تجهيز المستندات المقدمة. الاستقبال والمعالجة الأولية للوثائق الواردة إلى المنظمة ما هو مدرج في معالجة الوثائق

معالجة الملف- إنشاء وتحرير وحفظ المستندات باستخدام ملف خاص البرمجيات. معالجة المستندات هي الغرض الرئيسي من معالجات النصوص. المواضيع تكنولوجيا المعلوماتبشكل عام EN ...

تجهيز المستندات للمحاسبة. انا موافقة. يتضمن التحقق من شرعيتها والامتثال للشكل ووجود التفاصيل الإلزامية فيها. ثم يتم تقييم الوثائق وتجميعها. ينتهي O.d. ... ... مسرد مصطلحات الأعمال

معالجة الملف- إعداد المستندات للقيد في السجلات المحاسبية ذات الصلة. يتم أولاً فحص المستندات التي يتلقاها قسم المحاسبة من وجهة نظر قانونية وملاءمة العمليات التجارية ، والامتثال لشكل المستندات والتواجد فيها ... ... قاموس محاسبة كبير

معالجة الملف- إعداد المستندات للقيد في السجلات المحاسبية ذات الصلة. يتم فحص المستندات التي يتلقاها قسم المحاسبة ، أولاً وقبل كل شيء ، من وجهة نظر قانونية وملاءمة العمليات التجارية ، والامتثال لشكل المستندات والتواجد فيها ... ... قاموس اقتصادي كبير

معالجة المستندات التي تعتمد على المعايير الدولية ، ولغة الترميز القياسية المعممة ، وخدمة الويب ODA. أنظر أيضا: معالجة المستندات القاموس المالي Finam ... مفردات مالية

معالجة المستندات الموزعة- - [L.G. Sumenko. القاموس الإنجليزي الروسي لتكنولوجيا المعلومات. م: GP TsNIIS ، 2003.] موضوعات تكنولوجيا المعلومات بشكل عام EN معالجة المستندات الموزعة ... دليل المترجم الفني

معالجة المستندات الإلكترونية- - موضوعات الاتصالات والمفاهيم الأساسية EN معالجة المستندات الإلكترونية ... دليل المترجم الفني

معالجة المستندات المرسلة بالبريد- وفقًا للفقرة 3.4 من نموذج التعليمات للأعمال الورقية في الهيئات الاتحادية قوة تنفيذيةتمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة والإعلام الاتحاد الروسيبتاريخ 08.11.2005 رقم 536 ، - إجراء يتضمن في ... ... العمل المكتبي والأرشفة من حيث المصطلحات والتعريفات

معالجة الكلمة- استخدام الكمبيوتر لإدخال النصوص والوثائق وتحريرها وتنسيقها وطباعتها. [GOST 15971 90] معالجة الكلمات عملية إنشاء وتحرير وتخزين المستندات النصية على جهاز كمبيوتر باستخدام ... ... دليل المترجم الفني

علاج او معاملة- 7. معالجة * التحليل الرياضي و (أو) المنطقي لنتائج القياس المصدر ... قاموس - كتاب مرجعي للمصطلحات المعيارية والتقنية

كتب

• ، س. ن. سميرنوف. يصف الكتاب الأساليب والأدوات الحديثة لإنشاء أنظمة لمعالجة وعرض المستندات باستخدام تقنيات الويب ونظام إدارة قواعد البيانات على المستوى الصناعي. اعتبر…
• معالجة المستندات الإلكترونية. XML ، JavaScript ، JDBC ، Smirnov SN يصف الكتاب الأساليب والأدوات الحديثة لإنشاء أنظمة لمعالجة وعرض المستندات باستخدام تقنيات الويب ونظام إدارة قواعد البيانات على المستوى الصناعي. اعتبر…

