка“ се поставя с автоматичен числител, съдържащ името на фирмата получател, датата на получаване и номера на входящия документ. Знакът за допускане не се поставя върху приложенията към документа, както и върху проспекти, каталози и други материали.

Понастоящем документите могат да се получават не само по пощата, но и чрез телетайп, факс, електронна поща, доставени от куриер или посетител. Деловодството е длъжно да осигури отчитането и контрола на движението на такива документи.

Предварителен преглед на документите

Секретарят-референтът трябва да извърши "филтриране" на входящите документи, изпратени до ръководителя. Най-важният и спешен от получените документи трябва да бъде представен на ръководителя за разглеждане. Такива документи съставляват приблизително 20% от цялата документация. Тези документи се поставят в специална папка за последващ доклад до ръководителя. Други документи, които не изискват решение на ниво ръководител, могат да бъдат прехвърлени на заместник-ръководителя на предприятието, на структурни подразделения или незабавно на изпълнителите. Предоставянето на документи за разглеждане трябва да се извърши в деня на получаването им. Първо се изпращат телеграми и други спешни документи.

Регистрация

Регистрацията на документ е присвояването на индекс (номер) към него и поставянето му върху документа, последвано от записване на кратки данни за него в дневник (на карта) или на компютър. Регистрацията е необходима, за да се гарантира безопасността на документите, оперативното търсене, счетоводството и контрола.

В момента се използват три системи за регистрация:

Централизирано- при която регистрацията на всички документи на организацията се извършва на едно място, например в офиса, или от един служител, например помощник-секретар.

децентрализирана- в който се извършва регистрацията на документи в структурни подразделениясекретари на отдели.

смесени- в които една част от документите се регистрират централно, другата част - в структурни поделения.

Важен принцип на регистрация на документи е еднократно вписване. Всеки документ се регистрира само веднъж. При регистрация документите се разделят на няколко групи, всяка от които се регистрира отделно, например:

  • входящи документи
  • изходящи документи
  • вътрешни документи
  • търговски договори
  • документи с надпис "CT" ("Поверително")

При регистриране на всяка група документи трябва да се използват единни унифицирани методи за присвояване на номера (индекси). За вътрешни документи и търговски договори по правило се използва последователно номериране. На дневника се присвоява пореден номер, започващ с номер 1 (или номер 01) от 1 януари на всяка година до 31 декември.

Входящите и изходящите документи трябва да имат регистрационни номера, състоящи се от поредния номер на документа, символструктурна единица или официален, номерът на делото, по което ще бъде заведен документът или неговото копие. Например номер на документ 01-05/134 включва:

  • 01 - индекс на структурната единица
  • 05 - номер на делото по номенклатура
  • 134 - пореден номер на документа по регистрационния дневник

В практическата дейност на деловодството най-разпространени са две форми на регистрация на документи - дневник и карта. Започва да се въвежда и автоматизирана регистрационна форма. Най-често, особено в малки фирми, се използват дневници: дневник за регистриране на входящи документи, дневник за регистриране на изходящи документи, дневник за регистриране на вътрешни документи (дневник за регистриране на поръчки за основни дейности, дневник за регистриране на поръчки за персонал), и т.н.

Като пример, ето формата на дневника за регистрация на входящи документи:

При броя на счетоводните единици документи над хиляда е препоръчително да използвате формуляр за регистрация на карта. Формулярите на картичките се изработват типографски върху дебела хартия с формат А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Броят на копията на регистрационната карта на документ обикновено е 2-3 броя. Едната се поставя в термината, другата в информацията и справката, третата може да бъде предадена на изпълнителя заедно с документа.

По-долу е дадена примерна регистрационна карта:

Преглед на документи от ръководството

След регистрация документите се представят за разглеждане и решаване на ръководителя на организацията. Вземането на управленско решение по конкретен документ е една от основните функции на мениджъра. Резултатите от разглеждането на документи от ръководителите са отразени в резолюции (виж реквизит 17). В резолюцията ръководителят на организацията трябва да определи изпълнителя, да даде ясни инструкции за изпълнението на документа и да определи реалистични срокове за изпълнение. Информацията, взета от решението, се вписва допълнително от секретаря-референт в регистрационната книга или регистрационната карта. Решението е основание за вземане на документи за контрол.

Ако в резолюцията са посочени няколко изпълнители, документът се предава на всеки от тях на свой ред. За едновременна работа по документ от него се правят фотокопия според броя на изпълнителите. Оригиналът на документа се изпраща на отговорния изпълнител, първо посочен в решението.

Посока за изпълнение

Изпълнението на решението на ръководителя на организацията се извършва от отговорния изпълнител заедно с посочените в него служители. Напредъкът на работата по изпълнението на документа, ако е необходимо, се записва в регистрационния дневник или в регистрационната карта. Документът през цялото време до момента на изпълнение е в работната папка на изпълнителя.

Подготвеният проектодокумент, както и всички материали, въз основа на които е изготвен проектът, се предават на помощник-секретаря за проверка на правилността на изпълнение. Неправилно изпълнен документ се връща на изпълнителя. Правилно оформеният проект на документ се представя от секретаря-референт за подпис на ръководителя на организацията. Коригираните от ръководителя проекти на документи по правило се препечатват. Подписаните документи се регистрират и, ако са отговорни писма, се изпращат за изпращане (до офиса, експедицията, секретаря).

Контрол на изпълнението

Работата по контрола върху изпълнението на документи включва проверка на сроковете за изпълнение, регулиране на хода и анализ на резултатите от изпълнението на документи. Има следните видове контрол: текущ, превантивен и окончателен.

Текущ контрол е ежедневното изготвяне на информация, срокът за който изтича днес. Секретар-референтът ежедневно в началото на работния ден докладва на ръководителя за фактите на неизпълнение на установените срокове. Превантивният контрол се състои в своевременно предупреждение на служителя за необходимостта от решаване на поверения му въпрос за 2-3 дни. Окончателният контрол е аналитична работа по обобщаване на изпълнителската дисциплина в организацията. Формата на контрол е съставянето веднъж месечно (тримесечно) на списък с неизпълнени документи за отделни подразделения (за големи организации) или за организацията като цяло. Въз основа на анализа на забавянето на изпълнението на документи се установяват причините и се разработват подходящи предложения за отстраняване на недостатъците.

Подаване на документи по дела

Документът и всички свързани с него материали се изпращат на делото, когато работата по документа за отговор е напълно завършена. Подаването на документа по делото се извършва от служител на деловодството или секретар-референт.

Освен секретаря-референт, делата се формират и от служители на структурните подразделения на организацията. Методическото ръководство и контролът за правилността на формирането на делата в структурните поделения се осъществява от ръководителя на канцеларията, началника на архива или помощник-секретаря. Във файла се записват документи по един брой с един период на съхранение. Например заповедите за персонал се подават отделно от заповедите за отпуски и командировки на служители, както и заповедите за основни дейности и т. н. Документите в рамките на делото трябва да се поставят в хронологичен ред, т.е. по техните дати (подписване, получаване или изпълнение). Преди завеждането на делата в архива е разрешено да се съхраняват документи за текущата година в специални папки-регистри. Папките с папки не са подходящи тук, тъй като документите в тях са подредени в обратен хронологичен ред.