يتم استلام ومعالجة الوثائق (الواردة) الواردة من قبل مساعد السكرتير أو موظف الخدمة الكتابية. تمر المستندات المستلمة بالمراحل التالية (الشكل 2):
المعالجة الأولية
مراجعة أولية ، ترميز ؛
التسجيل؛
النظر في الوثائق من قبل الإدارة ؛
اتجاه التنفيذ
مراقبة التنفيذ
تنفيذ الوثائق
إيداع المستندات في القضايا.
المعالجة الأولية للوثائق الواردة هي التحقق من التسليم الصحيح للخطابات. يتم فتح جميع المظاريف ، باستثناء المراسلات الشخصية (المميزة بعلامة "شخصيًا"). ثم من الضروري التحقق من: العنوان الصحيح للمستند المرفق في الظرف ؛ عدد أوراق الوثيقة ؛ توافر التطبيقات. في حالة عدم وجود مرفقات أو أوراق من المستند ، يتم إبلاغ مرسل الرسالة ويتم وضع علامة على المستند نفسه وفي سجل المستندات الواردة في عمود "الملاحظات".
يتم إتلاف المغلفات ، كقاعدة عامة ، إلا في الحالات التي يمكن فيها فقط تحديد عنوان المرسل وتاريخ الإرسال وتاريخ الاستلام من المغلف ، أو عندما يتم وضع علامة على المغلف "سري" أو "عاجل".
يتم إجراء دراسة أولية للوثائق الواردة من أجل توزيع المستندات على المستندات المسجلة وغير المسجلة. في المستندات المسجلة ، يتم لصق "علامة الاستلام" المطلوبة ببسط تلقائي ، يحتوي على اسم الشركة المستلمة وتاريخ الاستلام ورقم المستند الوارد. لا يتم وضع علامة القبول على ملاحق الوثيقة وكذلك النشرات والكتالوجات والمواد الأخرى التي لا تخضع للتسجيل.
يجب أن يقوم سكرتير المرجع بإجراء "تصفية" للوثائق الواردة المرسلة إلى الرأس. يجب تقديم المستندات الأكثر أهمية وإلحاحًا إلى رئيس المؤسسة للنظر فيها ، والتي يتم تجميعها من قبل السكرتير في ملف خاص لتقديم التقارير اللاحقة إلى الرئيس. يمكن نقل المستندات الأخرى التي لا تتطلب قرارًا على مستوى الرئيس إلى نائب رئيس المؤسسة أو الأقسام الهيكلية أو على الفور إلى المسؤولين التنفيذيين. مع التنظيم الحديث للعمل ونمو مؤهلات العمال ، أصبح العدد
سيزداد عدد المستندات المنقولة مباشرة إلى الأقسام الفرعية الهيكلية أو المنفذين.
في المستندات المنقولة إلى الأقسام الهيكلية ، في الزاوية اليمنى العليا من الورقة الأولى ، يلصق أمين السر رمز التقسيم الهيكلي ، على سبيل المثال: "OR" - قسم الإعلانات أو 05 - رقم (تشفير) هذا التقسيم . عند نقل المستندات مباشرة إلى نواب الرؤساء أو فناني الأداء ، يشار إلى ألقابهم أو الأحرف الأولى من اسمهم. تم وضع دائرة حول هذا الإدخال لتمييزه عن العلامات الأخرى. يستخدم عدد من الشركات رمز كبار المسؤولين ، والذي يستخدم عند وضع علامات على المستندات وإرسالها ، على سبيل المثال ، 01 - مدير عام ، 02 - نائب. مدير ، إلخ.
إلى حد كبير ، يتم تسهيل عملية الدراسة الأولية للوثائق من خلال جهاز فرز سطح المكتب ، يتكون من صواني (أقسام) مع ملصقات لإدخال رموز (فهارس) للمديرين التنفيذيين في الشركة أو الأقسام الهيكلية أو فناني الأداء. يتم وضع المستندات الواردة ببساطة في الأقسام المناسبة. باستخدام كمية صغيرة من المستندات ، يمكن أيضًا استخدام مجلدات خاصة بها فواصل لهذه الأغراض.
عند النظر الأولي ، يتضح أيضًا ما إذا كانت المستندات المحالة إلى إدارة الشركة بحاجة إلى مواد إضافية (مراسلات سابقة ، عقود ، الوثائق المعياريةإلخ.). يتم اختيار هذه المستندات من قبل السكرتير المساعد وتحويلها مع المستند الوارد إلى رئيس الشركة. إذا كانت واجبات السكرتير المساعد تتضمن تقريرًا عن المستندات المستلمة ، فيجب عليه أولاً أن يتعرف على هذه المواد.
بدون اعتبار أولي ، يتم نقل المستندات إلى الوجهة ، مع الإشارة إلى الوحدة الهيكلية أو اسم موظف الشركة في العنوان.
يجب أن يتم نقل المستندات الواردة للنظر فيها من قبل إدارة الشركة بعد التسجيل.
بعد التسجيل تقدم المستندات إلى رئيس الشركة للنظر فيها واتخاذ قرار بشأنها. يعد اتخاذ قرار إداري بشأن مستند معين إحدى الوظائف الرئيسية للمدير ، وهو رابط مركزي وحاسم في تكنولوجيا الإدارة. يجب على رئيس الشركة ، بالنظر إلى المستند الوارد ، تحديد المقاول ، وإعطاء تعليمات واضحة ومحددة لتنفيذ المستند وتحديد مواعيد نهائية واقعية.
يجب إصدار هذه التعليمات في شكل قرار على الوثيقة نفسها. بالإضافة إلى ذلك ، يتم إدخال المعلومات المأخوذة من القرارات (المؤدي ، الموعد النهائي) بواسطة أمين المرجع في دفتر التسجيل. قد يكون القرار الأساس لأخذ الوثيقة تحت السيطرة. إذا تمت الإشارة إلى عدة منفذين في القرار ، فسيتم نقل المستند إلى الأول في القائمة ، والذي يعتبر المنفذ المسؤول.


عند النظر في المستندات ، يجب على المدير الالتزام بالتوصيات ، والتي يسمح التقيد بها بتسريع مرور المستندات ، وتجنب الفشل في معالجة المستندات ، وتهيئة الظروف لتنفيذها في الوقت المناسب وبجودة عالية ، وكذلك النظر في المستندات الموجودة على يوم استلامهم وفي نفس اليوم (في الحالات القصوى ، في اليوم التالي) للعودة إلى سكرتير المرجع.
تشير رغبة القادة الفرديين في الحصول على "أرشيف" خاص بهم ، يتكون من نسخ من المستندات المستلمة أو الموقعة ، إلى تدني مستوى التدريب الإداري للرئيس أو عدم الثقة في السكرتير المرجعي. يتم تخزين المستندات في هذه الحالة بطريقة غير مرتبة والبحث فيها صعب. لا ينبغي أن توجد مثل هذه "المحفوظات".
بقرار من الرئيس ، يتم نقل المستند إلى المنفذ المسؤول مقابل الاستلام في سجل المستندات الواردة مع تاريخ الاستلام من قبل المنفذ. يمكن أن يتم نقل المستندات بين منفذيها بدون إيصالات ، باستثناء المستندات التي تحمل علامة "سرية".
لضمان التنفيذ السريع للوثيقة من قبل العديد من المنفذين في نفس الوقت ، يقوم السكرتير المساعد بنسخ المستند الوارد ونقل النسخ إلى المنفذين. المستند في عمل المقاول حتى الحل النهائي للمشكلة. عند اكتمال العمل على المستند (تم إعداد مستند استجابة ، وتم تنفيذ إجراء محدد ، ومهمة) ، يتم وضع علامة على المستند حول تنفيذه والاتجاه إلى الحالة. بعد ذلك ، يتم حفظ المستند المستلم ونسخة من الإجابة عليه في الملفات ذات الصلة.
في الشركة ، بالنسبة لعدد من المستندات ، يمكن اعتماد أمر يتم بموجبه النظر في المستندات من قبل الرئيس بعد الانتهاء من تنفيذها ، بالتزامن مع مسودات المستندات الداخلية أو المرسلة المعدة للتوقيع. سيؤدي هذا إلى توفير وقت المدير نظرًا لعدم التعرّف على المستند مرتين ، ولكن بشكل فردي. ولكن لإدخال مثل هذا الإجراء ، من الضروري التمييز بوضوح بين أنواع الوثائق الرسمية التي يمكن معالجتها بهذه الطريقة وأيها لا ، وتنفيذ مرحلة اختبار هذا الإجراء في الممارسة العملية.

في الحالة العامة ، فإن معالجة محتوى الوثيقة بالمعنى الواسع هي تنفيذ أي إجراءات من شأنها تحسين حياة السكان أو كفاءة أداء الخدمات البلدية. ومع ذلك ، في جهاز إدارة المنظمات البلدية ، تُفهم معالجة المستندات بمعنى أضيق - مثل تطوير قرارات إدارية معينة ، والتي تتم صياغتها مرة أخرى في شكل مستندات.

يرتبط المفهوم غير الرسمي لتنفيذ المستند ارتباطًا وثيقًا بمفهوم المعالجة. يعتمد ترتيب التنفيذ بشدة على نوع المستند ، وعلى أي قسم من العمل ينتمي إليه ، وما إلى ذلك.

في الوقت نفسه ، سوف نضع في اعتبارنا أن المعالجة الآلية للمستندات لا توفر أبدًا عملاً بلا أوراق بنسبة 100٪ ، ولكنها تتعايش دائمًا مع معالجة النسخ الورقية من المستند. يتم ربط تقنية الأتمتة بالمعالجة اليدوية في مراحل إدخال المستند في الكمبيوتر والطباعة. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا عند تخزين البيانات حول مستند على جهاز كمبيوتر ، من الضروري التحقق منها من خلال الملاحظات التي تم إدخالها يدويًا على الورق (القرارات والتأشيرات والتوقيعات). لذلك ، سنتابع معالجة المستندات خطوة بخطوة ، سواء في بيئة الكمبيوتر أو على الورق.

فيما يلي إجراء تقريبي لتنفيذ وثيقة واردة من المراسلات الرسمية.

1. تحديد مستلم الوثيقة داخل التنظيم البلدي. قد يكون المتلقي مسؤولاً لديه الحق في التوقيع على المراسلات مع المنظمات الخارجية أو الوحدة الهيكلية. يتم تنفيذ المرحلة في بعثة المنظمة.

2. تسجيل الخطابات. يتم تخصيص رقم حساب وتاريخ وارد للخطاب. يتم تنفيذ المرحلة في المكتب (أو قسمه في المنظمات الكبيرة) الذي يخدم المسؤول الذي يتم إرسال المراسلات من البعثة إليه.

3. قرار تراكب. صانع القرار ، بعد قراءة الوثيقة ، يفرض قرارًا عليها ، ويضعها (أو لا) تحت السيطرة ، ويشير إلى التاريخ ويوقع عليه. يحدد هذا الوحدة أو الشخص الذي سينفذ المستند.

4. تحديد المؤدي ، في حالة أن الحرف هو السيطرة. رئيس الدائرة ، التي سيتعين عليها ، وفقًا لشروط واجباته ، التعامل مع المستند ، ويحدد المنفذ (المنفذون) المحدد ، مع الإشارة ، إذا لزم الأمر ، إلى تفاصيل الأمر ، والموعد النهائي لإصداره ، و الموعد النهائي المتوقع للتنفيذ. اعتمادًا على هيكل المنظمة ، يمكن أن تكون هذه العملية متعددة - يتم إرجاع المستند إلى المكتب ، حيث تتم إعادة تمييز العملية ووضعها تحت السيطرة.

5. نهاية الأداء. استنادًا إلى التقرير الشخصي لفنان الأداء أو أي مستند ، يتم تسجيل تاريخ الأداء ونتيجته. على سبيل المثال: تم رفض الاقتراح على أساس كذا وكذا فقرة من قانون كذا وكذا. قد ينتهي التنفيذ بقرار بشأن الحاجة إلى نقل المستند إلى منظمة أخرى (وفقًا لملف تعريف المستند أو لفحصه ، وما إلى ذلك).

6. النظر في الوثيقة في منظمة أخرى. تبدأ هذه المرحلة ، كقاعدة عامة ، بإرسال مستند برسالة تغطية إلى منظمة أخرى ، وتنتهي بتلقي رد من هناك (مراسلات).

7. تحكم إضافي. إذا لم يكتمل تنفيذ المستند ، بعد النظر في منظمة أخرى أو لسبب آخر ، وانتهت فترة المراقبة ، يتم وضع المستند تحت سيطرة إضافية ، مع إعادة ملء التفاصيل ذات الصلة.

تتيح لنا تجربة تشغيل أنظمة الكمبيوتر الخاصة بمعالجة المستندات المؤتمتة تصنيف العمليات التي تنفذ تقنية معالجة المستندات "الورقية" الموصوفة:

إدخال المعلومات ، أي ملء "البطاقة الإلكترونية" (جواز السفر) للمستند ووضع روابط لملفات المعلومات الواقعية ؛

تخزين المعلومات المدخلة في قاعدة البيانات ؛

التعديل الدوري للمعلومات المدخلة ؛

البحث عن الوثائق في قاعدة البيانات ؛

تكوين الشهادات والملخصات والتقارير وإصدارها على الشاشة وطباعتها.

التحكم في تنفيذ المستندات (طباعة تذكيرات لفناني الأداء ، وأجهزة التحكم لـ عدد معينأيام قبل تاريخ الاستحقاق).

سيكون تنفيذ مستند صادر (مبادرة ، استجابة) ، أو ضمنه مستند تنفيذي ، بروتوكول في بيئة معالجة المستندات الآلية على النحو التالي:

1. إعداد واعتماد الوثيقة الأصلية.يتم إعداد الوثيقة مباشرة على كمبيوتر المقاول والاتفاق مع المدير. قد يتكون من ملفات نصية أو ملفات جداول بيانات أو صور نقطية أو ملفات قاعدة بيانات أو مزيج من أي مما سبق.

العملية - إعداد المعلومات الواقعية.

والنتيجة هي ملف أو مجموعة ملفات بأي تنسيق.

يتم استلام المستندات الواردة إلى المنظمة مركزيًا بواسطة البعثة أو موظفي خدمة إدارة المستندات (DOE). تم استلام رسائل الفاكس والرسائل عبر البريد الإلكتروني، يمكن قبولها بطريقة لامركزية: سواء من خلال خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، أو بواسطة السكرتير ، السكرتير المرجعي المسؤول عن العمل المكتبي للوحدة الهيكلية. في الوقت نفسه ، يجب أن تخضع جميع المراسلات التي تتلقاها المنظمة ، بما في ذلك الرسائل المسجلة والسرية ، لمعالجة إعادة التوجيه.

عند استلام المستندات ، أولاً وقبل كل شيء ، يتم التحقق من صحة تسليمها وسلامة العبوة:

• يتم إرجاع المراسلات المستلمة عن طريق الخطأ إلى مكتب البريد أو إرسالها إلى المرسل إليه ؛
• يتم فحص المراسلات الواردة في العبوة التالفة بعناية خاصة للتأكد من اكتمال المواد المرسلة ووجود تلف ميكانيكي.

عند استلام فاكس ، يتم التحقق من عدد الصفحات المستلمة وإمكانية قراءتها. يتم إبلاغ المرسل باستلام الرسالة غير الكامل أو الجودة الرديئة للصفحات الفردية.

أثناء الرحلة ، يتم فتح جميع المراسلات ، باستثناء تلك التي تحمل علامة "شخصيًا".

بعد فتح المظاريف ، يتم التحقق من صحة المرفق وسلامته ، أي. وجود كافة صفحات المستند وجميع التطبيقات. إذا لزم الأمر ، يجب إرفاق قائمة بالعيوب المحددة بالوثائق المستلمة. في الحالات الخطيرة بشكل خاص للتلف أو استلام مجموعات غير كاملة من المستندات ، يقوم الموظف الذي يتلقى المراسلات بوضع قانون مرفق بالمستندات ، ويقدمها معهم للموافقة عليها واتخاذ قرار بشأنه. هذه الحقيقة.

عند فتح العبوة يتم إتلافها ، مع استثناءات في الحالات التالية:

• في المستندات المستلمة ، لا يوجد عنوان إرجاع واسم المرسل ، لكنهما موجودان على العبوة ؛
• لم يتم لصق التاريخ في المستندات ويجب تحديده بختم البريد ؛
• استلام المراسلات الإضافية المدفوعة ؛
• أن يكون المستند المستلم ذا طبيعة شخصية وختم "شخصيًا" غير موجود على الظرف. واحد

يتم أيضًا حفظ المظاريف من المستندات المستلمة مع الموعد النهائي المتأخر بالفعل. في هذه الحالة ، يمكن استخدام الختم الموجود على الظرف كدليل على يوم استلام المستند. 2

يجب وضع علامة على جميع المستندات الواردة استلام الوثيقةللمنظمة الدعائم 29) ، والذي يتكون من تاريخ الاستلام والرقم التسلسلي المحاسبي. الخطأ المعتاد الذي يحدث عند معالجة المراسلات الواردة هو تسجيل المستندات التي تخضع لمزيد من التسجيل فقط. تظل بقية المستندات (رسائل الإعلان والمعلومات ، والدعوات ، وغيرها الكثير) في عداد المفقودين ، على الرغم من أنه عند استلامها ، تم قضاء الوقت في فتح الظرف ، والتعرف على المحتويات ، وتحديد الموظفين الذين قد يحتاجون إلى المعلومات المستلمة ، ونقل المستند إلى هذا الموظف. في هذه الحالة ، يُشار إلى أن تدفق المستندات الواردة انخفض بشكل كبير ، ولا يمكن حساب وقت معالجة المراسلات غير المحسوبة. ومن ثم ، غالبًا ما ينشأ سوء التفاهم بين الموظفين الذين يتلقون المراسلات الواردة ويعالجونها ، وبين الإدارة التي لا تستطيع رؤية العمل المنجز بالكامل. 3

يمكن لصق علامة الإيصال في الزاوية اليمنى السفلية من الصفحة الأولى من المستند على شكل ختم ، باليد أو بختم كهربائي. 4

عند وضع علامة على استلام مستند من قبل منظمة ، يجب مراعاة النقاط التالية:

• إذا لم يتم فتح المراسلات ، يتم وضع علامة على الأظرف وعبوة العبوة ؛
• إذا تم إرفاق مستند (مستندات) بالحرف ، فمن المستحسن تكرار العلامة على الورقة الأولى من الطلب ؛
• إذا كان المستند خاضعًا للتخزين المركزي في خدمة DOW ، فسيتم وضع علامة إضافية (ربما مع ختم) على الورقة الأولى من المستند في الزاوية اليمنى العلوية أو اليسرى السفلية من المستند: "يُعاد لخدمة داو "؛
• إذا كان على الظرف كتابات "عاجل" و "تسليم فورًا" وغيرها ، فيُلاحظ الوقت بالضبطاستقبالهم
• إذا تم تكرار المستند ، فعند استلامه ، يتم تحديد مكان المستند المرسل مسبقًا بشأن هذه المشكلة بواسطة نظام استرداد المعلومات ويتم وضع علامة مقابلة على المستند المستلم.

عندما يتم استلام المستندات خارج ساعات العمل ، يتم قبولها من قبل الضابط المناوب. يجب أن تتم المعالجة الأولية للوثائق في يوم استلامها من قبل خدمة PEI أو في أول يوم عمل عندما يتم استلام المستندات بعد ساعات العمل. 5

من المستحسن أن تضع المنظمة إجراءً واحدًا ، والذي بموجبه تخضع جميع الوثائق ، بما في ذلك تلك التي يتلقاها الموظفون في رحلات عمل في مؤسسات أخرى ومن الزوار ، لمعالجة إعادة التوجيه.

(http://www.edou.ru/enc/razdel31/index.php؟COURSE_ID=5&LESSON_ID=108)

تشكل المستندات التي تتلقاها المنظمة تدفقًا من المراسلات الواردة ، والتي ، بعد اجتياز المراحل اللازمة من المعالجة ، والانتهاء من "التدفقات" في شكل تعليمات محددة ، ينتهي في النهاية بموظفين معينين للمراجعة والتنفيذ.

في الأقسام الفرعية ، تتشكل تدفقات المستندات أيضًا من المستندات التي أعدها الموظفون ، والتي ، نتيجة لذلك ، تندمج في تدفق واحد للمراسلات المرسلة.

بالإضافة إلى ذلك ، تقوم المنظمات ، كقاعدة عامة ، بتعميم المستندات التي تم إنشاؤها فيها والتي لا تهدف إلى تجاوز حدودها - تدفقات الوثائق الداخلية. يبدأ مسارهم مع بعض الموظفين - المؤلفين وينتهي مع الموظفين الآخرين - المؤدين. لذا فإن بداية المسار هي إرسال المستندات ، والاستمرار هو استلام المستندات.

سمة أخرى لسير العمل هي التكوين المحدد للمستندات ، على سبيل المثال:

1. الوثائق الإدارية للهيئات والمؤسسات العليا ؛

2. أعمال وشهادات التفتيش غير الإداري ؛

3. التقارير الإحصائية.

4. رسائل الاستفسار عن أنشطة المنظمة.

5. خطابات الاستجابة لطلبات المبادرة من موظفيها.

6. المواد (الدعوات ، ملخصات الخطب ، القرارات ، البروتوكولات ، إلخ) حول المشاركة في أنشطة الهيئات الجماعية والفعاليات العلمية والعامة ، إلخ.

لكل نوع من المستندات مسار حركته الخاص به ، والذي يمكن تتبعه ووصفه وتخصيصه له.

يعتبر تأليف الوثائق من الأهمية بمكان في تنظيم تداول الوثائق.

مقترحات وبيانات وشكاوى المواطنين والتقارير والمذكرات التفسيرية وعقود العمل والوثائق الواردة من الجهات وغيرها لها تقنيات معالجة مختلفة.

لا تقتصر إحدى الخصائص الرئيسية لسير العمل على حجم تدفقات المستندات فحسب ، بل أيضًا على تواترها. مع الأخذ في الاعتبار هذه العوامل ، يتم تنظيم جميع أعمال خدمات إدارة التوثيق ، والتكوين الكمي للموظفين ، وطريقة عمل المديرين المشاركين مباشرة في تنظيم مرور الوثائق في المؤسسة ، والمعدات مع المعدات التنظيمية اللازمة تحدد.

تختلف طرق ومراحل معالجة الوثائق اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على طريقة إعادة التوجيه ، وضرورة التنفيذ ، ودرجة تقييد الوصول إلى تكوين المعلومات والمعلمات الأخرى التي لها تأثير كبير على تقنية معالجة الوثائق وتمريرها.

تقنيات معالجة المستندات الواردة

كما تعلم ، في الوقت الحاضر ، يتم استخدام عدة طرق لنقل المستندات من مرسل إلى آخر بالتوازي. يتم إرسال المستندات ، كما في الماضي ، مع سعاة رسميين أو اتصالات ميدانية ، يتم إرسالها عن طريق رسل غير رسميين "مع فرصة" ، يتم إرسالها بالبريد أو التلغراف. تستخدم لنقل المعلومات الوثائقية و الطرق الحديثة: هاتف وفاكس وكمبيوتر.

ترتيب استلام المستندات

إذا تم استلام الغالبية العظمى من المستندات ومعالجتها مركزيًا في وحدة خاصة - الرحلات الاستكشافية قبل بضع سنوات ، وكانت عملية معالجة المستندات المستلمة والمرسلة تسمى معالجة إعادة التوجيه ، والآن يتم إرسال كمية متزايدة من المعلومات مباشرة إلى الوحدات الهيكلية ، إلى موظفين محددين ، إلى أجهزة الكمبيوتر الشخصية ، وتجاوز الرحلة الاستكشافية. رادع للانتقال الجماهيري إلى المزيد طرق سريعةالمراسلات في هذه الحالة ليست صعوبات فنية ، بل هي مشاكل أثر قانونيمراسلة.

لذلك ، ليس فقط التسليم السريع للمستندات إلى المستخدمين النهائيين (فناني الأداء) ، ولكن أيضًا تنظيم واضح ، فإن تحديد حقيقة استلام وإرسال المستندات أمر بالغ الأهمية لمؤسسة إدارة المستندات بأكملها.

في سير العمل ، أو ترتيب نقل المستندات في المؤسسة ، هناك عدة مراحل:

1. إعادة توجيه معالجة المستندات التي تتلقاها المنظمة ، وتحديد حقيقة استلامها ؛

2. دراسة أولية للوثائق من قبل مصلحة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ؛

3. تنظيم حركة الوثائق داخل المنظمة ، بما في ذلك إحضار الوثائق إلى المنفذين وإعطاء القوة القانونية لصياغة الوثائق.

4. تجهيز المستندات المنفذة والمرسلة.

من المستحسن إنشاء إجراء واحد ، والذي بموجبه تخضع جميع المستندات ، بما في ذلك تلك التي يتلقاها الموظفون وليس بالبريد ، بالضرورة لمعالجة إعادة التوجيه ، أي بغض النظر عن المرسل إليه ، يجب نقل المراسلات إلى المسؤولين لإدراجها في قواعد بيانات التسجيل من أجل تسجيل حقيقة (ووقت) استلام المستندات.

رسم تخطيطي للعمل مع المستندات الواردة.

المعالجة الأولية للإيصالات

تعتبر معالجة إعادة توجيه المراسلات الواردة أمرًا تقليديًا تمامًا ولا تسبب صعوبات في حالة مراعاة قواعد معينة. لذلك ، يجب أن يتم استلام المراسلات التي يتم تسليمها عن طريق سعاة ، بما في ذلك الموظفين الذين عملوا كساعي ، والتي يتم استلامها عن طريق البريد أو الفاكس أو التلغراف أو غير ذلك ، من قبل مسؤول (أشخاص) معينين بشكل خاص: سكرتير الشركة ، موظف في خدمة DOW (مكتب ، إدارة عامة ، إلخ) ، أمناء الأقسام الهيكلية. في الشركات الصغيرة ، يجب أن يكون هناك مسؤول واحد من هذا القبيل.

إذا لزم الأمر ، يقوم الموظف الذي يتلقى المعلومات بالتوقيع على دفتر التسليم أو دفتر اليومية أو الإيصال لاستلام المستندات ويلاحظ تاريخ استلامها.

إذا كان الظرف يحتوي على النقوش "عاجل" ، "تسليم فورًا" ، وما إلى ذلك ، فيتم تدوين وقت الاستلام بالضبط ، كما هو الحال في المستندات التي يتم استلامها عبر التحويل الإلكتروني ، على سبيل المثال:

15.05.2003 10.35.

عينة من الرسوم البيانية لمجلة (كتاب متجول) لساعي.

إذا كان هناك موظفون في الخدمة في المنظمة ، فيجب أن يكون تلقي المستندات من السعاة خارج ساعات العمل جزءًا من واجباتهم ، ولكن يمكن تنفيذ معالجة إعادة توجيه كاملة للوثائق الواردة فور استلامها أو في يوم العمل الأول ، بناءً على حول طبيعة أنشطة المنظمة والمراسل وعوامل أخرى.

قبل فتح المراسلات ، يجب التحقق من صحة تسليمها وسلامة العبوة. يجب إرسال المراسلات التي تم تسليمها عن طريق الخطأ من قبل عمال البعثة إلى المرسل إليه دون تأخير.

في حالة تلف العبوة ، يتم فحص اكتمال المواد المرسلة والأضرار الميكانيكية بعناية خاصة. عند استلام هذه المراسلات ، يتم تسجيل العيوب التي تم تحديدها ، وفي الحالات الخطيرة يتم إعداد شهادة (مذكرة ، قانون) ، مرفقة بالوثائق المستلمة للإدارة لاتخاذ قرار بشأن هذه الحقيقة ، على سبيل المثال:

نائب المدير التنفيذي

تحتوي حزمة المراسلات الواردة من CJSC Zemfira على آثار واضحة للفتح. لم يتم تحديد العدد الإجمالي لأوراق المرفقات ،

رئيس مكتب N.P. سيلوف

لكن لا ينبغي أن يتسبب الحادث في إنهاء أو تباطؤ معالجة المستندات الواردة.

لم يتم فتح جميع المراسلات

لا تفتح البعثة المراسلات التي تحمل علامة "شخصيًا" والمستندات الموجودة على الوسائط الآلية والموجهة أيضًا إلى المنظمات العامة (النقابات العمالية والطلاب وما إلى ذلك).

عند فتح المراسلات ، يتم إتلاف العبوة (المغلفات) ، ويتم إجراء استثناءات فقط في الحالات التالية:

1. في المستندات المستلمة لا يوجد عنوان إرجاع واسم المرسل ، لكنهما موجودان على العبوة ؛

2. لم يتم لصق التاريخ في المستند ويجب تحديده بختم بريدي ؛

3. إذا كان المستند المستلم ذا طبيعة شخصية ، ولم تكن العبوة (الظرف) مصنفة "شخصيًا" ؛

4. إذا رغبت في ذلك ، استلم من المراسل دفعة إضافية إلى مكتب البريد.

علامات على البريد الوارد

على المستندات الواردة ، يتم لصق علامة (بختم أو باليد) ، بما في ذلك الرقم التسلسلي للإيصال ، وتاريخ الاستلام ، وإذا لزم الأمر ، عدد الأوراق وتوقيع الموظف. توضع أختام التسجيل عادةً على الصفحة الأولى من المستند ، في الزاوية اليمنى من الهامش السفلي.

في بعض الأحيان ، من أجل تحسين انضباط الأداء ، بالإضافة إلى متطلبات GOST ، يُلزم قادة المنظمة الموظفين بوضع توقيعهم عند معالجة البريد. يتم وضعها بدون فك التشفير.

يتم ترقيم الرسائل والبرقيات والفاكسات في غضون عام بالترتيب الإجمالي العام أو بشكل منفصل حسب نوع المراسلات. في كثير من الأحيان ، مع وجود عدد كبير من البرقيات ، يتم ترقيمها لمدة شهر واحد فقط ، بدءًا من الشهر التالي.

إذا لم يتم فتح المراسلات ، فيمكن وضع ختم التسجيل على المغلفات والحزم. عند استلام المستندات بخطاب تغطية ، يُنصح بإعادة ترتيب (تكرار) أختام التسجيل على الخطاب والورقة الأولى من الطلب ، نظرًا لأن الموظفين لا يعملون مع خطابات الغلاف ، ولكن مع مرفقات بها.

بالنسبة للمستندات الخاضعة للتخزين المركزي في خدمة DOW ، يمكن وضع علامة إضافية (مضافة بختم) على هوامش الورقة الأولى: "موضوع للإرجاع".

إذا تم إرسال المستند مرة أخرى ، فيجب تحديد موقع المستند الذي تم إرساله مسبقًا باستخدام قاعدة بيانات استرداد المعلومات وتدوينه في النسخة المستلمة ، على سبيل المثال:

المستند الأساسي بتاريخ 09/10/98 في قسم المبيعات في Kulin

من الملائم أيضًا استخدام الزاوية العلوية اليمنى أو اليسرى السفلية من الورقة الأولى من المستند لهذا الغرض.

يجب أن تتم معالجة إعادة توجيه المستندات الواردة في يوم استلامها أو في أول يوم عمل عند استلام المراسلات بعد استكمالها ، وكذلك في أيام العطلات.

(http://docrev.ru/organizaciya-dokumentooborota/3/)

المعالجة الأولية للوثائق

المعالجة الأولية للوثائق هي التحقق من صحة تسليم الخطابات. يتم فتح جميع المظاريف ، باستثناء المراسلات الشخصية (المشار إليها بـ "شخصيًا"). ثم من الضروري التحقق من العنوان الصحيح للمستند المرفق في الظرف ، وعدد أوراق المستند ، ووجود المرفقات بها. في حالة عدم وجود مرفقات أو أوراق من المستند ، يتم إبلاغ مرسل الرسالة ويتم وضع علامة على المستند نفسه وفي سجل المستندات الواردة في عمود "الملاحظات". يتم إتلاف المغلفات ، كقاعدة عامة ، إلا في الحالات التي يمكن فيها فقط تحديد عنوان المرسل وتاريخ الإرسال وتاريخ الاستلام من الظرف ، أو عندما يتم وضع علامة "سري" على الظرف "عاجل".

يتم استلام المراسلات الواردة في المنظمة بشكل مركزي بواسطة البعثة ، أو موظف مكتب مخصص أو سكرتير مرجعي في حالة عدم وجود البعثة. يتم فرز المستندات إلى مسجلة وغير مسجلة. في المستندات المسجلة ، يتم لصق "علامة الاستلام" المطلوبة ببسط آلي ، يحتوي على اسم الشركة المستلمة وتاريخ الاستلام ورقم المستند الوارد. لا يتم وضع علامة القبول على مرفقات الوثيقة وكذلك على النشرات والكتالوجات والمواد الأخرى.

في الوقت الحالي ، يمكن استلام المستندات ليس فقط عن طريق البريد ، ولكن يمكن أيضًا استلامها عن طريق الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكتروني أو تسليمها عن طريق البريد أو الزائر. تلتزم الخدمة الكتابية بضمان المحاسبة والرقابة على حركة هذه المستندات.

مراجعة أولية للوثائق

يجب أن يقوم سكرتير المرجع بإجراء "تصفية" للوثائق الواردة المرسلة إلى الرأس. يجب تقديم المستندات الأكثر أهمية وإلحاحًا إلى الرئيس للنظر فيها. تشكل هذه الوثائق حوالي 20٪ من مجموع الوثائق. يتم وضع هذه المستندات في مجلد خاص للتقرير اللاحق إلى الرأس. يمكن نقل المستندات الأخرى التي لا تتطلب قرارًا على مستوى الرئيس إلى نائب رئيس المؤسسة أو الأقسام الهيكلية أو على الفور إلى المسؤولين التنفيذيين. يجب أن يتم تقديم المستندات للنظر في يوم استلامها. يتم إرسال البرقيات والمستندات العاجلة الأخرى أولاً.

تسجيل

تسجيل المستند هو تخصيص فهرس (رقم) له ووضعه على المستند ، متبوعًا بكتابة بيانات موجزة عنه في دفتر يوميات (على بطاقة) أو على جهاز كمبيوتر. التسجيل ضروري لضمان سلامة الوثائق والبحث التشغيلي والمحاسبة والرقابة.

يوجد حاليًا ثلاثة أنظمة تسجيل قيد الاستخدام:

مركزية- حيث يتم تسجيل جميع مستندات المنظمة في مكان واحد ، على سبيل المثال ، في المكتب ، أو من قبل موظف واحد ، على سبيل المثال ، سكرتير مساعد.

لامركزية- التي يتم فيها تسجيل المستندات الانقسامات الهيكليةأمناء الإدارات.

مختلط- حيث يتم تسجيل جزء واحد من المستندات مركزيًا ، والجزء الآخر - في الأقسام الهيكلية.

يعد الإدخال مرة واحدة أحد المبادئ المهمة لتسجيل المستندات. يتم تسجيل كل وثيقة مرة واحدة فقط. عند التسجيل ، يتم تقسيم المستندات إلى عدة مجموعات ، يتم تسجيل كل منها على حدة ، على سبيل المثال:

• المستندات الواردة
• المستندات الصادرة
• المستندات الداخلية
• العقود التجارية
• المستندات المميزة بعلامة "CT" ("سرية")

عند تسجيل كل مجموعة من الوثائق ، يجب استخدام طرق موحدة لتعيين الأرقام (الفهارس). بالنسبة للمستندات الداخلية والعقود التجارية ، كقاعدة عامة ، يتم استخدام الترقيم المتسلسل. يتم تعيين رقم ترقيم تسلسلي للمجلة ، بدءًا من الرقم 1 (أو رقم 01) بدءًا من 1 يناير من كل عام وحتى 31 ديسمبر.

يجب أن تحتوي المستندات الواردة والصادرة على أرقام تسجيل تتكون من الرقم التسلسلي للمستند ، رمزالوحدة الهيكلية أو الرسمية، رقم الحالة التي سيتم فيها إيداع المستند أو نسخته. على سبيل المثال ، الوثيقة رقم 01-05 / 134 تتضمن:

• 01 - فهرس الوحدة الإنشائية
• 05- رقم القضية حسب التسمية
• 134 - الرقم التسلسلي للوثيقة حسب سجل التسجيل

في الأنشطة العملية للخدمات الكتابية ، الأكثر انتشارًا هما شكلا تسجيل الوثائق - المجلة والبطاقة. كما بدأ تقديم استمارة التسجيل الآلي. في أغلب الأحيان ، وخاصة في الشركات الصغيرة ، يتم استخدام المجلات: مجلة لتسجيل المستندات الواردة ، ومجلة لتسجيل المستندات الصادرة ، ومجلات لتسجيل المستندات الداخلية (مجلة لتسجيل الطلبات للأنشطة الأساسية ، ومجلة لتسجيل أوامر الموظفين) ، إلخ.

كمثال ، هنا شكل سجل تسجيل المستندات الواردة:

نظرًا لأن عدد الوحدات المحاسبية للوثائق يزيد عن ألف ، فمن المستحسن استخدام نموذج تسجيل البطاقة. تصنع أشكال البطاقات بطريقة مطبعية على ورق سميك بمقاس A5 (148 × 210 مم) أو A6 (105 × 148 مم). عادة ما يكون عدد نسخ بطاقة التسجيل لكل وثيقة 2-3 قطع. يتم وضع أحدهما في خزانة الملفات ، والآخر في المعلومات والمرجع ، ويمكن نقل الثالث إلى المقاول مع المستند.

فيما يلي نموذج لبطاقة التسجيل:

مراجعة الوثائق من قبل الإدارة

بعد التسجيل ، يتم تقديم المستندات إلى رئيس المنظمة للنظر فيها واتخاذ قرار بشأنها. يعد اتخاذ قرار إداري بشأن مستند معين إحدى الوظائف الرئيسية للمدير. تنعكس نتائج النظر في الوثائق من قبل المديرين في القرارات (انظر الدعائم 17). في القرار ، يجب على رئيس المنظمة تحديد المقاول ، وإعطاء تعليمات واضحة بشأن تنفيذ المستند وتحديد مواعيد نهائية واقعية للتنفيذ. بالإضافة إلى ذلك ، يتم إدخال المعلومات المأخوذة من القرار من قبل السكرتير المرجعي في دفتر التسجيل أو بطاقة التسجيل. القرار هو الأساس لأخذ الوثائق للمراقبة.

إذا تمت الإشارة إلى عدة منفذين في القرار ، فسيتم إرسال المستند إلى كل منهم بدوره. للعمل المتزامن على مستند ، يتم عمل نسخ منه وفقًا لعدد فناني الأداء. يتم إرسال أصل المستند إلى المنفذ المسؤول المحدد في القرار أولاً.

اتجاه التنفيذ

يتم تنفيذ قرار رئيس المنظمة من قبل المنفذ المسؤول مع الموظفين المحددين فيه. يتم تسجيل تقدم العمل في تنفيذ المستند ، إذا لزم الأمر ، في سجل التسجيل أو في بطاقة التسجيل. المستند طوال الوقت حتى لحظة التنفيذ موجود في مجلد عمل المؤدي.

يتم تحويل مسودة الوثيقة المعدة ، وكذلك جميع المواد التي تم على أساسها إعداد المسودة ، إلى السكرتير المساعد للتحقق من صحة التنفيذ. يتم إرجاع المستند الذي تم تنفيذه بشكل غير صحيح إلى المقاول. يتم تقديم مسودة الوثيقة المنفذة بشكل صحيح من قبل السكرتير المرجعي للتوقيع عليها إلى رئيس المنظمة. وكقاعدة عامة ، يعاد طبع مسودات الوثائق المصححة من قبل الرئيس. يتم تسجيل المستندات الموقعة ، وإذا كانت رسائل رد ، يتم إرسالها للإرسال (إلى المكتب أو البعثة أو السكرتير).

مراقبة التنفيذ

يشمل العمل على التحكم في تنفيذ المستندات التحقق من المواعيد النهائية للتنفيذ وتنظيم الدورة وتحليل نتائج تنفيذ المستندات. هناك أنواع التحكم التالية: الحالية والوقائية والنهائية.

التحكم الحالي هو الإعداد اليومي للمعلومات ، والموعد النهائي الذي ينتهي اليوم. يقوم السكرتير المرجعي يوميًا في بداية يوم العمل بإبلاغ الرئيس بحقائق عدم الوفاء بالمواعيد النهائية المحددة. تتمثل الرقابة الوقائية في تحذير الموظف في الوقت المناسب من الحاجة إلى حل المشكلة الموكلة إليه في غضون 2-3 أيام. التحكم النهائي هو عمل تحليلي حول تعميم نظام الأداء في المنظمة. شكل السيطرة هو تجميع مرة واحدة في الشهر (ربع) قائمة الوثائق المعلقة للأقسام الفردية (للمؤسسات الكبيرة) أو للمنظمة ككل. بناءً على تحليل التأخير في تنفيذ المستندات ، تم تحديد الأسباب ووضع المقترحات المناسبة لتصحيح أوجه القصور.

إيداع المستندات في القضايا

يتم إرسال المستند وجميع المواد المتعلقة به إلى الحالة عند اكتمال العمل على مستند الاستجابة بالكامل. يتم حفظ المستند في القضية من قبل موظف المكتب أو سكرتير المرجع.

بالإضافة إلى السكرتير المرجعي ، يتم تشكيل القضايا أيضًا من قبل موظفي الأقسام الهيكلية للمنظمة. يتم تنفيذ التوجيه المنهجي والرقابة على صحة تشكيل القضايا في التقسيمات الهيكلية من قبل رئيس المكتب أو رئيس الأرشيف أو السكرتير المساعد. يتم حفظ المستندات المتعلقة بإصدار واحد خلال فترة تخزين واحدة في الملف. على سبيل المثال ، يتم تقديم طلبات الموظفين بشكل منفصل عن طلبات الإجازات ورحلات العمل للموظفين ، وكذلك طلبات الأنشطة الأساسية ، وما إلى ذلك. يجب وضع المستندات داخل الحالة بترتيب زمني ، أي حسب تواريخها (التوقيع أو الاستلام أو التنفيذ). قبل إيداع القضايا في الأرشيف ، يُسمح بتخزين مستندات العام الحالي في سجلات - مجلدات خاصة. مجلدات المجلدات غير مناسبة هنا ، لأن المستندات الموجودة بها مرتبة ترتيبًا زمنيًا عكسيًا.